篇一：行政执法文书制作基本要求
行政执法文书制作基本要求
行政执法文书是食品药品监督管理部门进行执法活动的法律凭证。食品药品监督执法人员在制作行政执法文书时，应符合以下四项基本要求：
（一）格式：必须按照《药品监督行政处罚程序规定》的格式统一文书名称，统一编制文号，每一部分要写清必备的要素，准确引用所依据的法律条文，作出符合法律规定的结论。
（二）内容：第一，文书的项目填写要齐全。在制作行政执法文书时，文字中的项目都必须按要求填写齐全，不能空缺。若有空缺，可能会丧失某种重要信息，严重时则可造成所作的文书无效，例如《现场检查笔录》、《调查笔录》没有被检查人、被检查人签字就不能成为有效地笔录。第二，文书的正文（实体内容）书写要严谨。描述事实要客观真实，引用法律要准确完整，行政决定量罚幅度要适当。
（三）语言：第一，要使用公文语体。语言必须规范、严谨，使用准确，不能渲染、虚饰、比喻和夸张，应直截了当，文字平实。第二，语言要庄重、严肃，力求“法字法语”，尽量避免口语、方言和文学语言。如将假劣药品表述为伪劣药品，前者是法律用语，后者是口头用语。第三，语言要科学。由于行政执法文书是具有较强专业性、技术性的法律文书，在制作过程时应适当地运用法律名词和专业术语，使其更加严谨科学和规范。第四，语言要完整。文书中出现的各种名称，如法律名称、单位名称或当事人名称以及物品名称等应使用全称，不得随意省略和使用代号。第五，文书结构要有逻辑性。一是要注意叙述事实本身的逻辑性，事实的前因后果、来龙去脉要层次分明，使人看得清楚。其次要注意事实、理由、结论之间的逻辑关系，事实、理由和结论之间要互相印证，一环扣一环，使其顺理成章，无懈可击，同时防止前后矛盾、牵强附会。第六，标点符号如使用不当，会引起内容歧义或改变原意。
（四）填写：在不具备微机打印的情况下，填写执法文书应当使用蓝黑色、黑色钢笔或者签字笔，要求字迹清楚，文字规范，用词准确，标点正确。两联以上的文书
应当使用无碳复写纸印制，第一联留存归档。
本文以药品行政执法文书为例，对主要文书的制作规范如下：
一、《现场检查笔录》
1、《现场检查笔录》是执法人员对涉嫌违法活动的现场及相关证物进行实地检查，或者对药品、医疗器械生产、经营及使用单位（人）进行日常监督检查时所作的文字记录。
不同的检查现场应分别制作《现场检查笔录》;
2、笔录起始部位要注明执法人员身份、证件名称、证件编号、检查目的；
3、笔录内容：首先要写明向具体人员“出示执法证件并告知其有申请执法人员回避的权利，在未提出回避申请后依法进行检查”字样，如法定代表人或企业负责人不在场，还应注明不在场的情况；依次列出检查发现的各种问题及具体情况，包括有关药品、医疗器械及其他产品标示的生产企业、规格、数量、批准文号，单据、凭证、账册等有关资料的数量、标示内容，应体现物品、资料存放或摆放位臵；如对有关证据、物品采取了先行登记保存、查封（扣押）或抽样等措施，以及进行了摄像、录像等，应在笔录中写明；正文最后，应注明“整个现场检查过程**（人名）一直在现场”字样；尾部，应由被检查人写明“以上笔录我已看过，情况属实”字样，并签名、签日期；空白处应注明“以下空白”字样或加“斜杠”等空白符号；两名执法人员应分别签字，有单独记录人的，也应签字；
4、内容要尽量全面、准确，只能对现场检查情况进行客观描述，不能对当事人行为及案件性质进行定性，不能使用“大概、可能、估计、大约”等模糊性语言，也不能使用分析、判断、评价性语言；不得有询问情况出现，如：经向xx询问，该公司未取得xx证照，应写，在现场未发现xx证照；
