篇一：公文写作注意事项
公文处理讲座内容简记
一、文种
（一）党的机关公文种类有14种
1决议 2决定 3指示 4意见 5通知 6通报 7公报 8报告 9请示 10批复 11条例 12规定 13函 14会议纪要
1、行政公文里没有决议，而党的公文最重要的是决议，而且要写清某年某月某日通过。
2、党的意见只属于下行文，这一点与行政不同。党的公文向上的意见文种为报告。
3、党组织不能发公告、通告，党组织发公报。
4、条例、规定属于党内的法规。行政的条例是由国务院制订，党的条例只能由党中央制订。
（二）行政机关公文种类有13种
1命令（令） 2决定 3公告 4通告 5通知 6通报 7议案 8报告 9请示 10批复 11意见 12函 13会议纪要
1、命令：分为公布令（公布行政法规）、行政令（例1989年北京戒严令）、嘉奖令（最高层次的，一般的嘉奖发通报）
基层机关不涉及命令文种的使用。
2、决定。具有两种性质，一是领导指导性，二是法规性。决定有三种用途。一是对重要事项或行动做出决策性安排。二是奖惩有关人员。三是变更、撤销下级机关不适当的事项的文件。
3、公告与通告。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。两者的区别：一是公布的范围不同。公告适用于国际，通告适用于社会。二是公布的方式不同。公告通过传媒，如新闻发布等。三是重要程度不同。
公告与通告不适用于我们基层机关。我们经常遇到的电话号码变更、地址变更等，应用启事、海报（公共应用文），不应当用公告或通告。
4、通知。（1）适用于批转下级机关的公文；（2）转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。（3）任免人员。通知归属于下行文，只有涉及到划线部分才属于平行文。
5、通报（下行文）。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
6、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
可提交议案的部门有：（1）人大常委会（2）人大专门委员会（3）人大主席团（4）各级人民政府（5）军委（6）人民法院（7）人民检察院
注意：向权力机关提交的才叫议案。如向人民代表大会或常务委员会提交的叫议案，
而向政协提交的叫提案。
提议案的主体要符合法定资格或者法定代表人数。按照全国人大组织法的规定，除法律规定的有关国家机关外，一个代表团或者30名以上的代表联名，可以向大会提出议案；根据地方组织法的规定，县级以上地方各级人大代表10人以上联名、乡级人大代表5人以上联名，可以向本级人大提出议案。 如果不够人数人大代表提交的叫提议或建议。
7、报告。适用于（1）向上级机关汇报工作。（2）反映情况。（3）答复上级机关的询问。
（1）汇报工作分为
A工作报告：我们经常写的报告。成绩、经验，存在问题、下一步安排及设想。B总结报告：重点提炼规律，总结经验，以指导以后工作。
C请求备案的报告：自己有自主权办理的事情但要求上级单位备案。“上述报告请予备案”。例：
关于中、津投资保护协定呈请备案的报告
国务院：
《中华人民共和国政府和津巴布韦共和国政府关于鼓励和相互保护投资协定》已于１９９６年５月２１日由外经贸部部长吴仪同津巴布韦财政部长赫伯特·穆拉瓦分别代表本国政府在哈拉雷签字。现送上该协定副本呈请备案。（正本已送外交部存查。）
（2）反映情况写情况报告、调查报告。调查报告用于深层次的，用于反馈调查结果，揭示事物的真实规律。
（3）答复询问的报告。供领导机关了解情况作参考。
8、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（具体处理见后）
9、批复。属于下行文。适用于答复上级机关的请示事项。
10、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见属于新文种，它没有固定的行文方向，可上报、可下发，上报时具有建议性、呈请性，下发时具有指导性，发同级单位具有商洽性。
意见与很多文种关联，也有区别，不能混淆。意见上报时与请示性公文一样履行程序，逐级、只报一个主管单位、一文一事。意见下发时，在指导性方面与通知是一样的，但意见只限于重要问题，通知不限于重要问题。
意见内容是有限定的，只限于重要问题。
12、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。
13、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、正确选用文种的依据
（一）法规的依据
1、不能漏写了文种。
2、不要写错了文种。如把请示写成报告（报告可以不予答复）。通知具有执行性、通报具有教育性，不要相混淆。写错文种不但影响个人形象还影响整个单位的形象。
3、不要自己制造文种。如请示不能写成“请示报告”，报告不能写成“汇报材料”，批复不能写成“答复”。
（二）根据发文机关的职权。如：“命令”和“令”，党的组织没有“命令”这个文种；条例：行政条例由国务院制订，党的条例由党中央制订；议案。在使用权限外用到可回避，写提案、预案；公告：只有面向国内外公众发布重要事件时才用。
（三）行文目的。（举例说明）
把请示与报告分开，两者的行文目的不同，请示问题用“请示”，汇报工作用“报告”。如申请经费应写请示，不能写报告。
凡要求答复的写请示，不要求答复的写报告。
防止报告与请示相混淆的三个问题：
1、在报告里请示问题。不能既报告又请示问题，请示问题一定要单独行文。
2、用报告代替请示。报告可以不予答复，所以不能用报告代表请示。
报告结尾写“特此报告”或“上述报告请审阅”，不要句号。
客气一些可以写：“上述报告如有不妥之处请指正”
