篇一：浅谈涉外文秘
浅谈涉外文秘
08会计（5）班 赵莉08211526
摘要：随着社会的发展，对文秘人员的要求越来越高， 文秘应是复台型人才，要具有较强的文秘专业方面的实践能力．还要具有一定的与企业生产经营有关的专业知识，以及较强的公关能力、组织能力。
关键词：涉外文秘；人才需求；技巧
一、 什么是涉外秘书
涉外秘书，主要去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。涉外秘书是一种国际化的职业，具有涉外性、辅助性、事务性的特点。在国外，涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作，他们要和全球范围内的客户联络和提供服务，他们的工作是国际化的，也是非常重要的。
在我国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻华机构，我国涉外单位、部门供职的秘书，是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书，他们掌握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。我们先来看看《the Oxford English Dictionary》是如何详细解释 “涉外秘书”的。
1 one who is entrusted with private or secret mat；
2 one who se office it is to write for another；esp.one who is employed to conduct correspondence，to keep records,and usually to transact various other business,for another person or for a society， corporation，or public body。
（一）、涉外秘书的职责和范围
涉外秘书根据基本职责、地位可分为秘书和文员两大类。它的工作环境首先是一个外向型的工作环境。她需要与外国人、外国公司打交道，或直接
服务与外国上司或外国公司，这种相互交往与服务的前提就是语言，包括口语和书面语。所以它对语言口才的要求特别高。
涉外秘书的工作环境还是一个技术设备日益现代化的工作环境。作为一名涉外秘书，毫无疑问需要娴熟地操作办公自动化设备和系统。由于涉外秘书的协作是事务处理过程中的办文属于办公室工作范畴，不属于文学创作，因此涉外秘书应当掌握的写作技能主要是应用文写作技能。它从文中上分为中文写作和外文写作；从内容上又分为公文写作和行文写作。
涉外秘书的一般职责范围包括剪报、处理邮件、安排上司工作日程、草拟信函文件、筹办会议、档案管理等等。
涉外秘书除了要理解总方针、政策外，着重应掌握本单位的有关政策。在工作中保证质量，避免差错也是非常的重要。秘书是不仅是上司的代表，还是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一个合格的秘书所必需，尽管对涉外秘书的综合素质的要求越来越高，但是近年来由于涉外秘书具有“四高”的优越性，即收入较高、层次较高、性能较高、效率较高。越来越具有吸引力。但是不可否认的是国外对涉外秘书的要求是重能力重才华。国内就相对欠缺点更重视秘书人员的外在形象。
（二）、涉外秘书的作用
枢纽作用、综合作用、协调作用、窗口作用。
（三）、涉外秘书的职业特性
1、辅助性:包括智力辅助和精力辅助；
2、服务性:为上司服务、为下属部门服务、为员工服务；
3、被动性:涉外秘书工作在总体上存在着被动性，但在具体操作上又可以发挥主观能动性，从被动中争取主动。
4、隐匿性:指劳动融汇于上司的领导活动中，其劳动成果表现于上司领导工作的成果中，而非直接显示出来。
二、外资企业对文秘人才的需求情况
