篇一：劳动合同与人事档案管理办法
劳动合同与人事档案管理办法
所有权声明
本规定的版权属中国智能交通系统（控股）有限公司（本公司）所有，受中华人民共和国法律的保护。 本公司将对本规定做不定期的符合法律规定的更新，更新的内容将会补充到本规定中并向员工公示。 本规定所含的任何构思、设计、工艺及其他技术信息均属本公司所有，受中华人民共和国法律的保护。未经本公司书面同意，任何单位和个人不得擅自摘抄、全部或部分复制本规定的内容，或者以其他任何方式使第三方知悉。
文件名称:CIC人力资源管理制度：《劳动合同与人事档案管理办法》
编号：CIC-HR-[2014]-002
生效日期：2014年3月
目 录
第一部分：劳动合同与人事档案管理办法
一、目的
二、适用范围
三、职责机构
1、集团人力资源部
2、各业务集团人力资源
四、规定内容
1、劳动合同的日常管理
2、劳动合同的续订管理
3、劳动合同的台账管理
4、劳动合同的稽查管理
5、竞业限制与保密协议
6、人事档案的日常管理
五、附则
第二部分：附件
1、《劳动合同签领表》
2、《竞业限制与保密协议签领表》
3、《劳动合同台账模板》
4、《续签劳动合同意向书》
5、《终止劳动合同通知书》
6、《人事档案借出表》
第一部分：劳动合同与人事档案管理办法
一、目的
为了进一步规范公司劳动用工，提升劳动合同、人事档案管理水平，保护公司和员工的合法权益，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律、法规，结合本公司实际情况，特制订本办法。
二、适用范围
本办法适用于中国智能交通系统（控股）有限公司集团及各业务集团全体签订劳动合同的员工。
三、职责机构
1、集团人力资源部
（1）、负责制定、修订劳动合同及人事档案管理办法；
（2）、负责集团总部员工劳动合同台账及人事档案的日常管理；
（3）、负责各业务集团员工劳动合同及人事档案的管理稽查，规避用工法律风险。
2、各业务集团人力资源
（1）、负责各业务集团员工劳动合同台账及人事档案的日常管理；
（2）、负责整理提报月度员工劳动合同台账；
（3）、协助集团人力资源部开展劳动合同、人事档案的稽查、培训等相关工作。
四、规定内容
1、劳动合同的日常管理
（1）、劳动合同签订
员工入职当日由人力资源部组织签订劳动合同，由于特殊原因未签的，员工需在入职的两周内到人力资源部签订劳动合同，合同起始日期为入职报到当天，员工入职后不同意签订劳动合同的，公司有权立即解除劳动关系。
（2）、劳动合同签订期限
员工级首次签订合同期限自入职之日起3年，管理层（总监级（含）以上）首次签订合同期限自入职之日起4年。
（3）、劳动合同保管
劳动合同一式两份，甲乙双方各执一份。甲方合同由人力资源部统一存入员工人事档案，
乙方合同由员工本人持有，并在《劳动合同签领表》上签字确认。
2、劳动合同的续订管理
（1）、劳动合同续订流程
人力资源部在劳动合同期限届满前2个月将《续签劳动合同意向书》以书面形式递交至员工本部门领导，逐级审批同意后，将《续签劳动合同意向书》以书面形式发送至员工，员工本人在收到意向书后须在3个工作日内决定是否续签，双方相关续签意向需在合同到期前一个月完成。如员工本人提出不再续签合同，也需在本意向书中表达明确意向。
（2）、劳动合同续订期限
员工级首次续订合同期限自续订之日起4年，管理层（总监级（含）以上）首次续订合同期限自续订之日起5年。有下列情形之一，除员工提出订立固定期限的合同外，应当订立无固定期限劳动合同：
①员工在公司连续工作满十年的；
②公司初次实行劳动合同制度，劳动者在公司连续工作满十年且距法定退休年龄不足十年的；