3、在请示里汇报工作。这是不允许的。必须把请示与报告分开。请示包括（1）请示理由（2）请示事项（3）要求批准、批复。如果担心领导不了解内容，可以把确实需报告的内容写成附件附在请示后面。
（四）按行文关系选择文种
船夫见风使舵才能行驶快，服务员看人下菜碟才能满足南方人北方人不同的需求，不同场合对待不同对象要有不同说法，公文也一样。按行文对象划分，公文分为三类。
1、上行文：向上级领导机关（指导机关）报公文叫上行文。
2、下行文：向下级机关（被指导机关）行文叫下行文。
3、平行文：指不相隶属机关之间的行文。不相隶属分两类型：（1）同一系统内的组织机关。另外，上级机关的部门与下级机关是平行的。
上级机关里的部门不要发文。例如人事部里的各个司，对外不要自主发文。
（2）非同一系统，不分级别高低都用平行文。
对等的、横向的机关行文鼓励用函。
行文关系举例说明：
1、通知。“印发公文”用于本单位的公文，如“关于印发×××的通知”
通知属于下行文，不能给领导机关发通知，也不能给同级单位发指示性的通知。给同级单位只能发告知性的通知，如企业改制、地址变更等，才能给平行单位发通知。
2、通报属于下行文
3、函。灵活，可上行、平行、下行。答复问题用复函，询问批准用问函。
“关于请求设立＊＊机构的函”
“关于请示＊＊调动工作的函”
三、规范公文的格式
公文各要素标识规则
眉首、主体、版记
（一）眉首
1、公文份数序号。2、秘密等级和保密期限。3、紧急程序。4、发文机关标识。5、发文字号。6、签发人。（见P27）
公文份数序号：绝密、机密文件才用
秘密等级和保密期限：党的公文标在左上角，行政公文标在右上角
发文机关标识：×××文件（红头），联合行文时，把党委排在前面，把主办方排在前面。
发文字号：机关代字＋年份＋顺序号，例：×××〔2000〕1号，位置：居中或左下方机关代字要响亮好听，不要随便起。顺序号不写“第”字，不要写成001号，就写1号。括号不用圆括号。联合行文只标主办方字号。
签发人：上行文应注明签发人和会签人姓名（见P28）
（二）主体
1、公文标题 2、主送机关 3、成文日期 4、生效法定标识
1、公文标题。公文标题是公文的眼睛。俗话说“看文先看题”，公文标题规范与否，直接影响到公文的效力和阅读者的感受。公文标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。写标题有三项要求：
（1）准确揭示公文的主题内容。
揭示主题内涵，做到涵义明确。内涵不应让人产生歧义。如“××纪委关于××错误的处理决定”，应改为“××纪委关于××所犯错误的处理决定”
“××县政府关于我县遭受自然灾害的请示”应改为“××县政府关于妥善处理自然灾害的请示”
“关于开展追捕在逃犯罪人员的通告”应把“开展”去掉
《关于出国考察的请示》标题中因缺少主语而让人费解，到底是谁要出国考察?完整的标题应在“关于”后面加上“××同志”或“××代表团”，
《××局关于××河流改造的请示》，从题意上看，是请示开展改造河流，而此文实际上是请求上级解决“治河经费”的问题。因为事由不够清楚，往往使一些请示事项不能及时得到办理。此标题应改为《××局关于解决××河流治理经费的请示》
揭示主题外延，做到范围限定。
“关于举办文秘干部培训班的通知”不能写成“关于培训文秘干部的通知”
（2）文字简明通顺
A归纳概括。从逻辑学讲，要善于用属概念概括种概念，如“我们上街买了很多苹果、梨、桔子……”可以改为“我们上街买了很多水果”
全国人民代表大会有权罢免下列人员：
（一）中华人民共和国主席、副主席；
（二）国务院总理、副总理、国务委员、各部部长、各委员会主任、审计长、秘书长；
（三）中央军事委员会主席和中央军事委员会其他组成人员；
（四）最高人民法院院长；
（五）最高人民检察院检察长。
目前经修改后为：
全国人民代表大会有权罢免由它所选举或决定的最高国家机关的组成人员。B只揭示主题。公文标题不讲原因、不讲目的、不说道理、只揭示主题。
C防止和文种重复。即同义反复。
“对此我们达成一致共识。”“一致”与“共识”是重复的
“他是个非常年轻的小伙子。”“年轻”与“小伙子”是重复的。
“关于申请×××经费的请示”申请与请示是重复的
（3）符合语法
发文机关 ＋ 内容 ＋ 文种 ＝ 标题
发文机关（作者）＋介词（关于、对）＋事由＋助词（的）＋文种（名称）＝标题如“冀州市医院关于做好春节期间安全保卫工作的通知”
注意以下四个问题：
A标题后面不要标点符号，不能当成完整的句子，标题里也一般不用标点符号。国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”规定一般不用，不是一概不用，具体讲应该是确有必要才能使用，没有必要不能乱用，表意清楚了能不用尽量不用，必要时可用空格代替。
××区政府办公室关于印发《××区长在××会议上讲话》的通知，其中的“《》”就不应该使用
标点必要的应用：
公文标题中涉及的法规性文件名称和书报刊名称应当使用书名号。例：国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
公文标题中涉及的专用语、缩略语等可以使用引号。例：石家庄市人民政府关于命名“石家庄十大发明项目”“石家庄十大著名商标”的决定
公文标题中涉及的对某些内容进行必要注释或者补充的成分可以使用扩号。例：国务院办公厅关于对出国（境）招商活动加强管理的通知
公文标题中涉及两个以上并列成分又不便作简化处理时，为了表意清楚和方便阅读可以使用顿号。例：国务院办公厅关于２００１年春节、“五一”、“十一”放假安排的通知B正确使用介词
介词的作用：引出并限制文件内容
不要重复使用介词。如有“关于”就不要写“对”
例：关于对××同志的通报 “关于”不能和“对”同时出现
对：专指对象 关于：大范围的
“××单位对××进行审计的通知”不能写成“××单位关于对××进行审计的通知”