由于外资企业与国营企业的体制建构完全不同，他们对文秘人员的需求量不大。一般．100多人的企业，仅设专职文秘1人，其他都兼职(如销售部秘书兼市场部秘书)，跨部门．跨行业，一专多能。国营企业(如探圳南油集团)则配备文秘人员较多，其分工亦仿照政府秘书部门。
外企文秘的来源呈现多样化，多为各部门中熟谙本公司生产经营业务同时又具备良好文秘素质(如英语口语、写作能力、协调能力等)的业务人员，纯粹文秘专业毕业的相对较少。其主要障碍在于知识结构较为单一，不熟悉相关业务，不懂营销，因此不如专业人员转行作文秘上手更快。外企人事制度的现状要求文秘人员少而精。邵么，外企对文秘人员的素质究竟有何要求，希望他们具备哪些能力呢?一些外企的人事部经理和高级文秘对外企文秘人员的看法和要求，归纳起来可概括为三十形象的说法：
(1)文秘是老板的一支“笔”。文秘人员应具备扎实的中、英文功底和较强的文字操作能力，熟悉各娄应用文的格式与内容要求，会速记，成稿速度快；文学素质修养好，文笔流畅，能主编各种内部刊物，组织企业文化宣传，甚至要会写快板书、诗歌等。较为熟练地掌握一门外语和计算机应用技术．是现代企业对文秘的基本要求，外企尤其如此。对文秘。外企首先要求能熟练掌握英语与电脑，否则门都不能进。英语方面，要求听说写能力强 许多前去外企应聘文秘的大学生虽拥有四、六级英语证书，但听说能力过不了关．甚至无法同客户进行一般El常交谈，更无法处理秘书事务，只能被拒之门外；计算机方面，要求文字处理技术熟练．汉字录人至少达到每分钟80字；要熟悉各种办公系统软件，台制作幻灯片用于作报告、汇报工作等；要会应用数据库及数码，要台排版编辑扫描；能上网查阅文件并互相交换。少数企业还要求会捕平面设计；还要会使用传真机、对讲机等现代办公设备。
(2)文秘是老板的另一十“脑子”、“记忆仓库 。文秘必须清楚了解老板意图、思维方式、行为方式、习惯好恶以及企业精神。好文秘可为老板解决很多问题，不仅老板想到的要做好，甚至老板投想到的也要想到并且做好，使老
板满意。什么事都不用操心。文秘应熟悉统计和文档管理方法，老板随时需要任何资料、数据，都能马上拽出；要具有良好的人际关系与部门协调能力，熟悉文件处理过程及政府各职能部门办事程序，熟悉lSO体系运作；能独立处理办公室日常行政事务；了解经济法规(台同法、公司法等)，有一定会计基础；要有强烈的逻辑条理性．对自己手中的各种事宜能分清轻重缓急，安排好先后次序
(3)文秘是企业的一十“窗口” 文秘水平直接反映老板水平。文秘虽然地位不高，但贴近老板报重要，往往可以代表老板，是老板的形象、企业的形象。从广州、深圳等地人才市场的招聘信息看，一般要求录用女性，井对文秘人员的外形气质、言谈举止有较高要求，如：1 6米以上外形条件好，端庄稳重．气质高雅，身体健康，能讲流利准。
三、掌握英语文书写作能力
不同于以往的英语作文，涉外文秘人员必须掌握格式规范的英语文书写作，其中商务合同的写作已经成为检验其英语文书能力的最直接的方法之一。虽然商务合同的具体事项各有不同，而且现在不论是政府
部门还是大小公司都会有各自的合同格式，但是还是有必要明确了解各项条款。我们常用的书面文本有四种：合同、确议书、协议和备忘录。前两者多用于商务贸易，而备忘录多用于团体和政府部门。合同要有正本和副本，通常采用的格式由三个部分(首部，主体和尾部)组成。合同中用词极其考究，具有特定性和专业性，而且正式又准确。
四、提高专业英语听说能力
“听”是人们言语交际能力的一个重要方面，它包括接受信息、识别、判断和理解声音信号等几个层次的心理活动。对于涉外文秘人员来说，要想真正掌握英语，用英语与外商轻松自如地交流，就必须尽快提高自己的英语听力水平。听得正确是说得流利的重要前提之一。人们发现尽管学习了多年的英语，即使读写没有什么大碍，但跟外国人的口语交谈却十分费力，究其原因，主要有以
下几点：发音不准确。假设我们的发音能做到和外国人的发音完全一样，就一定能够听懂外国人的语音。英语本土人士一般是用“底气“发音，而多数中国人倾向于只用口腔发音，说出来的话口音差别很大。因此，找一盘发音纯正的英语磁带，反复认真地模仿，这是很有必要的。