5、如有更改内容，被检查人应在更改处按指纹或加盖单位公章；
6、一般要求被检查人在签名、页数等处按指纹，有公章的应加盖单位公章；
7、被检查人无正当理由拒绝签字的，执法人员在笔录中予以说明，并签字。
二、《调查笔录》
1、《调查笔录》是在进行案件调查时依法向案件当事人、直接负责人或者知情人调查了解有关情况时所填写的文字笔录。
调查笔录要有向被调查人出示执法证件及告知其有申请执法人员回避权利相关内容；
2、调查目的要明确，重点围绕违法主体，违法行为，违法行为发生的时间、地点、方式、后果及所涉及违法物品的名称、数量、来源、进销价格、规格（违法标的物的数量、质量、货值）等重要情节展开询问，不能直接提出结论性意见，让被调查人承认；
3、物品质量、长度必须使用法定计量单位，如kg（千克）、g（克），m（米）、cm（厘米）等；
4、内容较多可使用“副页”，被调查人应当逐页签字，并在笔录中终了处注明对笔录真实性的意见；
5、除不需加盖公章外，其余均同《现场检查笔录》；
6、在立案、调查取证阶段，案由均应当加“涉嫌”二字。自作出行政处罚决定时，不再用“涉嫌”二字。案由书写形式为：涉嫌+具体违法行为+案，例如：涉嫌销售假药xxx口服液。
案由：山东省药品监督管理局鲁药监法字[2003]180号《关于印发药品监督执法文书实用说明的通知》中规定，要求写明涉嫌的违法主体和违法行为，违法行为应当按照相应法律法规中“法律责任”或“罚则”中的规范用语填写，如***药店涉嫌销售假药案，***公司未按照规定实施《药品经营质量管理规范》案。
三、《立案申请表》
1、《立案申请表》是呈请主管领导决定是否立案的文书。
案件来源：《济南市食品药品监督管理局行政处罚管理办法（试行）》规定的情形，一是在日常监督检查中发现的，二是社会公众举报投诉的，三是检验监测机构报告的，四是新闻媒体、网络披露的，五是上级主管部门交办、有关部门移送的；
2、案情摘要：写明案件来源情况，附举报登记表、案件移送书、药品检验报告书、现场检查笔录、案件交办（督办）函等文书，即相关来源文书应在案卷中存档；写明初步调查合适的过程、所调取的证据材料及明确的违法嫌疑人和客观的违法事实，可附证据目录；
3、申请立案的法律依据：详细写明当事人涉嫌违反的有关法律、法规、规章的条、款、项、目，一般是义务性条款或禁止性条款；义务性条款是指从正面要求行为人应当做什么或应当怎么做的规范，通常表现为带有“应、应当、应该、须、必须、方可”等字样的条款，禁止性条款是从负面要求行为人不能做什么或不能怎么做的规范，通常表现为带有“禁止、不得”等字样；有关法律法规、规章的名称必须写明全称，如《中 华人民共和国食品安全法》；
4、《药品监督行政处罚程序规定》第十四条规定，发现违法行为符合立案条件的，应当在七个工作日内立案；第二十四条规定，对查封、扣押的物品，应当在7日内作出是否立案的决定；需要检验的，应当自检验报告书发出之日起15日内作出是否立案的决定。
《济南市食品药品监督管理局行政处罚管理办法（试行）》第十五条规定，符合条件的，执法办案机构应当自受理之日起七日内立案；
5、经办人：案件受理人员签字；
6.审批意见：由局领导写明同意或不同意立案的意见和理由 ，并确定立案日期和案件承办人。
案件承办人须有二人以上，其中应当指定一人为首席办案员，具体负责案件调查、文书制作等工作。
