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    学校文档管理制度

    时间:2016-10-06来源:小草范文网 本文已影响

    篇一:学校档案管理制度

    学校档案管理制度

    档案资料管理是学校常规管理的一个重要组成部分。它既是学校管理和教育、教学、财务工作的历史纪录,又是全校教职工工作成绩的客观见证,是学校常规管理的重要基础工程。为此,制订制度如下:

    1、成立档案资料工作领导小组。由一名校长分管,人事秘书具体负责,教导处、事务处有关人员协助工作。

    2、健全文书档案,坚持专人收拆,及时登记、签批、承办,保证文件资料齐全完整,及时办理。

    3、学校行政人秘档案包括行政会议记录、文书档案、人事档案各种计划与安排,各种会议学习记录。群团教代会材料等分别由职能部门收集,交行政和人秘干部整理,交档案资料员,由档案资料员整理、装订、归档。

    4、学校教导档案包括处室会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、普及初等教育档案等由教导处有关人员负责收集、整理交档案资料室,由档案资料员整理装订、归档。

    5、学校总务处档案包括处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由事务处有关人员负责收集、整理,交档案资料室,由档案资料员整理装订、归档。

    6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集,一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室,由人事秘书兼资料员负责归档立卷。

    7、积极做好档案资料的“四平时”(收集、整理、鉴定、立卷)工作,按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

    8、档案资料室坚持做到“五防”:防火、防潮、防虫、放光、防盗,确保档案安全。

    9、积极提供利用,严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续,外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意,并在本室查阅。查阅档案不得随意借出,不得涂改、抽换和拆散,不得损坏。

    10、按照保密制度的有关规定加强保密工作,严格注意保密,不得泄密。

    11、按照上级有关规定,努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。

    行政人秘档案建设网络说明

    根据学校常规管理基本要求,学校行政和人秘工作应围绕下面六个方面,整理好档案资料:

    (一)行政会议记录:

    行政会议、行政学习一般每半月举行一次,特殊情况可以临时召开。行政会议、行政学习都应记录,尤其讨论学校重大问题,要有具体记录。

    (二)文书档案:

    1、上级正式来文。

    2、上级对本校的各种批复、奖惩。

    3、有关协议、合同。

    4、学校年鉴。

    (三)人事档案:

    1、人事年报。

    2、工资档案。

    3、职改资料。

    4、教师奖惩资料。

    5、岗位责任制考核资料。

    (四)各种计划与安排:

    1、学校工作计划。

    2、部门工作计划。

    3、学期行事历、月工作计划、周工作安排。

    (五)各种会议学习记录:

    1、教师学习、会议记录和出勤统计。

    2、青年教师活动记载。

    3、教师座谈会、谈心会记载。

    (六)群团、教代会资料:

    1、群团计划与总结。

    2、教代会系列资料。

    3、档案处理与合理化建议答复。

    教导处档案建设网络说明

    根据学校常规管理基本要求,教导处应围绕下面六个方面整理好档案资料,完善教育教学和师生管理资料的建设。

    (一)处室会议记录:

    围绕教育教学管理和教师学生管理,每月至少召开一次处室会议,研究教育教学和师生管理以及重大活动。处级领导应每半月研究一次,作出工作部署和进行检查汇报,并做好书面记录。

    (二)教师业务档案:

    1、教师平时考核表。(按学期统计)

    2、教师受表彰奖励材料。

    3、教师学术论文和有保存价值的经验总结以及交流材料。

    4、教师上观摩课和评优课的教案及评课汇总。

    (三)学生学籍档案:

    1、0——15周岁分年段儿童少年名册。

    2、在校学生分班级名册。

    3、毕业生花名册。

    4、增加学生花名册。

    5、减少学生花名册。

    6、施教区盲、聋、哑、弱智儿童名册。

    7、学生学籍卡。

    8、普及初等教育统计表册。

    9、转学证书存根。

    10、毕业证书存根。

    (四)教育、教学资料:

    1、班主任工作手册。

    2、家庭教育、社区教育工作记载。

    3、班主任、辅导员工作考核资料。

    4、异常表现学生转化记载。

    5、各科教学计划。

    6、教研活动计划、总结、评比材料及教研活动专题资料。

    7、课务分配、总课表、作息时间和课外活动安排表。

    8、典型教案和专题总结以及主题活动方案。

    9、典型教案和试卷分析以及考试情况汇总。

    10、教师“八认真”自查和考核记载。

    (五)体育卫生资料:

    1、学生健康卡、体检表。

    2、体育成绩记载簿。

    3、体育达标记载簿。

    4、运动会系列资料。

    5、体育竞赛资料。

    6、学生近视率统计资料。

    (六)普及初等教育系列资料。

    按教育局布置执行。

    事务处档案网络说明

    根据学校常规管理基本要求,事务处应围绕下面六个方面整理好档案资料:

    (一)处务会议记录:

    围绕后勤事务管理,每月至少召开一次处务会议,研究后勤事务和服务工作,落实各项工作。处级负责人员应每半月研究一次,作出具体部署和进行工作检查汇总,并做好记录。

    (二)校舍、校产档案:

    1、房屋和建筑物档案。

    2、专用设备档案。

    3、一般设备档案(课桌凳办公用品、炊具、家具等)。

    4、图书档案。

    5、其它档案。

    (三)财务档案:

    1、帐册资料。

    2、凭单资料。

    3、财务报表。

    (四)校园建设档案:

    1、校园建设目标规划。

    篇二:学校信息文件管理制度

    学校信息文件管理制度

    1、信息文件的范围

    1)学校的资料、文件和各类制度;

    2)学校的各类工作报告、计划、会议纪要、通知、重要工作安排及反馈等。

    2、信息文件的等级

    1) 学校的各类信息文件分为绝密级、秘密级、部门级、全员级四类;

    2) 绝密级:指学校最核心的内部资料,仅董事会、校长或校长指定人员知道的相关文件或信息;

    3) 秘密级:指学校高层领导班子共同参与的关于学校战略规划方面或重大决策方面的信息文件;

    4) 部门级:下发到学校各部门主管层级的文件;

    5) 全员级:面向全体员工发布的信息及文件。

    3、信息管理及传递原则

    1) 绝密级文件,仅限董事会及校长或校长指定的相关人员内部传递,文件由校长办备案存放;

    2) 秘密级文件,仅限学校高层领导班子内部知晓,在未经班子会或者校长同意,任何人不得对班子成员之

    外的人员透露任何信息,文件由校长办编号备存;

    3) 部门级文件,由学校行政部门负责编号、盖章、下发,各部门主管必须保证信息的保密性;

    4) 全员级文件,由学校行政部门负责编号、盖章、下发,需要公示公布的要进行公示及公布;

    5) 其他任何部门的文件,需要下发的,必须经校长或主管高层领导同意后,提交行政管理部门编号、盖章、

    备案,并统一由行政管理部门下发,学校其他部门一律无权利下发任何文件(校长办除外);

    6) 凡是涉及到员工人事任命必须经过校长办代表学校统一发文任命,其他人均无人员任免发布权。

    4、信息管理与存档

    1) 各部门负责人是本部门信息工作的第一责任人,全权负责本部门的信息管理工作;

    2) 校长办负责学校信息文件的监督和监控,并对各部门信息文件传递进行监管工作;

    3) 各部门设一名信息管理员(兼任即可),负责管理和保存部门各项文件信息,学校和各部门各项制度、

    重要通知、重要事件处理报告等文件还须打印存档,学校检查时要求能及时找到已存档的有关文件。

    5、违规处理

    1) 下发文件都必须带有学校的编号、内部管理章,缺少任何一项,此文件即为无效文件,否则由发出部门

    责任人每次承担30-100元不等的负激励;