C结构完整。凡是重要公文，有文头下面仍要写发文机关。
篇二：公文写作中的注意事项及经验介绍
公文写作中的注意事项及经验介绍
新到办公室工作的同志经常带着一股写好公文的热望向我讨教写材料的经验。其实写好材料是一个慢慢积累的过程，既有写作技法上的积累，也有工作方法上的觉悟，因为行文的表述依赖于行为做事，做事成熟了，也会带来行文的老道。不过，有没有一种明确的自觉培养意识，对于一个写手的成长快慢还是有影响的。从我十来年的写作体会看，我认为做好公文起草工作 要有四种“自觉意识”：
一、要有明晰的效果意识
公文是一种应用性文章，是让人看、让人听，要对实际工作起指导、推动作用的。在起草公文时，写作目的至关重要，它决定着公文的行文方向、结构设置、内容组织和语言表述。起草公文，必须有明晰的效果意识，就是说你按领导指示起草一篇公文，对这篇公文要达到一个什么样的整体效果，主标题给人留下什么印象，分标题给人留下什么印象，每段内容给人留下什么印象，都要有明晰的效果预期。我的体会是，有明晰的效果预期未必能写成好公文，因为写好公文还需要其他重要条件，但没有明晰的效果预期，必定写不出什么好公文。
“以其昏昏，使人昭昭”，世界上没有这样的好事。所以，在起草公文时，我建议大家尝试“效果导向机制”，即根据所要达到的效果，去决定是否需要设置主标题，设置什么样的主
标题；去决定是否需要开场白，需要什么样的开场白；去决定是否需要分标题，确定什么样的分标题；去决定每一段落写什么，写到什么程度；去决定叙述风格、用语习惯，从而让公文管用而不是无用，让受众爱听而不是反感。要根据“需要写什么”去写，而不能根据“会写什么”去写，尤其不能由着自己的性子想到哪写到哪。起草一篇公文，总得给人留下一点什么，或者主题选定上有特色，或者工作举措上有创意，或者理论阐释上有新高度，或者用词用语上有新亮色。全部达到上述目标当然很难，而且有时时间也不允许，但至少要达到其中的一两个，否则，所起草的公文味同嚼蜡，写了等于没写。
二、 要有深厚的思维修炼意识
写公文、抓工作，关键靠思维。我认为，一篇好的公文必须做到“与众不同”，而不能“与众雷同”。从一定意义上说，成功就是“与众不同”。你想的、说的，跟别人完全一样，说不说、讲不讲还有什么意义？公文作品是智慧的结晶，要做到与众不同，必须以深厚的思维能力作支撑。我体会，作为公文起草者要着力提高以下几种思维能力：
一要提高直线思维能力。对一个事物、一项工作，要往纵深处思考，就像徐志摩《再别康桥》中说的那样，要“撑一支长蒿，向青草更青处蔓溯”。当然，我们所撑的是思维的长蒿，要寻的不是情感缠绵的美梦，而是理论的新境界、工作的新层次，是超越常识、形成见识。
二要提高逆向思维能力。硬币的正面和反面给人的印象绝不相同，然而它们都是硬币的组成部分。这提醒我们，在起草公文、研究工作时，有时要从反面去想，要找到隐藏在成绩经验背后的另一种真相，把问题说出来；思考应对挑战的正确方案，把矛盾解决掉。这样就能形成关于这项工作的新表述。 三要提高侧向思维能力。即要从第三种角度看问题、看工作，形成对问题的新见解，找到推进工作的新途径。我在一篇思考体会中谈过，化解矛盾、实现和谐，关键在于找到第三条路径。因为，生活中的确有黑白分明的事，这时必须坚持白的，反对黑的；但有时，也有赤、橙、蓝、绿、紫等其它过渡色，这也是允许的，是多样生活的组成部分。我想，在必要和可能时，我们要走出单纯的二元对立的思维逻辑习惯，努力寻找解决问题的多种可能性。这同样是公文起草中一条重要的思维路向。
四要提高发散性思维能力。特别是在构思公文时，要在以我为主的基础上，敞开胸怀，大胆想象，看看自己已经掌握和正在掌握的各种信息资源中，有哪些可以吸纳借鉴，为我所用。这是破解文思枯竭难题的一个有效方法。
五要提高辩证思维能力。要讲辩证法，照顾两面性，系统观照自己所提的新见解、所拟议的新举措，使它既新颖独到，又经得起全面推敲，不搞顾此失彼的“片面深刻”，推崇全面正确基础上的“重点突出”。这样才能增强公文的厚重感和说
服力。
起草公文，实际上是一种将自己的思维能力与正在从事的工作进行对接的过程，假如我们能够不断优化自己的思维过程，提高自己的思维品质，努力使自己的思维具有直线思维的执著、逆向思维的睿智、侧向思维的新奇、发散思维的灵活、辩证思维的全面等特点，并在公文起草的实践中较为纯熟地运用，我们在公文起草上是能够前进一大步的。
三、要有明确的材料积累和组织意识
起草公文还有一个材料组织的问题。有的人认为组织材料是临到用时才需要做的工作，其实不然，临时抱佛脚是难于成就一篇好公文的，材料组织工作既需要平时的积累，又需要临时的“创造性”运用。要想材料组织得精彩，我认为需要练好以下“江湖功夫”：
一是要逐步练好“吸星大法”。这是金庸小说《笑傲江湖》中魔教教主任我行的武功，通过吸摄别人的内功，增强自己的功力。所不同的是，任我行施展吸星大法后，对方非伤即亡，而我们吸纳借鉴别人智力成果后，自己增强了，别人却毫发无伤。要经常进行有意识、有目的的积累，通过“吸星大法”，从各种各样的信息资料中，吸纳各种各样有益的养料，有的是观点，有的是举措，有的是表述；有时可能是一大段，有时可能是一两句话，有时可能仅仅是一种触动和体会，这些都可以丰富我们起草公文的储备库。有人说，所谓文秘工作者实际就
是一些读书较杂的文学青年，坐在办公桌前忧国忧民忧事忧己。我觉得这是有一定道理的。我个人读书就比较杂，所读的与工作关联较强的读物，有《检察日报》，主要是第一版主要新闻和第三版检察理论、检察实务；还有《检察文件选本》，主要看一些新的法律规定、新的检察业务管理规定；有高检院、省院领导的重要讲话；有高检院、省院制定的规范性文件。当然，对于中央、省委领导的重要讲话和重要文件等，我也会有较深程度的学习；对于电视、网络、报刊上其他感兴趣的东西，也会有所涉猎。我有剪报的习惯，剪报有助于分门别类地贮存信息，也有助于吸纳别人的观点，形成自己的见识，报纸中缤纷的信息也给我的生活带来很多乐趣。十年来，我所剪的报纸装满了两个大铁皮柜子，剪报已经成为我生活中不可或缺的一部分。除此之外，我还特别爱看历史、文学等方面的书籍，这些都丰富了我的知识、增长了我的见识，为我起草公文提供了诸多便利、诸多灵感。
