篇一：秘书基础知识
秘书基础知识
①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务。③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。
从秘书职位的角度来看 "秘书"概念的发展变化。 秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。 【（一）秘书官职化时代】1.中国秘书官职化时代
在我国，"秘书"一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。 即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：
宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为"秘书"。如《晋书·荀勖传》："及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在’秘书’。"
指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。至东汉后期："秘书"不仅指物，也指机构和人员。
古代的秘书工作者，被称为"史官"、"御史大夫"、"尚书"、"长史"、"主簿"等。 唯有一次例外，那就是东汉末年
魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以"典尚书事"，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。 至清末，我国的秘书工作真正名实相符。 辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。
其一：秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。 其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。 2.国外秘书官职化时代
西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international）"秘书"这个词来源于保密者。指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人. 今天Scretary第一个字母S大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员 Secretary of State 在英国是指（主管政府一部门的）国务大臣，在美国则指国务卿。 The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs意为外相 The Secretary of State for Home Affairs 则是内政大臣 Chief Cabinet Secretary 日本的"内阁官房长官" 沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等。
资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。
贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、账目和邀请函等。商人也有秘书，他们通常被叫做"办事员"。如英国著名的政治学家和哲学家约翰·洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的著名诗人约翰·邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。
总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期成为秘书官职化时代。
【（二）秘书社会化时期】
1.国外秘书工作的社会化、职业化发展
英文Secretary出现了另一个重要含义 ,秘书作为一种社会职业，开始确立。
第一个字母S小写的时候，就泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员
2.我国秘书的社会化职业化发展 我国的私人秘书始于清朝，称幕客
幕客也称"西席、馆师、宾师"等，俗称师爷 由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄, 不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书 改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。 改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。 【（三）秘书和秘书实务的涵义】
秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。该定义可从3个角度来理解: 秘书服务的根本对象是领导者 秘书活动的基本方式是处理信息和事务 秘书活动的根本性质是辅助性
秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程
秘书常识：秘书人员的称谓、类别、层次
更新时间：2009-4-2 秘书资格考试 收藏此文 收藏"考试中国"