    2) 收到信息文件的相关部门或人员,必须根据文件的级别要求执行文件内容,不得随意向下

    属或者其他非信息知晓人员透露任何信息,否则每次对责任人进行50-500元不等的负激励。

    篇三:学校档案管理制度汇编

    堤东小学

    档案管理制度汇编

    堤东小学综合档案室编

    2005年8月

    目 录

    1、 堤东小学档案管理工作规范……………………………………… 2

    2、 文书档案立卷归档制度………………………………………………6

    3、 基建档案立卷归档制度………………………………………………6

    4、 设备仪器档案立卷归档制度…………………………………………7

    5、 会计档案立卷归档制度………………………………………………7

    6、 声像档案立卷归档制度………………………………………………8

    7、 教学档案立卷归档制度………………………………………………8

    8、 荣誉档案立卷归档制度 ……………………………………………9

    9、 文书档案归档范围及保管期限表… ………………………………10

    10、基建档案文件归档范围及保管期限表 ……………………………11

    11、设备仪器档案归档范围及保管期限表 …………………………… 11

    12、会计档案文件材料范围及保管期限表 ……………………………12

    13、声像、荣誉(实物)档案归档范围及保管期限 …………………12

    14、教学档案归档范围及保管期限表 …………………………………13

    15、档案室职责 …………………………………………………………15

    15、档案员岗位责任制及考核办法 ……………………………………15

    16、兼职档案员职责 ……………………………………………………15

    16、档案保管制度 ………………………………………………………16

    17、档案借阅利用制度 …………………………………………………16

    18、档案保密制度 ………………………………………………………16

    19、档案的鉴定、销毁、移交制度 ……………………………………17

    20、不需立卷归档文件材料的范围和处理办法 ………………………17

    21、江门市蓬江区堤东小学档案分类方案 ……………………………18

    堤东小学档案管理工作规范

    一、档案工作的基本原则

    (一)本校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

    (二)档案工作是办好本校的重要基础工作之一,是衡量本校教育质量和管理水平的一个重要标志,也是评估本校全面建设的重要内容之一。

    (三)本校必须按照《档案法》和《广东省档案管理规定》管理好档案。对档案实行集中统一管理,确保完整、准确、安全、便于开发利用。

    (四)本校应制定立卷归档制度,逐步做到“三纳入”、“四同步”:纳入本校工作计划和规划、纳入管理制度。纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制;在布臵、检查、总结、验收各项工作时,要同时考虑做好档案工作。

    (五)本校应设立综合档案室,明确一位校领导分管档案工作,校内各部门要有一位负责人分管本部门的档案工作,并配备适当的专(兼)职档案人员。各级领导要关心档案人员的思想、工作、生活,不断提高档案人员的政治、业务素质和生活待遇。档案人员应相对稳定。

    (六)要把档案工作列入本校发展计划,在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

    (七)本校档案工作要逐步从经验管理向科学管理转变,采用电子计算机等先进技术管理档案,大力开发档案信息资源,满足教学和各项工作需要。

    二、档案室的主要任务

    (一)贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策和法规,规划全校档案工作。

    (二)制定本校档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况。

    (三)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计全校各类档案及有关资料。

    (四)开展档案的利用工作。

    (五)参加信息工作的整体化建设,负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。

    (六)参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

    (七)接受同级档案部门及上级业务主管部门的监督指导,培训全校各有关部门兼职档案工作人员。

    (八)开展档案宣传和教育活动。

    (九)完成本校领导交办的其他任务。

    三、档案工作的制度建设

    (一)综合性的规章制度,包括各种综合性的实施办法、细则和规定。

    (二)立卷、单份文件归档制度,包括各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。

    (三)档案保管制度,包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。

    (四)档案的保密、保卫制度,包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

    (五)档案统计制度,包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。

    (六)利用制度,包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

    (七)档案的鉴定制度,包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。

    (八)岗位责任制,包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

    四、档案人员的素质要求

    (一)能认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,执行党和国家方针政策、公正廉洁,严守党和国家机密。

    (二)能认真学习档案专业知识、管理科学知识和其它相关学科知识,工作责任心强,敬业爱岗。

    (三)具有大专以上文化水平和一定专业知识并经上岗培训。

    五、档案的收集

    (一)收集范围。

    1、本校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对本校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。

    (1)本校档案的归档范围共分七大类:文书档案、教学档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、荣誉实物档案、特殊载体(含声像)档案。

    (2)国内外与本校有关的各种具有保存价值的其它资料。

    (3)校内教职员工在其非职务范围的公务活动中形成的文件材料,可交由本校档案室作资料保存。

    2、建国前本本校的各类档案。

    3、并入本校的单位的档案资料。

    4、上(本文来自:WWW.xiaocaoFanwEn.cOM 小草范文网:学校文档管理制度)级决定由本校保管的撤销单位的档案。

    (二)立卷归档分工。

    1、部门整理立卷归档是档案工作的基本制度和基础,校内各部门必须分工明确,协同配合。

    2、本校领导及各职能部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围,督促有关部门、有关人员认真做好工作。