二是要正确用好“易筋经”。这是传说中的少林七十二绝技之一，是一种重要的内功心法。主要作用是消化异己，通经舒络，促进能量周身循环。借鉴到公文起草上，就是对吸纳来的各种观点、资料，要在坚持“以我为主”的基础上，把它改造适宜、安排得当，使它圆融无碍地化为我们行文表述的具体内容。就像解放军抓来国民党士兵俘虏，让他们穿上解放军的服装，遵守解放军的纪律，为我们扛枪打仗一样。消化功夫，
篇三：公文写作方法及注意事项
公文写作注意事项
报 告
报告是下级(转载自：www.xiaocaOfaNWen.com 小草 范 文 网:公文中命令写作注意事项有哪些)向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。 "报告"是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式."报告"是行政公文中的上行文种，撰写"报告"的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。"下情上达"是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。
报告的特点：
一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。
二、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。
三、报告在内容上不像"请示"那样有"一文一事"的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。
四、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。 报告的种类
报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。 写法
报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法
一、 汇报性报告
汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：
1、综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。
2、 专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。
二、 答复性报告
这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问 什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。
三、 呈报性报告
呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。
四、 例行工作报告
例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。
公告
公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。
公告的写法
公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。
一、 标题。
公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如《公告》，标题之下，有时可依公告单独编号。
二、 正文
正文一般由主旨与说明构成。
主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用"特此公告"作为结语。
三、 落款及日期
公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。
会议纪要
会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。
会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时"会议纪要"是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。
会议纪要的写法
会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：
一、首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。
二、 正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。
1、 前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。
2、主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。
三、 尾部。包括署名和成文时间两项内容。
电子公文
随着网络化的发展，公文通过E-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。
电子公文的写法
电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。
一、 收件单位/人
二、 抄送单位/人
三、 主题。相当与公文的标题，如《关于***请示》、《关于****报告》。