参考文献：
（1）南平师专学报2007年第3期
(2)方国雄．秘书学[M]．北京：高等教育出版社，2001：118．
（3）杨延治．对外经贸英语[M]．北京：对外经济贸易大学出版
社．2000：137-163．
篇二：文秘写作的必备条件
文秘写作的必备条件
写作，作为人们进行交际，沟通思想，传递信息，传播知识的手段是每一个有文化人都必须掌握的 一门基本技能。写作，是每个国家工作人员“常常用得着的基本工具，”也是搞好本职(原文来自：wWw.xiaOcAofANweN.coM 小 草 范 文 网:涉外文秘写作)工作必须具备的一种起码的素质。文秘人员作为国家工作人员群体中的一部分，是为领导处理日常工作和决策服务的，调查研究，综合情况，提供信息，撰写文稿，处理文电，这是当的文秘人员主要职责。作为现代文秘人员，如果没有具备较高的写作理论修养和专业写作能力，可以肯定地说，那是很难担得起新时代光荣使命。
文秘写作，需要根据理论联系实际的原则，有规范，有步骤地、系统地加强写作训练，文章内容要观点正确，感情健康，内容充实，中心突出，结构严谨，文理通顺，语言流畅，标点正规，书写工整，字体合乎规范。
现在，来具体讲一讲文秘写作者所必备的条件：
第一、作为文秘写作者，要有一定的写作水平，也就是要有笔杆子。平时要多积累知识，如果没有丰富的知识，那么，把一篇文章写好，那是做不到的。当然，作为文秘写作者，必须懂一或两门外语，就有能力写外语文章。
第二、作为文秘人员，必须遵守党的一切政策、方针、路线，这也是文秘写作最重要的一条，只有这样才能适应现在的社会。有的同志说得好：“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。”我觉得这也说明了文秘写作的政策性和严肃性。
第三、写任何文章，除小说外，要坚持实事求是，真实地反映客观情况。求实是一切工作的准则。秘书工作是为领导决策提供依据的，尤其应该实事求是。文秘写作的内容必须从实际出发，真实地反映事情的本来面貌。在使用材料时，要老老实实，实实在在，成绩就是成绩，缺点就是缺点，不能弄虚作假，张冠李戴，随意编排组合，也不允许搞什么“合理想象。”
第四、要多进行调查研究。我们在写文章时，不进行调查研究那是不行的。比如，要一个文职人员写一份产品说明书，如果不去调查的产品，不去研究这个产品，那么，光凭想象也是写不出的。要合理地进行调查，把情况落实到底。作为文秘人员，会有更多的机会去深入了解，深入调查一些相关事情，写文章才有材料。
第五、掌握文秘写作的范围。作为文秘人员，连文秘写作的范围都不清楚，那就够不上资格当文秘人员，更够不上资格当文秘写作者。
文秘写作大致包括以下一些类别：
（一）行政公文，即命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
（二）日常应用文。具体分八大类：调据类、告启类、书信类、电文类、公约类、公关礼仪类、记录类、民俗类。
（三）专用文书：包括计划、总结、调查报告、经济合同、经济活动分析报告、简报等。
（四）新闻宣传文件。包括消息、通讯、评论和广告等。
（五）法律文书：包括起诉状、申诉状、答辩状等。
（六）学术论文。
第六、懂得涉外秘书工作的性质。作为一个合格的文秘工作人员，要懂得秘书工作的性质，这也是文秘写作的一个方面。作为一种具有广泛性的职业，秘书的工作因其所在部门而异，其工作内容十分复杂，因此要对秘书工作的性质给予十分明确的定义是相当困难的，我们要和外国人打交道，常要接国际电话、收发文件、办理文书、档案等。因此，文秘写作也要具有一定的秘书工作性质。
第七、作为文秘写作者，要有很高的素质。如果一个文秘职员，没有一点素质，写出来的文章从思想上来看，也是低沉的，或思想内容不健康的，文章的质量也不高。一个文秘写作者，据我分析，要具有以下四个方面的素质：1、政治修养。2、工作作风。3、智能结构。
4、业务水平。