【（一）秘书人员的称谓】社会上对秘书人员的各种称谓
打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任 XX主管（培训主管、业务主管） XX助理（人事助理、执行助理） 初级秘书、高级秘书等等 对这些称谓的分析
对秘书称谓的不规范带来的问题
1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理
2.容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己
3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。 【（二）秘书的类别】
按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类
以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书
以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书
等
【（三）秘书的层次】
在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。 包含4层含义：
体现了不同级别秘书从低到高的不同辅助层次 体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例 体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差 体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别
秘书常识：秘书的职业特征
【（一）秘书的职业特征】 服务的直接性和稳定性 知识化和专业化
年轻化和女性化
【（二）秘书日益成为现代社会急需的软人才】 秘书是"软人才"中的代表之一。
秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。
秘书常识：秘书工作的性质
【（一）秘书的根本性质——辅助性】辅助性是秘书部门天生的属性
辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的 【（二）秘书工作的特征】
与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征： 1.中介性
秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。 2.直接性
秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上 3.全面性
是体现在职能辅助的全面性上 是体现在过程辅助的全面性上 4.服务性
人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。 5.被动性
秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。 6.潜隐性
秘书工作的潜隐性表现在三个方面： 活动名义的假借性 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性 7.机密性
关于这点，我们将在后面具体阐述。
秘书常识：秘书工作的要求
主要可概括为"四个转变"和"六个要求" 【（一）秘书工作的"四个转变" 】
秘书工作"三服务"（为中央服务；为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务；为人民服务） 秘书工作应该发挥"四个作用"（参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用） 实现"四个转变"
1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策； 2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 3.从被动服务转变为主动服务：
4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。 【（二）秘书工作的六个强调】强调调查研究工作 强调信息工作 强调信访工作 强调协调工作 强调督察工作
强调党务、政务服务工作
秘书常识：秘书工作的内容
职能和职责的区别
职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 【（一）秘书的职能】1.辅助决策
（1） 辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 （2） 辅助决策的特征：体现在以下几个方面： 辅助内容的综合性 辅助时间的经常性 辅助环节的全过程性 （3） 辅助决策的原则 超前原则 定位原则 信息原则 谏诤原则
（4） 辅助决策的过程 协助领导确定目标 协助领导设计方案 协助领导评优选优 协助领导实施反馈 2.协调关系
（1） 协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 （2） 协调关系的特征 从属性 广泛性 间接性
（3） 协调关系的原则
政策指导客观公正 平等协商 注重整体 灵活适度 （4） 协调关系的过程
摸清情况 找出症结 恰当协调 督促落实 检查反馈 3.处理信息
