在商务交际中,人际称呼很有讲究,须慎重对待。人际称呼的格调有文野雅俗高下之分,它不仅反映人的身份、性别、社会地位和婚姻状况,而且反映对对方的态度及其亲疏关系,不同的称呼内容可以使人产生不同的情态。在交际开始时,只有使用高格调的称呼,才会使交际对象产生交往的欲望,因此,使用称呼语时要遵循如下三个原则:
① 礼貌原则。这是人际交往的基本原则之一。每个人都希望被他人尊重,合乎礼节的称呼,正是
表达对他人尊重和表现自己有礼貌修养的一种方式。交际时,称呼对方要用尊称。现在常用的有:“您”--您好,请您… … ;“贵”--贵姓、贵公司、贵方、贵校;“大”尊姓大名、大作(文章、着作) ;“老”张老、郭老、您老辛苦了;“高”高寿、高见;“芳”芳名、芳龄等。在交际场合对任何交际对象都忌用浑号、绰号。
② 尊崇原则。一般来说,汉族人有崇大崇老崇高的心态,如对同龄人,可称呼对方为哥、姐;对既可称“叔叔”又可称“伯伯”的长者,以称“伯伯”为宜;对副科长、副处长、副厂长等,也可在姓后直接以正职相称。
③ 适度原则。许多青年人往往对人喜欢称师傅,虽然亲热有余,但文雅不足且普适性较差。对理发师、厨师、企业工人称师傅恰如其分,但对医生、教师、军人、干部、商务工作者称师傅就不合适了,如把小姑娘称为“师傅”(与对尼姑的称呼“师父”同音)则要挨骂了! 所以,要视交际对象、场合、双方关系等选择恰当的称呼。在与众多的人打招呼时,还要注意亲疏远近和主次关系。一般以先长后幼、先高后低、先女后男、先亲后疏为宜。
称呼的方式
称呼的方式有多种:姓名称呼——— 如“张三” 、“李四” 、“王娟”等。姓名称呼一般适用于年龄、职务相仿,或是同学、好友之间,否则,就应将姓名、职务、职业等并称才合适,如“张三老师” 、“李四处长” 、“王娟小姐”等。职务称呼——— 如“王经理” 、“汪局长”等。职业称呼——— 如“老师” 、“空姐” 、“乘务员” 、“医生” 、“律师” 、“营业员”等。拟亲称呼——— 如“唐爷爷” 、“汪叔叔” 、“胡阿姨”等。一般称呼——— 如“先生” 、“夫人” 、“太太” 、“小姐” 、“同志”等,这是最普遍、最常用的称呼。在涉外活动中,按照国际通行的称呼惯例,对成年男子称先生,对已婚女子称夫人、太太,对未婚女子称小姐,对年长但不明婚姻状况的女子或职业女性称女士。这些称呼均可冠以姓名、职称、衔称等。如“布莱克先生” 、“上校先生” 、“护士小姐” 、“怀特夫人”等。对部长以上的官方人士,一般可称“阁下” 、职衔或先生。如“部长阁下” 、“总统阁下” 、“总理先生阁下”等。但美国、墨西哥、德国等没有称“阁下”的习惯,因此对这些国家的人士可以“先生”相称。对日本妇女一般不称“小姐” 、“女士”而称“先生” 。君主制国家,按习惯称国王、皇后为“陛下” ,称王子、公主、亲王为“殿下” ,对其他有爵位的人,可以其爵位相称,也可称“阁下”或“先生” 。对有学衔、军衔、技术职称的人士,可以称他们的头衔,如某某教授、某某博士、某某将军、某某工程师等。外国人一般不用行政职务称呼别人,不称“某某局长” 、“某某校长” 、“某某经理”等。社会主义国家之间,可以称职务或同志。在美国,人们常把直呼其名视为亲切的表示,只是对长者、有身份地位的人例外。
了解姓名特点,记住对方姓名
美国交际学家戴尔· 卡耐基说:“一个人的姓名是他自己最熟悉、最甜美、最妙不可言的声音。在交际中,最明显、最简单、最重要、最能得到好感的方法,就是记住人家的名字。”记住并准确地呼叫对方的姓名,会使人感到亲切自然,一见如故。否则,即使有过交往的朋友也会生疏起来。要记住人家的名字,首先要了解中外人名、特别是外国人姓名的特点。在中国,姓氏有单姓、复姓之分;在港、澳、台地区,女性结婚后,其姓氏往往是双重的,即在自己的姓之前加上丈夫的姓。中国人姓名的一般特点是姓在前名在后,外国人的姓名就有所不同。外国人的姓名一般有以下四种情况:一是姓在前名在后的,如日本、朝鲜、韩国、越南、匈牙利人等,只是日本人的姓大多是两个字,如福田、岗村、田中、山口,他们的姓名与地名有关。对日本人一般可只称姓,对男士为表示尊敬、文雅,可在姓后加上“君” ,如岗村君、福田君等。二是名在前姓在后的,如欧美人(除匈牙利以外)和加拿大、澳大利亚、新西兰等英语国家的人、阿拉伯人及泰国人,都是名在前姓在后。英美人士姓名,第一节是本人的名字(教名) ,最后一节为姓,中间一节是母亲的姓或与家庭关系密切者的名字,也有的是尊敬的好友或名人的名字。如约翰· 斯图尔特· 史密斯,即姓史密斯,名约翰。俄罗斯人的姓名一般由三节组成,其排列顺序是本人名、父名、家族姓。如弗拉基米尔· 伊里奇· 乌里扬诺夫(列宁) ,第一节是本人名,第二节是父名,第三节是姓。对于这些国家的人士来说,最主要的是记住第一节本人的名字和最后一节的姓。西班牙人姓名由三四节组成,第一、二节是本人名,倒数第二节为父姓,最后一节为母姓,简称时,多用第一节本人名和倒数第二节的父姓。缅甸人则只有名而无姓。三是西方女性未婚前用父姓,婚后改为夫姓,如一个叫玛丽· 琼斯的姑娘,嫁给了约翰·史密斯先生,那么,她便被称为玛丽· 史密斯太太;但女演员和女作家,多用艺名或笔名,很少改随夫姓。四是英美人常有父子、祖孙同名,人们为了加以区别,常常在称呼他们的后辈时冠一个“小”字。
在正式场合,对英语国家的人士要称呼其姓名的全称,一般情况下,可称其姓氏,关系十分密切时,可称其名字,唯有家人与至亲好友,方可使用其爱称。