四、事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。
五、 落款。署名及成文时间
递交程序以递交直属领导为宜。
公文写作试论
公文的格式
公文的格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
一、标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《延华集团董事局关于表彰1997年度先进工作者的通知》这一文件标题中，“延华集团董事局”是发文机关，“关于表彰1997年度先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。公文标题的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。
二、主送机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。
三、正文。这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。
四、发文机关。写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。
五、发文日期。公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。
六、主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免通知”，“财务管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。
七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在第一条线上，文件份数印在第二条线下。
八、文件版头。正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。
九、公文编号。一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
十、签发人。许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。
十一、机密等级。机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。
十二、紧急程度。这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。
十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。
十四、附件。这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”。
十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用16开，在左侧装订。
公文的行文关系
行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。注意：
一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。
二、行文常规：平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。
三、要分清主送机关和抄送机关。向上级的请示，不要同时抄送下级机关；向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题；上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。
四、要注意党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文；凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。
公文种类
请示和报告
（一）什么事情应该请示？
1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。
2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。
3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。
4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。
5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。
6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。
7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。
（二）撰写请示需掌握的三个要领：
1、详细、准确地写明请示事由。不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。请示事项要专题专文，以便上级及时答复。
2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。
3、具体提出对上级的要求。包括希望按某个最佳方案批示；由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作；等等。向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。