（1） 处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
（2） 处理信息的原则 及时性原则 保真性原则 适用性原则 预测性原则
（3） 处理信息的内容
篇二：秘书基础教案
第一章 秘书工作及其发展趋势
第一节 秘书工作
知识与技能目标：
1．理解秘书和秘书工作的含义
2．理解秘书工作的基本属性和基本任务
过程和方法目标：
通过了解秘书工作的多种服务手段，准确识别"政务"和"事务"两类主要任务
情感态度与价值目标：培养学生树立"为人民服务"的思想
教学重点：秘书及秘书工作的概念
教学难点：秘书工作的基本属性及主要任务
教学方法：设问导疑、案例教学
教具安排：投影仪
课时安排：二课时
教学过程
第一课时
教学要点： "秘书"的含义
【导入新课】
同学们，改革开放的政策，促使我国经济飞速发展，多种经济成分并存，使得秘书职业成为社会上最普遍的工作之一，秘书工作在建设有中国特色的社会主义事业中发挥着越来越大的作用。那么，秘书及秘书工作的含义是什么呢？这节课我们重点分析"秘书"一 词的含义。
【讲授新课】
一、我国历史上最早的"秘书"，是指人吗？
引导学生看书并得出答案：指物而不是指人。
二、提问："秘书"一词的演变过程是怎样的？
明确："秘书"一词在我国已有悠久的历史，但在不同的历史时期，"秘书"的含义却有很大的区别。具体说来，在中国古代，"秘书"一词最早出现于汉代，是指皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。后来，"秘书"成为一种官职，是指对担任某种工作的人的称呼。现在的"秘书"是一种职称或职务。
三、"秘书"的含义是什么？
明确：《现代汉语词典》对"秘书"的定义是"掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。"《辞海》对"秘书"一词的定义是"职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和 交办事项。"国际职业秘书组织则认为"秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促 即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手"。尽管它们 各自的表述不同，但都指出秘书是一种社会职业和职务，是为领导服务的工作人员。
概括地讲，现在的"秘书"是一种职称或职务，是一种社会职业，是指直接协助各领导机构和领导人或私人处理日常工作的人员。在国际事务中则指一种外交官的职称，如一等秘书、二等秘书、三等秘书等。
【课堂小结】
这节课，我们重点分析了"秘书"的含义，在明确"秘书"的含义之前，先明确了"秘书"一词在我国历史上的演变过程，在此基础上再通过《现代汉语词典》、《辞海》及国际职业秘书组织对"秘书"一词的分别定义，明确了"秘书"一词的真正含义。
【课堂反馈】
这节课的学习内容是《秘书基础》这门课的开始部分，良好的开端是成功的一半，所以这节课的学习内容安排不多，主要让学生深刻理解"秘书"一词的含义，并由此提起学生对《秘书基础》这门课的学习兴趣。通过这节课的教学，这个目的达到了，学生通过了解"秘书"一词的演变过程，那种强烈的求知欲望被激发出来了，为后面的学习打下了良好的基础。
第二课时
教学要点："秘书工作"的含义；秘书工作的基本属性；秘书工作的主要任务
【导入新课】
上一节课，我们明确了"秘书"一词的含义，了解到"秘书"一词由物到人的演变过程，那么"秘书"与"秘书工作"是不是一回事呢？这节课，我们重点来分析"秘书工作"的有关内容。
【讲授新课】
一、什么是秘书工作？
明确：秘书工作是直接为机关或部门负责人提供综合服务的辅助性管理活动，由秘书或秘书部门承担此项工作。
二、秘书工作的基本属性
1．秘书工作的基本属性包括哪几个方面？
明确：秘书工作的基本属性包括三个方面
① 辅助性 ② 政治性 ③ 服务性
2．怎样理解秘书工作基本属性中的辅助性？
引导学生看书并明确： 在我国，秘书工作与行政管理有着不可分割的关系。从管理的层次上看，任何一级领导都是直接从事管理工作的，而秘书工作本身则是处于从属地位的辅助性管理活动，其本质就是为领导服务。无论是作为各级政权组织中的秘书工作，还是为某一私人服务的秘书工作，从一开始就始终处在一种辅助其领导（或雇主、上司）工作的位置上。可以说秘书工作中庞杂的、具体的、琐碎的各种服务工作，不仅是领导体力的辅助，而且是其脑力的辅助。
秘书工作的政治性，主要取决于什么？主要体现在哪些方面？
明确：秘书工作的政治性，主要取决于领导工作的政治性。
秘书工作的政治性主要体现在：
（1）鲜明的阶级性 （2）明确的政策性 （3）高度的机要性
3．秘书工作的服务性应从哪几个方面来理解？
明确：秘书工作的服务性可以从三个方面来理解，具体说来：
（1）秘书工作具有多层次的服务对象。我国党政机关的秘书部门，历来坚持"三服务"的宗旨，即为领导机关服务，为各部门服务，为人民服务，其中核心是为人民服务。
（2）秘书工作具有广泛的服务领域。如果说现代社会有 360 个行业，那么就会产生 360种不同类型的秘书。秘书服务领域之广，是现代社会中任何一种职业都无法比拟的。
（3）秘书工作具有多种服务手段，如收录整理、录入打印、信息传送、会务服务、事务管理等。
三、秘书工作的主要任务是什么？
明确：根据秘书工作的各项具体任务的性质，可分为"政务"和"事务"两类主要任务。
（1）"政务"类任务
主要有办文，信息的收集和处理，调查研究与情况综合，对领导的批办事项与会议决定的事项进行催办、查办，处理来信来访。