要记住人家的名字,除了了解和掌握中外人名的特点以外,还可采用以下方法:第一,对需要记住的姓名,注意力一定要高度集中,初次见面被告知姓名时,最好自己重复一遍,并请对方把名字一字一字地分别解析一次来加深印象。第二,把姓名脸谱化或将其身材形象化,将对方特征与姓名一起输入大脑,如有个青年叫聂品,他的名字是“三个耳朵三张口”这样就容易记了。第三,把对方的名字与某些事物(如熟悉的地名、物名、人名等)关连起来。第四,通过交谈,相互了解熟悉,并在交谈中尽量多地使用对方的名字。第五,借助交换名片,并将名片分类整理,或把新结识的人的姓名及时记在通讯录上,经常翻阅。这样,对结识的朋友就不容易忘记了。
商务礼仪之接待
企业在对外交往的过程中，接待人员的举止仪表对创造良好的企业形象至关重要，因为他们通常是外界接触和了解企业的第一渠道，直接影响外界对整个组织的第一印象。涉外文秘经常要做的事就是接待来访的客人，文秘对来客的接待礼仪需要斟酌每一个细致过程。
1、立刻招待来访的客人
文秘都知道大部分来访的客人对公司来说都很重要，要表示友好热情和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意，但不需要马上起来迎接，也不必与来客握手。
2、热情主动问候客人
打招呼时，应轻轻地点头并面带笑容。如果是老客户，称呼要显得比较亲切。
3、陌生的客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓?请问您是哪家公司?
4、郑重接过对方的名片。
接名片时必须用双手以示尊重，接过来后不可不屑一顾，随手乱放，也不可拿在手中折叠玩弄。接名片时要确认一下名片上所列对方姓名、公司名称等。如见到不易拼读的姓，不要随便乱念，必须询问对方。
5、有客人未预约来访时，不要直接回答上司在或不在。而要告诉对方：“我去看看他是否在。” 同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与上司见面。
6、判断来客的身份与种类，以便决定是否引见，何者优先等等。
要事先了解上司是愿意随时接待任何来客，还是喜欢视情况而定，一般可以将来客分为几个种类：(1)客户;(2)工作上的伙伴，搭档;(3)家属，亲戚;(4)私人朋友;(5)其他。在没有预约的情况下，通常可按照以上顺序来决定何者为先。如果来客非常重要，就不要私自挡驾。
7、谢绝会晤时要说明理由，并表示歉意。但不要在没取得上司的同意以前就确认你另定的约会时间，最好告诉来客：“我能否给您回电话再确认约会时间?”但如果是前来无理取闹，胁迫上司的来客，则应断然挡驾。
8、未经上司同意，不要轻易引见来客。
即使是事先有预约的来客光临，也要先通报上司(用电话联系或亲自前去报告)，等候指示。倘若没有预约，即使是你认为上司肯定会接见的客人，也不可擅自引见。
9、如上司不在或一时联络不上， 应该向重要来客说明原因，表示将主动联络或协助安排另一约会时间。如果对方表示同意，应向对方探询其通讯地址以及联络时间。
10、让来客等候时要注意照料并表示歉意。如果你手头一时放不下，或上司一时无法接待来客，你必须主动招呼客人，以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访，请其等候为合情合理。请对方再适当的位置坐下，接待室平常要准备些报刊杂志，最好备有介绍本公司的机构、历史、宗旨和服务范围等资料的宣传品，供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离，这样，在你离座时，使对方不会看到你办公桌上的文件。
11、带路时走在客人前方2-3步远的位置，靠边引导。带路时要边留意客人的步伐，边引导。可说：“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停，以手指示方向，并向客人说：“请这边走。”在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出：“请上电梯。”“请下电梯。”开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。手把在右侧的们用左手开，在左侧的用右手开，这样姿势会更优美。若是向内开的门，则应你先进，用手按住门，等客人进来后再松开门。松开门之前应说：“请进。”
12、初次与上司见面的来客，你要代为介绍。一般应该先把来客介绍给上司，但有时如果来客的身份较高，则最好先向来客介绍上司。引见后除非上司要你留下，否则做介绍之后即要退出上司的办公室。
13、招待饮料
招待外国客人时，最好主随客便。因为许多西方人不爱喝某种饮料，或对饮料的配兑有某种习惯爱好，所以准备饮料时，要礼貌地先问客人要喝什么。诸如：“您喝咖啡还是喝茶?”“您喜欢咖啡如何泡法?”
14、上司正在会客时，若有事联络或请示，须用递纸条的方式。可将事项写在便条上，进入办公室后，先向客人道歉：“对不起，打扰了。”
15、客人离去时，别忘了郑重道别。
即使你再忙，也别忘了最后的道别，称呼对方的名字将造成好的印象，所以记住来访者的脸型与姓名是很重要的。
16、制作来访登记卡。
在每天上班时要查看当天约见的来访者名单。必要时应事先将约见的有关资料准备好，制成写有姓名、职位、公司、访问日期、求见人等等的卡片。