四、《行政处理通知书》
1.《行政处理通知书》是通知当事人对其涉嫌违法行为已决定立案的文书，履行立案审批程序后，即应将此文书送达当事人牵手。《药品监督行政处罚程序规定》第二十四条第三款规定，已立案的应当填写《行政处理通知书》，送交被查封、扣押物品的当事人，查封、扣押物品期限顺延至作出行政处罚决定或者撤案决定之日，即使没有被查封、扣押措施，只要立案，就必须使用此文书；
2.简要概括违法事实，可以与立案申请表中的案由表述一致；
3.采取了查封、扣押或先行登记保存措施的，要填写相应文书文号，未采取的，要将文号空白处划掉或删除。
五、《先行登记保存物品审批表》
1.先行登记保存是一种证据保全措施，所谓证据保全，是指在证据可能灭失或以后难以取得的情况下，对证据予以控制，并妥善保存，使得证据的证明作用得以保护的活动；灭失，如物品腐败、变质、消失；难以取得，如被隐藏、转移、销毁等；先行登记保存是为了取证，不是为了执行；先行登记保存的物品种类与查封、扣押的物品种类有相同或类似的方面，但在适用的目的、条件、措施、程序、时限、可讼性等方面不同，具体使用时要注意；
2.保存地点：可原地也可异地保存，都应写明具体地点，一般都是填写本局全称；
3.保存条件：指先行登记保存物品的储存条件，即常温、阴凉、低温、避光、冷藏等；
4、《行政处罚法》第三十七条第二款规定：“行政机关在收集证据时，可以采取抽样取证的方法；在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，经行政机关负责人批准，可以先行登记保存，并应当在七日内及时作出处理决定，在此期间，当事人或者有关人员不得销毁或者转移证据。”
六、《先行登记保存物品通知书》
篇二：法律文书的写作理论基础
p;纵横结合式结构是指文书在组织材料时既考虑到时间发展顺序，又顾及到事物的性质及事物间的内在联系。它包括先横后纵式和以纵带横式两种。先横后纵式的特点是能将复杂的案件事实叙述清楚，责任明晰，可用于复杂的刑事案件中多个犯罪嫌疑人多种罪名的叙述。以横带纵式的特点是以时间发展为经，以事件矛盾焦点为纬，适合于民事案件，经济合同纠纷案件。总之，法律文书的结构安排一是要准确地反映诉讼案件或非诉讼法律事务的客观规律及其内在联系；二是结构要服从文书主旨的需要；三是要适合各文种的特点和要求。安排结构一定要结合文种，从所写内容的实际情况出发，选择使用恰当的结构形式。(四)法律文书的表达法律文书的表达主要有叙述、议论和说明，一般禁用描写或抒情的表达方式。因为法律文书具有高度的严肃性，旨在以理服人，而非以情感人，这是法律文书表达的重要特点。1．叙述叙述一般用于人物的经历、行为或事件的发生、发展、变化的过程的表述。法律文书中关于案情事实的叙述，最基本的方法是顺叙，即按照案件性质的要求，客观地将案情事实叙述清楚。在立案报告和破案报告中，常使用倒叙，即先从犯罪的结果写起，然后再追述犯罪过程；对于案情复杂者也采用插叙或补叙；对于集团犯罪案件，也可根据不同案情，或以不同角度分叙，或以不同罪犯分叙，或以不同罪行分叙。总之，由于案情事实的特点、性质不同，文书主旨不同，从而形成了下面几种常用的法律文书叙述方式。(1)自然顺序法：常用于各类案件的案情叙述。即以时间为线索，按照案件的发生、发展、结果来叙述事实。(2)争议事实、判决认定事实分叙法：此方法适用于各类案件。一般先写争议事实，并与争议理由结合起来写，内容概括，文字简练；后写法律判决认定的事实，内容详细，表述具体。