（2）"事务"类任务
主要有文件的收发、传递与管理，文书的缮印与校对，文书的立卷与归档，文件的清缴与销毁，机要通信，承办会议，接待来访，印章管理，公务接洽等。
【课堂小结】
这节课讲授的内容主要包括"秘书工作"和含义及秘书工作的基本属性和主要任务，其中秘书工作的基本属性应比较全面地理解每一个方面。
【课堂反馈】
这节课的教学内容概念性很强，在教学时主要采用了设问导疑与启发相结合的教学方法，既设疑又启发学生积极思考，从而提高了学生的学习积极性，教学效果良好。
【课后练习】（投影）
下列是某外资企业秘书一天的工作内容，请指出这位秘书一天的工作中哪些属于"政务"类任务，哪些属于"事务"类任务？
（大学英语系毕业，己做了一年的秘书工作，直接上司是公司副经理，外国人）
8：30 到公司马上将空调、电脑、打印机等设备的开关打开，查收E-mail，将传真、信件等分类登记，浇花等
8：45 冲咖啡，与上司简短会面，报告 E-mail 内容（一边喝咖啡）
9：00 开始工作（利用耳机）听前一天上司的录音信件并录制，发送信件，复印，接听，转达电话等
10：00 对收到的邮件进行分类，将需要上司处理的送给上司
12：00 与上司和其他的外国人去外面吃饭（但通常是和日本女职员在一起）
13：00 回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完）
14：00 从网上查找与本公司有关的信息资料，并将有用的送给上司阅览
15：00 冲咖啡，和上司一起商量上司出差时要订的饭店
15：30 完成要发出的文件，录音，整理文件，接听电话等
18：30 下班
其他主要工作：复印在外出差的上司发送回来的信件，并向国内外发信，与上司保持电话联系等。上司虽不在，但工作仍然很多。另外，要将文件翻译成英文。如果上司准备宴请客人，那么秘书要为宴会作准备（如时间、地点和费用等等）。此外，还要帮上司办理买的轿车手续、上司的住宅物业管理费自动支付的手续等这样一些工作范围之外的工作。
参考答案：起草报告、从网上查找与本公司有关的信息资料属于政务类任务，其他都是事务类任务。
第二节 我国秘书工作的发展趋势
知识与技能目标：了解我国秘书工作的发展趋势
过程和方法目标：
通过讨论秘书在工作中如何为领导出谋献策，秘书工作如何做到管理科学化从而了解办公手段现代化的含义
情感态度与价值目标：让学生了解秘书在工作中要积极主动，在工作中要有强烈的责任感，从而培养学生对事业的主动性和责任感。
教学重点：秘书工作的三大发展趋势，即参谋职能强化趋势，秘书工作管理科学化趋势，办公手段现代化趋势。
教学难点：办公手段现代化趋势的含义及手段
教学方法：设问导疑、案例分析
教具安排：投影仪
课时安排：一课时
教学过程
【导入新课】
在改革开放的时代，各项工作都处于深刻的变革之中。秘书工作也是如此，无论是工作领域还是工作方式，或是办公手段，都产生了重大变化，呈现出三大发展趋势，那么，这三大发展趋势的具体内容是什么呢？这节课我们重点来分析。
【讲授新课】
一、我国秘书工作的发展趋势是什么？
明确：我国秘书工作呈现出三大发展趋势，即参谋职能强化趋势、秘书工作管理科学化趋势、办公手段现代化趋势。
二、具体分析我国秘书工作的三大发展趋势
1、参谋职能强化趋势打出投影：阅读下列案例内容，并思考案例后面的问题：
秘书的责任
《人民日报》报导了一则罕见的"烟叶诈骗案"，某省土特产出口公司被港商骗去×××万美元。案件发生前四个月，该省政府领导机关就收到有关部门发来的建议取消这笔交易的函电。这份极其重要的文件曾经十多位领导层层批阅，最后转到有关部门，可是款已经划出，文件成了"明日黄花"。事后在处理有关领导的渎职罪时，有几个秘书也被处理。
问题：（1）没有审批权力的秘书为什么要负责任？
（2）这个案例说明了什么？从这个案例中，我们得到什么启示？
启发学生思考并明确：
（1）秘书虽无直接责任，但有失职之处。四个月中，这份重要的函电经过十多位省级领导之手，也至少从十多位手中"溜"过，如有一位秘书能够向领导提醒，将此重要文件抓紧处理，也不会造成领导的渎职。秘书可以建议领导下达紧急电话通知，暂缓此交易的进行，等有关领导层层批阅完结，手续完成后，正式终止交易。这就可以避免数百万美元的巨额损失。
（2）新时期秘书工作参谋职能不断强化，主要原因有两方面：一方面是飞速发展的经济建设的客观需要。目前我国既面临着世界新技术革命的挑战，又面临着社会主义市场经济的快速发展，这必然使得新事物、新矛盾层出不穷，并且错综复杂。要对各种复杂的社会现象及时地、准确地作出判断和反馈，需要进行一系列的加工处理工作，以便去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，掌握事物发展的规律，从而准确地指导工作，进行科学决策。这些工作，仅靠少数领导者是无法完成的，还需要有一大批领导者的助手、参谋来协助完成。另一方面是领导决策由经验决策向科学决策转变的需要。在社会主义计划经济体制下，经济结构单一，领导凭经验处理工作的情况较多。在社会主义市场经济体制下，各类矛盾层出不穷，错综复杂，凭经验办事已不能适应飞速发展的社会需要，必须借助于控制论、信息论、系统论等科学理论和方法，按照科学的程序去解决问题，因此，实行科学决策就更为迫切。科学决策较之经验决策，工作量大大增加，且更需要经过专门培训的专业秘书人员来充当领导的助手、参谋。
2、目前我国秘书工作管理科学化趋势在哪些方面已经有了良好的开端？
明确：为了让秘书工作部门能为领导提供最优质的服务，近几年来，许多秘书部门在公文处理、机要保密、信息处理、催办查办等工作方面已建立起一定的工作规范和制度，尽管这些还有待于在实践中进一步完善，但这标志着秘书工作管理科学化已经有了良好的开端。