第八、写作前要精心构思，拟制写作提纲。我们知道，写任何一篇文章，都要进行构思，打草稿，拟制写作提纲。构思是文章整个写作过程中的重要的一个环节，也是决定文章优劣的前提前。文秘写作的构思有一个主体被动接受到发挥主体创造性思维的转化过程。构思也就是通常所说的打底稿。这个底稿往往是一个或详或简的纲目，将这个纲目写到纸上，反复修改，就是我们常说的拟制提纲。列提纲是文秘写作构思最常见的基本方法。
第九、懂得怎样写文章。如果一个中英文秘写作者不懂文章的具体写法，那么会出现不分段，或格式不对，或语句不通，或根本就没有把文章中心意思写清楚。
第十、懂得文秘写作基础知识。文秘写作基础知识如下：（一）主旨。（二）材料。（三）结构。（四）语言。（五）表达。（六）文风。
总之，有了以上十点，作为一个中英文秘写作者，就能把所有的文章写好。
篇三：秘书(涉外文秘方向)
文秘（涉外文秘方向）专业代码：660112
培养目标：本专业培养德、智、体、美全面发展，适应社会主义市场经济建设需要，具有较高的英语水平，熟悉企事业商务运作和对外经济贸易知识，掌握现代秘书工作理论与技能，有较强的组织协调及行政管理能力，能适应涉外性质文秘岗位需要的复合型专门人才。 主要课程：大学英语、英语听说、商务英语函电、秘书英语、秘书实务、秘书应用写作、办公自动化、文书档案管理、公共关系、中文速录、财税金融基础、国际贸易实务、涉外商务礼仪、秘书艺术修养
就业方向：毕业生能在企事业单位、机关、社会团体，尤其是外资、中外合资企业和外贸公司从事商务秘书或办公室管理工作，具体岗位群描述如下：
（1）从事来访接待、公关宣传、对外公关事务及危机处理的公关人员；
（2）从事文书处理、上司讲话材料写作、会议记录纪要、企业调研组织安排的文书人员；
（3）从事上司日程安排、跟进服务，上司交办事务督办，会议会务组织等工作的行政秘书；
（4）中小企业兼顾公关、文书、人事管理、财务管理等办公室工作的行政助理人员。
文秘专业（涉外秘书方向）开课情况
1、在培养高等应用型专门人才目标指引下，以职业技能为核心，全
面提高学生素质，在不断调整和改革中，构建了科学合理、层次分明专业课程体系。
（1）公共必修课
思想道德修养与法律、邓小平理论和三个代表重要思想概论、体育、计算机应用基础与办公自动化、高职英语 心理健康教育、
（2）专业基础课
文秘英语、文学概论、中国现当代文学、古代文学、中国古代文学作品选、现代汉语、古代汉语、外国文学、写作基础
（3）专业核心课
秘书学概论、图形图像处理、行政管理学、秘书写作学、涉外秘书实务、外贸函电写作、文书工作与档案管理、办公室管理与沟通协调、办公自动化、电脑中文实用软件、多媒体与网络技术、文献检索、电脑中文信息处理
（4）限定选修课
外国汉学研究、普通话训练、中外礼仪、心理学、新闻摄影、形式逻辑、新闻采访艺术、书法基础
（5）任意选修课
演讲与口才、文学欣赏、音乐与美术、跨文化交际、东南亚语种、东南亚概况报刊出版编辑、广告学、网络传播
（6）实践环节
国防教育、形势与政策教育、专业实习、模拟实习、课程实践、就业指导、毕业实习与毕业论文
以上六大板块层层推进，紧密结合。除公共基础课之外，为了让学生掌握毕业后就业岗位（群）所需的专门职业技能，设置了专业基础课和专业核心课，并在此基础上，还设置了专业技能课程和职业技能课程，加强了实践课程和环节。如我们历来重视学生职业技能的培训和考证工作。职业证书的拥有与否也在很大程度上决定着学生毕业后的就业问题，所以我们一直很重视学生的职业技能训练和职业资格证书考试，我们要求每一个毕业生都必须取得至少一个职业资格证书。 最后，为增强学生的职业能力和素质，扩大学生的知识面和就业竞争力，设置了一组选修课和人文素质、创业课程。整个课程体系结构严谨，层次分明，形成了完整的专业应用型人才的培养体系。 最后，为增强学生的职业能力和素质，扩大学生的知识面和就业竞争力，设置了一组选修课和人文素质、创业课程。整个课程体系结构严谨，层次分明，形成了完整的专业应用型人才的培养体系。