③连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有可以被公司依法解除劳动合同情形续订劳动合同的；
④国家和当地政府规定的其他情形。
（3）、续签劳动合同意向书的保管
劳动合同续签结束后，由人力资源将《续签劳动合同意向书》及续订的劳动合同存放至员工人事档案中保管。
（4）、续订劳动合同的反馈
各业务集团人力资源应及时（提前1个半月）将因公司原因未及时办理续订或决定与员工终止劳动合同等情况反馈至集团人力资源部，并提前1个月将公司相关不予续签的意向以书面的形式反馈至员工。
3、劳动合同的台账管理
（1）、劳动合同台账的建立与更新
人力资源部应建立公司全体员工的劳动合同台账并进行实时更新，以便随时了解员工劳动合同的时效性，及时进行续签合同的手续办理。
（2）、劳动合同台账的提报
各业务集团人力资源每月20日将本公司劳动合同台账（模板统一下发）提报至集团人力资
源部员工关系负责人，将当月入、离职人员及续订、终止劳动合同情况及时进行反馈。
4、劳动合同的稽查管理
集团人力资源部每季度第一周组织开展全集团员工劳动合同签订情况的稽查，对于出现严重风险的用工情况将要求各业务集团人力资源择期整改，并纳入其年度奖惩考核。对于经要求补充整改后仍然存在重大漏洞的，人力资源部将对相关人力负责人予以降职处罚。
5、竞业限制与保密协议
员工入职当天，签订劳动合同的同时签订竞业限制与保密协议，协议一式两份，具体操作流程参照劳动合同的日常管理。
6、人事档案的日常管理
（1）、人事档案的建立
新员工入职后，人力资源部应在3个工作日内建立其个人档案，人事档案材料包括但不限于如下材料：
①员工劳动合同原件；
②竞业限制与保密协议原件；
③员工职位申请表；
④员工录用审批表；
⑤员工信息登记表；
⑥个人简历；
⑦本人身份证明文件（如身份证、户口本、军官证、护照等）原件及复印件；
⑧学历证明文件及其他相关资格、资质（培训）原件及复印件；
⑨近期一寸免冠照片两张；
⑩与上一家单位解除劳动关系证明原件；
?半年内体检报告原件；
?相关人事资料和其他必要文件；
?应届毕业生报到所需资料另行规定。
（2）、人事档案的保管
员工人事档案应由人力资源部统一保管并根据员工具体情况对材料进行实时更新补充和保管，原则上不得随便借阅 ，如因工作原因需借出人事档案时应经借阅人所在部门负责人申请，由人力资源部核实后方可借出，并需借阅人所在部门负责人与人力资源部在《人事档案借出表》中签字确认。员工档案借阅时间原则上最长不得超过1天，如遇特殊情况需延长借阅时间的应
篇二：劳动合同及档案管理规定
劳动合同及档案管理规定
为规范集团劳动合同的订立、变更、解除、续订和终止及管理，特制订本规定。本制度适用于集团内工作的正式职员。
1、公司内统一使用公司人力资源部门提供的劳动合同范本。
2、公司可根据需要签定不同期限的劳动合同。
3、劳动合同约定的条款发生变化
4、发生劳动合同变更情形时，人力资源部与员工签订相关变更协议，变更协议由公司和员工各执一份。
5、公司提出解除劳动合同的情形：
1）员工因患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由公司另行安排的工作的，公司可以解除劳动合同。
2）员工因患病或者非因工负伤需要较长时间休息，按公司医疗期的规定核准进入医疗期，医疗期内员工应当提供假条。
3）员工医疗期满后，仍不能正常工作的，公司与员工解除劳动合同。
4）员工不能胜任工作，经过培训或调整工作岗位，仍不能胜任工作的，公司可以解除劳动合同。
5）员工不胜任工作的情况下，公司可调整员工的工作岗位及级别，员工须服从公司安排。
6）员工经过调整岗位或培训，仍不能胜任工作的，公司与员工解除劳动合同。调整工作岗位时工资待遇按新岗位的标准执行。