3、办公手段现代化趋势
（1）办公手段现代化的含义是什么？
办公手段现代化也叫办公室自动化。所谓办公手段现代化，就是把计算机技术和现代通信技术，系统科学和行为科学应用于办公室，使办公室内数量庞大而且无规律的业务活动进行智能化、电子化、自动化处理。其中计算机是处理信息、使办公室设备智能化的主要工具；现代通信技术是在办公手段现代化的环境下，办公室之间相互传递信息所依赖的主要技术手段。
（2）办公手段现代化追求的目标是什么？
明确：提高办公室的办公效率和质量，尽量减少差错，缩短办公活动周期，减少行政开支。
（3）办公手段现代化的发展大体经历了哪几个阶段？
明确：起始阶段? 发展阶段? 完善阶段? 成熟阶段
【课堂小结】
这节课主要讲授了我国秘书工作的三大发展趋势。在三大发展趋势中，参谋职能强化趋势让我们了解了新时期秘书工作由过去的纯事务性任务向既处理事务，又为领导出谋划策的方向转变。办公手段现代化趋势要求从事秘书工作的人要多方面提高自己的业务能力，不仅要做好传统的事务性工作，还要熟练使用各种现代化的办公设备，否则就不能适宜时代发展的需要。
【课堂反馈】
通过本节课内容的学习，学生普遍了解了我国秘书工作的发展趋势，尤其是他们了解到与世界发达国家相比，我国秘书部门办公手段现代化起步较晚，目前还处在起步阶段，他们深感自己身上的责任重大，一定要为缩短我国与世界发达国家的距离而勤奋学习。这是这节课最成功的地方。
【课后练习】
某中学赵校长，清晨上班第一件事就是打开计算机，由教育信息网进入本市教育信息中心，查看当天市教委的有关会议通知与工作安排，并动手把与自己学校有关的内容另存入本校文档。然后进入校园闭路电视网，抽查了三个班的早自习情况，并把问题输入本校文档。接着，赵校长叫来了办公室钱秘书，交待了当天工作要求，就到市教委参加有关会议去了。钱秘书打开计算机本校文档，把有关内容整理后，直接由网络下达给各职能部门，并结合赵校长的工作布置，提出了完成有关工作的具体要求。 请结合以上材料，分析在当前高科技时代，秘书工作有了哪些变化？
参考答案： 从以上案例中可以看出：实现了办公手段现代化，秘书人员就能有更多的时间和精力从事分析研究、辅佐决策等创造性劳动，从而提高管理水平和科学决策水平。具体来说， 在当前高科技时代，秘书工作的变化有：从偏重办文办事转变为即办文办事又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为主动服务。
第二章 秘书工作的基本原则、特点和作用
第一节 秘书工作的环境——领导活动
知识与技能目标：
1．领导和领导活动的含义
2．领导活动的三要素——领导者、被领导者、作用客体
过程和方法目标：通过对秘书工作环境——领导活动的全面了解，准确把握秘书工作的环境是领导活动
情感态度与价值目标：让学生认识到秘书在领导活动中必须正确地认识自我，始终保持清醒的头脑，摆正自己的位置，甘当配角，甘当无名英雄。
教学重点：理解秘书工作的环境
教学难点：领导活动三要素之间的关系
篇三：秘书需具备的秘书基础知识
秘书需具备的秘书基础知识
指出下面文书中哪些属于行政公文，事务文书与商务文书。
1、 行政公文
是在指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的主要工具，（通常被称为通用公文，在经济、司法、企业、商务、科技等各行各业的日常工作中常用）
共有13种行政公文：
命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。（决议属党委机关专用）
共有事务文书如下：
传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记要、计划、总结、述取报告、讲话稿、（这是机关、单位、团体和个人为处理日常事务所用公文）。共有商务文书如下：
这是机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书，意白书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、 根据下面内容，拟人写一份公文，要求具有眉首、主体、版记。公文正文可略写。2006年6月30日，海天电器集团就做好安全保卫工作事宜，给各公司下发了通知。发文字号是海天电[2006]79号。（注：我们要写的公文是一份通用公文也属于行政公文。文种是通知。
通用公文的格式要素为（1）眉首、（2）主体、（3）版记三个部分。红色反线以上的个要素统称为眉首；红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素统称为主体；主题词以下的各要素统称为版记。
1、 眉首的各要素：（1）公文份数序号 （2）秘密等级 （3）保密期限 （4）紧急程度
（5） 发文机关标识 （6）发文字号 （7）签发人 （8）线色反线
2、主体的各要素：（1）公文标题 （2）主送机关 （3）正文 （4）附件
（5）成文日期 （6）印章和附注等
3、版记的各要素：（1）主题词 （2）抄送机关 （3）印发机关 （4）印发日期
（5）版记中的反线等
因此该公文的格式应为：
0000001(转载自：www.xiaocaOfaNWen.com 小草 范 文 网:秘书基础pdf) 机密＊一年
海天电器集团文件
海电[2006]79号
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关于海天集团就做好安全保工作的通知
各分公司：
为了...........