(3)结合归纳法：也叫概括叙述法，一般不宜单独使用，应配合各种具体叙述的方法使用。如一人多次犯罪案件及民事、经济、行政案件多用此法进行综合归纳、概括叙述。(4)突出主犯法：这是叙述共同犯罪案件事实的方法。适用于多人一次犯一罪、多人一次犯多罪、多人多次犯一罪及多人多次犯多罪的刑事案件。(5)突出主罪法：此法适用于一人多次犯一罪、一人多次犯多罪及多人多次犯多罪的刑事案件。叙述案情打破自然顺序，先详写主要犯罪事实，再略写次罪的事实。(6)先总后分法：此法适用于案件比较复杂的共同犯罪案件。即先总括叙述多名犯罪嫌疑人所犯的一种或多种共同犯罪的罪行事实，然后再按主犯、从犯的顺序，逐次分别叙述每一被告人各自所犯罪行。(7)纵横交错法：这种方法多适用于民事、经济、行政纠纷案件事实的叙述。即一方面从纵向叙述案情的发展变化及来龙去脉；另一方面交错叙述事物的横断面情况，如双方争执的意见和焦点等。需要注意的是，以上各种叙述方法并非孤立使用，而是根据案情灵活掌握，对于比较复杂的案件，往往是几种方法综合使用。总之，案情事实是制作法律文书的基础。只有事实叙述清楚准确，才能在此基础上进行分析说理，从而得出合理合法的处理结论。法律文书中案情事实叙述的总要求是：案情的来龙去脉、发展变化过程、因果联系及当事人的法律责任要叙述清楚。还要做到：事实要素完备、关键情节具体、因果关系明确、脉络层次清楚。2．说理(议论)说理，就是讲述道理，论说是非曲直，一般文章也叫议论。它是作者通过事实材料和逻辑推理的方式来表明自己观点的一种表达方式。法律文书中的“理由”即说理的过程。理由是法律文书结构中极其重要的组成部分，它起到承上启下的作用，上承事实，下启结论，是文书的灵魂。它主要包括两大方面的内容：一是认定事实的理由，证明司法机关认定的案情事实是确凿无疑的；二是适用法律的理由，证明对案件的处理决定是合情、合理、合法的。总之，法律文书的说明必须坚持“以事实为根据，以法律为准绳”的原则。法律文书说明的方法灵活多样，主要有以下几种形式：(1)事实论证法：这是法律文书说明的最基本、最重要的方法。即作者将经过查证属实的事实列举出来，运用铁的事实说话，从而具有不可辩驳的说服力。(2)法理论证法：这是运用法律规定和法学理论作为论据，以证实论点正确的一种立论方法。这种方法在抗诉案件、上诉案件、申诉案件等案件中使用相当普遍。(3)因果论证法：这是利用因果的辩证关系进行论证的方法。这是法律文书常用的论证方法。(4)反驳论点法：即针对对方错误的论点进行批驳，指出它是错误的、虚
假的、不符合实际的，从而将它驳倒。(5)反驳论据法：即利用驳倒论据来推倒对方论点的方法。如各类判决书理由的批驳部分，抗诉书、上诉书、答辩状、申诉状、辩诉词等文书的理由，都常用反驳论据法，或反驳其论据虚假，或批驳其论据不足。(6)反驳论证法：即分析对方论证方法中存在的逻辑错误，达到证实对方论点错误的目的。需要注意的是，以上各种说理方法并不是孤立使用的，往往是交错使用，相辅相成。不破不立、立中有破、破中有立；反驳论点势必涉及反驳论据，反驳论点和论据又势必涉及到反驳论证，而反驳论据、反驳论证，其目的都是为了反驳论点。法律文书的说理往往是多种说明方法的综合运用。总之，法律文书的说理要求做到：事实证据确凿无疑；公平严肃、依法说理；就事论事，针锋相对；逻辑严密、无懈可击。3．说明说明是对客观事物的性质、状态、特征、成因、关系、功用或发生发展的解释、介绍，使人们对事物有着明晰的、完整的了解和认识的一种表达方式。