7）不胜任工作脱岗培训期间，按当地政府规定的最低工资标准发放工资。
8）劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经公司和员工协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的，公司可以与员工解除劳动合同。
6、员工提出解除劳动合同的情形。
因员工本人原因提出解除劳动合同，应当提前30天以书面形式提出（试用期为提前7天），经公司批准后可以离职，公司不支付任何补偿金。
7、劳动合同的续订与终止
1）每年年初人力资源部负责向各部门第一负责人提供本部门年度内劳动合同到期的信息。公司各部门第一负责人应合理规划本部门人力资源。
2）员工劳动合同到期前至少45天，人力资源部门确定出合同到期名单发给相关部门，部门第一负责人在10天内确定出续订/不续订劳动合同名单。对于18个月以内绩效考核成绩在一般及以下的员工，需由主管领导确定劳动合同的续签。
1、 办理离职手续
劳动合同解除或终止的，员工应该按照公司规定办理离职手续，结清各种钱款，包括违约金事项，否则由此引起的责任和损失由离职员工承担。
2、 劳动合同的相关文档管理及内部信息管理
1）劳动合同的相关文档管理。
劳动合同的相关文档由各法人平台人力资源专岗负责人保管，存档期为劳动合同及其他文档终止后2年。
2）员工内部信息管理。
人力资源部负责员工的入职信息维护，要求在员工到岗日前完成。员工劳动合同文档的内部信息应在劳动合同的文档签署当日录入到内部信息管理系统中。
10、相关部门职责
人力资源部负责合同管理规定的制订、执行和监督。劳动合同的订立、变更、解除、续订和终止等相关手续办理。负责劳动合同的台帐管理、文档、信息管理。确保本部门员工必须在办理入职手续后再上岗进入公司工作。主管部门按时向人力资源部反馈本部门员工续订/不续订劳动合同的名单。
篇三：员工劳动合同及个人档案管理制度
员工劳动合同及个人档案管理制度
XXX装饰公司依据国家劳动人事部颁布的《劳动法》和政府发布的有关政策法规，对员工实行劳动合同制管理。
凡属董事局成员以下的全部员工一律采取合同制管理方式。
公司根椐经营运作的需要在国内外自行选聘录用员工。
选聘录用权限及任职年限按人事管理规定办理。
劳动合同必须本着双方自愿，协商一致的原则签订。合同一经签订即为有效，有效期以合同规定日期为准。
劳动合同签订双方必须严格履行合同规定的权利义务，不得违反，否则追究经济责任甚至法律责任。
发生下列情况，公司有权终止合同。
双方一致同意。
员工受聘后不符合任聘条件，或发现个人提供的履历资料有伪。
公司经营不景气、歇业、宣告破产，确实无法履行合同。
依据公司惩罚条例。
对于违反《劳动法》中有关规定，达到用人单位解除“劳动合同”的，公司可以随时解除“劳动合同”。
公司与员工之间因履行合同发生争议时，首先协商解决，经协商不能解决的，可以提请劳动仲裁。
合同期满前三十日内，签订双方应互相通知是否续签合同，凡其中任何一方不拟再行续签时，则须在合同期满前三十日内以书面形式通知对方，自合同期满之日起终止合同关系。
凡不拟续签合同的员工，限在合同期满前一周内办理工作移交，结清财务，履行离职手续。 劳动合同签定后，员工即可将个人档案调入公司，保险关系也随之转移，个人档案及保险关系的调入予否以个人自愿为原则。
员工办理完离职手续后，自员工离职之日起30日内必须将个人档案及保险关系转出，否则将暂不予结算工资及效益工资。
其它未尽事宜，按国家规定法律和地方政府有关管理条例执行。合同所列条款，如与国家法律和地方政府有关条例相抵触时，亦按国家现行法律和地方政府有关管理条例执行。 第十四条本制度的解释及修改权属公司人力资源部。