特此通知。
海天电器集团
2006年6月30日
主题词：安全 保卫 通知
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抄送：集团各科室
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海天电器集团办公室 2006年6月30日印发
三、 以拟写工作总结为例，说说材料工作的4个环节。
第一个环节——材料的占有。在工作总结中主要是要收集做过什么成绩，有什么样的收获，有什么经验和体会或教训，今后有什么打算和努力的方向等。
第二个环节——材料的鉴别。在工作总结中主要是要导找哪些是有价值的信息材料，可以放在工作总结之中，给人以学习，仿效或教训等。
第三个环节——材料的选用。（1）围绕主题选择材料，能够有力地说明，突出主题的材料“放行”和主题无关的材料再生动也得忍痛割爱；（2）选择典型材料：即具有广泛代表性和强大说服力的，能深刻得揭示事物本质的材料：（3）选择真实准确的材料。即确有其事不是胡编的，准确可靠没有任何的夸张；（4）选择生动新颖的材料。即发现，挖掘不准人知的材料以及生动有趣的材料。
第四个环节——材料的使用。注意两点：（1）恰当安排材料的先后顺序。以工作总结为例，首先要有前言主要介绍基本情况、背景、交待什么时间内、什么情况下、做了些什么工作、
有何成绩。第二主体，属于总结的重点部分。如属于汇报性总结，则主要写回顾与思考；如属于经验性总结，则主要写做法与体会。第三结尾。以简洁笔融概括全文，并展观打算等。总之总结写法要宜于别人的思维习惯所接受。（2）确定材料的详略程度：A根据主题的需要确定材料的详略。对表现主题的骨干材料宜详，中心材料宜详、典型材料要详，其他的宜略。B根据文体的特点确定材料的详略。不同的文章体栽特点不同。公文的饿特点是直言“说”明，故说明部分详写，议论、叙述略写；说理部分详写，引述略写；叙事详写，议论，说明略写。
四、 指出下面词语各属于应用文书的哪类专用语言。
A根据`````特通告如；B、收悉；C、转发；D、特此专复；E、关于；F、本部门；G、为了；H、会议认为；I、会议指出；J、不同意；K、原则同意；L、请予复函；M、请审阅；N、贯彻执行；O、现将有关事项通知如下。
应用文书具有独特的专用语言，常见的有以下8类：
1、 开头用于，如以上中的“为了”、“关于”。
2、 承启用语，如“根据`````特通告”“现见有关事项通知如下”。
3、 引述用语，如“收悉”。
4、 批转用语，如“转发”。
5、 称谓用语，如“本部门”。
6、 经办用语，如“会议认为”“会议指出”“贯彻执行”。
7、 表态用语，如“不同意”“原则同意”。
8、 结尾用语，如“请予复函”“请审阅”。
五、 为什么应用文书较多运用叙述，议论和说明方式，而很少使用描写，对话和抒情方式？
应用文书以实用为目的，故很少使用描写、对话、抒情，而较多运用叙述、议论、说明等方式，以陈述情况，阐述观点或说明问题。
（叙述六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。议论文三要素：论点、论据、论证，每一段完整的议论都由三要素构成。分为立论与反论，说明的方法有3种：一是定义和表述，二是分类和比较，三是数字和图表。）
六、 秘书为什么要重视沟通技能？
沟通是人际环境产生活力的源泉，也是形成企业凝聚力的根本。沟通的有效性与沟通目标的理解以及参与沟通的态度，程度紧密相连。学习和掌握沟通的技巧是对秘书工作的基本
要求。
七、 简述实现有效沟通的基本要素和过程
1、 有效沟通 的基本要素：A、有效沟通的前提（1）尊重 （2）理解 B、把握沟通的关键（1）有效倾听（2）构建良好的倾听环境（3）克服倾听的障碍（4）实现有效倾听的准备（5）提问要分清类别和适用的问题形式（6）自信地提示要求（7）学会礼貌拒绝（8）了解提问的禁忌