说明的叙述方法在法律文书中的应用也非常广泛。一是部分文书全篇以说明为主，如有些表格填写式的送达回证、传票、拘传票、执行通知书等的填写以及现场勘查笔录、科学技术鉴定结论等文书，几乎全用说明。二是在叙述、议论之间，穿插使用说明的方法，如判决书中关于处理决定的说明等。法律文书中说明的应用通常涉及对人、现场及其他有关事项的说明。首先对人的说明，绝大多数法律文书都有涉及。如破案报告中，要介绍犯罪嫌疑人姓名、性别、出生年月日、民族、籍贯、职业或工作单位和职务、住址等自然情况，还要写明因本案所受的限制人身自由的强制措施的情况(如被拘留的日期、地点等)。另外犯罪嫌疑人有绰号、化名的也要写上。公司、团体涉嫌犯罪的，要写明公司、团体全称和所在地址、法定代表人姓名、职务等。其次，现场勘查笔录是典型的说明性文书，它是侦查人员在办案过程中，依法对犯罪分工作案的场所和有关的痕迹、物品、人身、尸体进行勘验、检查，或人民检察院审理民事案件过程中对现场或物证进行勘验时所作的文字记录。现场的说明，主要应包括以下内容：现场地点、即案发现场具体地点的名称；现场位置，如所在地点是室内的话，是楼房或平房、幢数、层数和具体房间；周围环境，如地形、道路、交通、建筑物等情况；现场状况和勘查发现情况，这是说明的重点，如室外出入口情况、室内布置情况、罪犯活动痕迹、现场保护情况等等。民事勘验情况记明物证的名称、种类、质量、规格、外形、大小及现场其他有关情况。现场说明要做到真实、清楚、准确，说明要有一定顺序，详、略得当。另外，单项勘验如尸体检验、人身检查、物证检验、侦查实验等，都需单独制作笔录，其说明更加细致入微。最后，在各类法律文书中，还有许多事项要使用说明的叙述方法。如刑事判决书中正文部分判决结果的表述；尾部中的上诉权、上诉期限和方式等都使用说明性的文字。总之，法律文书中的说明要做到把握特点、真实客观、言简意赅、言而有序。以上我们主要介绍了叙述、说理(议论)、说明三种表达方式在法律文书中的运用。至于描写和抒情这两种表达方式，在法律文书中应用的范围比较狭小，但并非绝对不用，而是限制使用。例如，讯问笔录、调查访问笔录、法庭审理笔录等，对于被问者在陈述、答问时所表现出的沉默、沉思、哭笑、手势眼神等重要神态，就需要运用恰当的描写方法如实予以记录，并对该项内容加注括号。又如，代理词、诉讼词、辩护词、诉状等，适当使用几句抒情句点缀全篇，关键时刻往往收到意想不到的效果，能使文书在合法的基础上又合理、合情，从而增强文书的说服力。但是，切记，由于法律文书独特的个性特征，法律文书制作者往往较难掌握描写和抒情的方法，在法律文书写作中，描写和抒情一定要慎用，不会用时不用，切切不能滥用。(五)法律文书的语言语言是思想的外在表现，一切文字的材料都离不开语言，法律文书也是如此。由于法律文书是法律实施的依据和手段，它的实施直接关涉国家、集体及有关当事人的利益乃至个人身家性命。法律文书的制作又要求“以事实为根据，以法律为准绳”，因此法律文书的语言运用显得尤为重要。特别是，目前针对各种法律文书都有相对完备固定的文书样式，但没有也不可能就文书的语言表达作出具体的规范。所以，当前法律文书存在的问题是：格式的规范性基本可以，但语言表达效果甚让人担忧。正像最高人民法院院长郑天翔在1987年6