    3、全校性、综合性的由校长办公室负责整理归档,其余按部门职能分工负责立卷归档。

    4、整理立卷归档涉及多个部门的文件,应由主要职能部门归口,其他部门形成的亦应相对集中。

    (三)归档文件和案卷的质量要求。

    1、归档文件及案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区分不同价值,便于保管利用。文件材料必须准确反映本校教学、教研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料应利于长期保存。

    (1)文书档案(即党政工团类档案),按“卷”整理的,依问题、时间或重要程度组卷。 按“件”整理归档的,可采用年度—类别(二级类目)—保管期限的方法分类,文件数量少的单位可采用年度一保管期限的方法分类。

    (2)教学、科研、基建、设备等专题性、成套性的档案,按阶段、项目、型号等分别组卷(具体参阅各工作规范)。

    (3)特殊载体类,按类别(指实物、照片、录音、录像)、内容、项目组合。

    2、确定文件材料的保存价值,要根据本校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:

    (1)凡反映本校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、社会、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;

    (2)凡反映本校一般工作活动,长期对本校和社会有查考利用价值的,列为长期保管;

    (3)凡在较短时期内对本校工作有查考价值的,列为短期保管。

    3、对上级发来的文电,除少数直接针对本校,并要执行的重要文件,应永久保管外,其余列为短期保管或作资料保管。

    4、卷内文件排列,卷内文件要求文字材料在前,图样在后(图样按目录或图号排列)、正文在前,文稿在后。

    5、编目:卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录,并按页依次在文件右上角(背面有文、图的在左上角)编页号。单份整理的文件材料按件号顺序编制打印归档文件目录。

    对文件材料原有题名不能随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加[]。没有责任者、日期的文件,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

    6、填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明,立卷人、检查人姓名、时间填上。检查人应是立卷单位负责人。

    7、案卷题名:案卷题名应简明确切,体式一致。题名须包括责任者、内容、名称(文种)等。字数一般不超过50个字。

    8、案卷装订:案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订使用软封面,并用毛笔、钢笔或计算机打印封面的题名和应填写的项目。

    (四)归档时间和手续。

    1、党政部门和按年度归档的部门应在次年三月底之前初步立卷(整理)后,移交综合档案室。

    2、教学部门和按教学年度归档的部门应在每学年结束后三个月内,将文件材料整理立卷,并移交综合档案室。

    3、教研档案应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档。

    4、基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行,在项目完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加,工程验收后三个月内将基建全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好,并移交综合档案室。

    5、设备仪器档案,在设备仪器开箱时,有关部门应通知档案室参加验收,安装调试后一个月内主办部门应将全部相关材料整理好移交综合档案室。

    6、会计档案按年度由财务部门按要求和规定整理归档,在财务部门保管二年期满后的次年6月底前移交综合档案室。

    7、特殊载体档案在每项工作完成后,由主办部门将声像材料和文字简介或实物,在2个月内移交综合档案室归档。

    8、随时接收上级规定应接收的档案。

    9、接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,交接双方要签名盖章。

    六、档案的整理

    (一)划分全宗。

    1、档案必须按全宗整理,同一个全宗的档案不能分散,不同全宗的档案不能混杂。

    2、建国后本校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗,全宗名称随本校名称变动而改变。

    (二)档案的分类、编号。

    1、档案分类编号是在文件收集齐全的基础上,按一定原则和属性逐卷或逐件分别归类编号。

    2、分类是以全宗为单位,按档案产生的领域范畴,结合记述的内容性质,对库存档案整理、编号、排架。

    (三)档案检索工具的编制。

    1、案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制,做到不出现重复的档号。

    2、从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具:全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。

    七、档案的计算机管理

    (一)档案管理应纳入本校自动化信息管理网络,使用与本规范配套的计算机档案管理系统,提高开发利用档案信息资源的能力。

    (二)计算机档案管理系统应用软件的配臵环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络一致。尽可能选用容量较大,档次较高的计算机,以保证档案科学管理的需要和本校教育管理信息系统联网要求。

    八、档案的保管

    (一)库房要求。

    1、新设臵的库房应基本符合国家档案部门的有关规定。原有不合格库房,应按规范逐步改造。新建办公楼或教学楼应考虑档案库房的设臵。

    2、库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

    3、库房标准温度为14—24C,标准相对湿度为45—60%。

    (二)库房应根据工作需要逐步配臵计算机、复印机、抽湿机、空调机、吸尘器等必须的设备。

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