2、 有效沟通的原则：A、“7C”原则 （1）可信赖性（彼此信赖）（2）保证沟通计划与沟通环境的一致性（3）内容（准备好进行沟通的信息内容）（4）明确性（简单明了的语言）
（5）连贯性（不要忽视补充新的信息内容，对客户进行必要的跟进，联系）（6）渠道（尽量选择已经有的，客户习惯用，熟练使用的信息沟通渠道）（7）准确判断接受能力（对方的接受能力了解后有针对性地表达信息）B、用心去听，不要在乎对方的表达方式（这是避免冲突的重要条件）C、积极去想，分析出弦外之音（限于一些复杂的因素影响，有些沟通目标不会被直接表达出来，这就需要我们去理会）
3、 有效沟通的目标：（1）说明事物（2）表达情感（3）建立联系（4）和谐工作环境
4、 有效沟通的过程：（1）做好沟通前的准备（明确自己的目标，对方的背景）（2）确认对方的需求（3）正确地阐述自己的观点（4）关注对方的反应（5）实施有效的提问（6）积极、认真地倾听（7）及时确认，应对（反馈）（8）适时进行总结。以上1和4是本题的答案其它为了解或补充可以可以不答。
5、 需要沟通的工作关系：（1）与客户沟通）（2）与同事沟通（3）与上司沟通
八、 说明秘书沟通的方法和技巧
1、 及时明确沟通对象（用以下两个方法来帮助自己：一是熟悉制作和使用必要的沟通记录工具；二是恰当询问回使已有的信息更具有针对性）
2、 了解沟通对象的行为习惯和工作风格
3、 正确选择沟通渠道（面谈、书面、会议、演讲、电子媒介等）
技巧：面谈的技巧——礼貌，尽快记住对方的基本情况语言精简明白、互动、投机和谐。书面沟通技巧——充分利用协作技巧来丰富自己的书面内容。来源于考试大
会议沟通技巧——友善、资料完善、尊重与会代表并感谢光临。
演讲沟通技巧——注意话题，调整好的心情，短少精干，注意语言魅力和艺术，注意开场和结尾。
电子媒介沟通技巧——了解最新电子媒介的优势，使用各种载体时注意文字的应用不能让
私人私公司的秘密在网上传播。
其它沟通技巧——说服技巧，建议技巧。
九、 纵向沟通与横向沟通有何不同？
主要是沟通工作的流向不同，前者是包含上行沟通和下行沟通；后者是平行沟通。
十、 为了应对危机，企业应该做好哪些沟通工作？
1、 防患于未然，识别危机发生的征兆。（1）危机征兆的认定。A、团队内存在使人情绪不佳的气氛，士气低下。B、同事之间缺少交流，关系不融洽。C、消极情绪和消极言论普遍存在。D、间接沟通手段和渠道使用较多，直接沟通减少。E、制度，措施执行不力，隐患增加。
2、 处理危机的沟通对策。（1）秘书对内对外的信息都要反映灵敏、迅速、及时向相关的部门和领导汇报，建议采取措施，引导舆论向有利于组织的方向发展。（2）在协调中强调共同的基础，淡化部门之间，员工之间的差异，积极推进整体合作。（3）建议成立危机处理小组，使用制度，规则引导，找到解决的突破口。（4）利用多种沟通方式（正式的、非正式的、横向的、纵向的）逐步推进直至解决。（5）参与调查，引导充分研讨，推动各方互动达成共识。秘书要配合管理者调动一切积极的沟通因素，利用不同的形式，以尽量低的代价实现最大限度的组织利益，恢复组织的凝聚力，向心力，修复组织形象。
十一、秘书人员运用速记对其工作有什么好处？
在实际工作中能准确、娴熟地运用速记技术就能有效地提高工作效率，更好地胜任秘书工作。
十二、会议记录的主要方法有几种？如何区分？
主要方法有4种：1、完全记录法。对讲话内容做一字不差的记录。
2、精要记录法。又称“纲要记录法”、“摘要记录法”。记录讲话时，只记录主要内容，重点或典型事例。
3、精详记录法。记录时，把可有可无的或重复的语句、段落删去，尽可能做到既要注重“精”，还要注重“详”。
4、补充记录法。此种方法主要用于有讲稿的讲话记录。
十三、为什么说现代技术不能代替速记？
不能代替速记。任何一种记录工具都有自己的特点、功能与应用范围，不可能是万能的。不管用什么技术，什么方法速记，他们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言信