月14日《全国法院工作会议》上作报告时指出的那样：“现在有些司法文书，包括最高法院的一些司法文书，水平不高。有的文理不通，甚至有错别字；对事实的叙述逻辑性不强，层次不明；对适用法律的理由表达不充分，有的不准，有的甚至出现严重差错。”最高人民法院办公厅1992年做的一次调查中发现：法院诉讼文书质量不高，有的层次不明，结构不清，内容、要素不完备，叙事语义含糊不清，或者是中间转移话题。概念使用
(4)庄严。即庄重、严肃。指法律文书的语体特色必须与法律的权威性和庄严性一致。言必有据，不言过其实，不带个人情感色彩，不引用秽语、黑话、行话。法律文书常常涉及社会的阴暗面，如反映奸情类案件的文书，语言应着力克服叙述可能给社会带来的副面影响，最好用概括叙述，尽量避免原始引用。
篇三：卫生行政执法文书管理及制作规范
卫生行政执法文书讲座
第一节 卫生行政执法文书的概念
第二节 卫生行政执法文书的特征
第三节 卫生行政执法文书的作用
第四节 卫生行政执法文书的分类
第五节 卫生执法文书的使用要点
第六节 制作文书需要注意的时限问题
第七节 公民、法人、其他组织界定标准
第八节 卫生行政执法文书中普遍存在的问题
第九节 标准执法案卷讲解
第一节 卫生行政执法文书的概念
一、卫生行政执法文书的概念
卫生行政执法文书是指各级卫生行政部门为实现卫生行政监督管理职能，在现场卫生监督、行政处罚过程中，针对特定对象依法制作的具有法律意义的法律文书，是卫生行政行为的具体文字表述，一般属于国家行政公文的范畴。
（1）卫生行政执法文书的制作主体只能是依法行使卫生监督职权的各级卫生行政机关，其他机关无权制作。
（2）卫生行政执法文书以卫生行政机关具体的行政执法活动为核心。
（3）卫生行政执法文书的制作目的是为了履行各项卫生监督管理职能，保证卫生行政执法行为合法、有效地进行。
（4）卫生行政执法文书是依据国家有关法律法规制作的。任何一份卫生行政执法文书都应当相应地具有法律上的根据，没有法律依据的执法文书是无效的法律文书。
（5）卫生行政执法文书是具有法律效力、法律意义的法律文书。它以国家法律、法规规定的权限、程序、内容、格式为制作依据，一经按法定程序完成，就产生法律效力。
（6）卫生行政执法文书不是具有普遍约束力的规范性文件，他是针对特定的管理对象并为实现具体行政行为而制作的法律文书，只针对特定的对象发生法律效力。
第二节 卫生行政执法文书的特征
有以下四个主要特征：
1、法定的强制性。卫生行政执法文书是以卫生法律法规为依据制作的。卫生法律法规的特征之一就是国家强制力保证其执行，与之相适应，依法制作的卫生行政执法文书必然代表国家意志，具有强制性。一经完成制作，除有法律法规规定外，任何机关、单位和个人都必须认可并执行。如不履行，卫生行政机关可申请人民法院强制执行。
2、 合法性。卫生行政执法文书的制作必须是符合法律法规的规定。
（1）卫生行政执法主体合法，即各级卫生行政部门。
（2）内容合法即实体合法，卫生行政执法文书对具体的卫生行政行为或事件作出的判断、决定、要求、处分等内容在性质和程度上必须符合卫生法律法规的规定。
（3）程序合法，制作卫生行政执法文书应当按照一定的法律程序进行。（比如：先立案后调查，先告知后处罚等）
3、规范性。卫生行政执法文书是以卫生部门规章的形式发布的全国统一格式的文书，对文书的使用、制作有规范的要求，应注意使用文书种类的规范性、文书书写的规范性和应用程序的规范性。
（1）文书种类的规范性是指在卫生行政执法工作中，按照文书规范规定的使用方法，在不同的工作阶段，使用相关对应的文书。如在日常监督工作中发现管理相对人的轻微违法行为，要求其予以纠正时，应使用卫生监督意见书，违法行为严重应对予以行政处罚如警告或罚款时，应当使用当场行政处罚决定书或行政处罚决定书，而不能在卫生监督意见书中填写警告或罚款的内容替代行政处罚决定书。但有些文书是日常卫生监督工作中和行政处罚过程中共用的，如采样记录笔录、封条等。
（2）文书书写的规范性，卫生行政执法文书既是国家公文的范畴又是法律性文书。文书的项目填写要齐全，不能有空缺，如有空缺无疑要丧失某种重要信息，严重时则可造成所制作的文书无效；文书制作的过程要严谨，当制作的文书发现有错误时应当重新制作正确的法律文书，如在原处修改，应在修改处加盖校对章或者由对方当事人签名或盖章，已经送达的应当追回，以维护法律的严肃性；语言要规范、严谨、不渲染、不夸张、不比喻，以准确反映客观实际情况；语言文字要规范化，表述清楚，不能模棱两可、似是而非，要言简意赅，力求“法言法语”，避免使用口头语、方言和文学语言；语言要完整，文书中出现的各种名称，如法律名称、单位名称或当事人名称以及物品名称等应当使用全称，不能随意省略或用代号；文理结构要有逻辑性，结构混乱、层次不清、逻辑性不强的法律文书是没有说服力的，要注意叙述事实本身的逻辑性，事实的前因后果，来龙去脉要层次分明，一环套一环，使人看清楚。同时要注意事实、理由和结论之间的逻辑关系，使其顺理成章，无懈可击，要防止前后矛盾，牵强附会。
（3）使用程序的规范性首先，必须按照法定程序的规范地使用文书，不得随意简化或省略。如行政处罚过程中，从立案初始的立案报告，到案件调查中的现场检查、询问、以及内部研究讨论的合议记录，到告知程序的通知书、笔录，直至案件处理执行后的结案报告等，均应按照程序正确使用，不得随意简化。
第二，执法文书的使用审批程序要规范，应当由那一级领导或那个机关签字盖章的，必须按照规定的程序进行审批，不得随意更改。如行政处罚决定书必须使用卫生行政机关的印章，而不能使用执行卫生行政执法工作的卫生监督机构的印章，避免越权执法。
第三，文书制作使用后应当按照规定的程序进行送达、备案或归档。如现场行政处罚实施后7天内应向卫生行政机关备案，案件执行后应当及时归档。
4、效力的特定性。卫生行政执法文书针对特定的对象或事件作出的具体行政行为，不具有普遍约束力。它的对象和约束力具有特定性。因此，文书中所记载的事实不能是抽象的，应该是具体的、特定的，所引用的法律也不能是笼统的，而应该是具体的条、款、项、目等。
第三节 卫生行政执法文书的作用
（一）是启动和进入卫生执法程序的标志。如立案报告，一旦立案，必须按程序走。
（二）是实施卫生法律、法规的重要工具。卫生行政机关执行国家法律必须通过法律文书来显现，表达国家意志。
（三）是公开、公正的载体。通过法律文书，公开了卫生行政机关的执法意思表示，相对人可据此寻求复议或者诉讼的法律救济。
（四）是卫生行政执法活动的真实记录。通过法律文书制作形成的案卷，可以真实地反映行政执法机关和相对人在行政法律关系中的活动，可以作为行政复议、诉讼案件举证的事实依据。
（五）是考察行政执法人员素质的重要标尺。法律文书的制作，很大程度上体现了行政执法人员的政治和业务素质的高低，衡量是否具备合格的执法人员，离不开对制作的法律文书的考核，不会制作法律文书的人，是不适合做卫生行政执法工作的。
（六）是卫生法律宣传的生动教材。通过法律文书，可让相对人或者其他利害关系人知晓自己的行为违法，应当受到的处罚或者制裁，警示其不在违法。