篇一：外事接待注意事项
1.外事接待注意事项 Matters to Be Noted in Foreign Affairs
翻译人员注意事项
1． 做好翻译前的准备工作，对有关的政治、时事和相关主题的背景知识及其词汇等应做好准备。遇到自己难以理解和把握的字、词、句，应虚心请教，做到不耻下问。
2． 翻译时，应做到准确忠实，不擅自增减或改变谈话内容，不参杂个人意见。译文应忠实于原文、原意，用字要严谨。
3． 在保证主要领导的谈话翻译时，兼顾其他人员的谈话翻译。
4． 外宾提出任何要求，应详告主人考虑解决，不要擅自允诺或作否定答复。 5． 外宾有不恰当言论时，应根据事实全部译告主人考虑。如自己解释有困难时，可以暂不答复，并向领导汇报解决。
6． 注意（口头和书面的保密），不得在外宾面前谈论内部问题。文件资料、工作日记等不宜随身携带。
7． 充分了解外宾情况、要求以及对每次活动的反馈意见。
8． 加强政治、时事、政策、业务和外语学习，不断丰富自己的知识，提高各方面的素质。
接待外宾参观注意事项
1． 外宾来参观时，对自己单位的介绍要简明扼要，实事求是，突出特点。 2． 外宾参观工厂、学校时，各项工作应照常进行。
3． 外宾参观的单位不要自行悬挂标语或国旗。一切由接待单位统一安排。 4． 陪同参观的人员不宜太多。指定的陪同人员不得中途离去或不辞而别。 5． 介绍参观情况时，要全面照顾，不要只向外宾或少数外宾讲，而冷落其他客人。 6． 参观时，除照顾好主要外宾以外，也要照顾其他外宾。遇到有些外宾对参观内容感兴趣时，应有专人陪伴并作好前后联络工作。
7. 陪同外宾参观的人员应利用机会作对外宣传工作。
外事接待的服饰和仪容注意事项
1．头发要梳理、胡须要修刮、指甲应修短。
2．服装要大方、整洁、美观、挺直。
3．按不同季节和活动性质女同志可以穿的服装有：西服或民族服装、中式上衣配裙子或长裤、连衣裙、旗袍等等。男同志可以穿西服、中山服或民族服装。参观游览时可以穿便服。出席庆典仪式、正式宴会、领导会见外宾等外事活动时，可以着西服（打领带）、中山装、或两用衫等成套服装。
4．在国外参加外事活动时，除按上述规定外，还应尊重东道国的要求和习惯。 5．最隆重场合应穿严肃、大方的礼服。这些场合里，男同志一般穿深色西服或中山装，女同志一般穿西服或单色连衣裙。
6．穿西服不打领带时，衬衣的领口应敞开；西装外套一般有两个纽扣，习惯只扣上面一颗；穿西服时，应穿皮鞋，不宜穿运动鞋或布鞋。
7．参加各种活动，进入室内场所都应摘帽，脱掉大衣、风雨衣、套鞋等，并送存衣处。男同志任何时候在室内都不得戴帽子和手套。
8．在家中或在旅馆房间内接待临时来访外宾时，如来不及更换衣服时，可以请客人稍坐，立刻换上服装。不得赤脚或穿着内衣、睡衣、短裤接待客人。
与外宾日常交往中的注意事项
1．尊重各国风俗习惯和宗教信仰。
2．尊重老人和妇女。
3．遵守时间、讲究信用。
4．举止庄重，注意言行。
5．公共场合不要修指甲、剔牙齿、掏挖耳鼻、搔痒、摇腿、脱鞋、打嗝、伸懒腰、
哼小曲。打喷嚏、呵欠时应用手帕捂住并面向一旁，避免发出声音。
6．演出和进餐等场合不要抽烟。
7．参加活动前不要吃蒜、葱等气味重的东西。必要时，可以嚼一点茶叶冲淡蒜和
葱的味道。
与外宾见面时的注意事项
1． 称呼：与外宾相见，首先遇到的是称呼问题。通常对男子称呼‘先生’（Mr.），
对已婚妇女称‘夫人’(Mrs.)，对未婚女子称‘小姐’（Miss）。如果不知她是否已婚，可称‘小姐’或‘女士’（Ms.）。
2． 介绍：与外宾相见时如果需要介绍，可由第三者进行，也可以由自己介绍。(转自：wWw.XiAocAoFanWeN.cOm 小 草 范文网:外宾祝酒词)要
把对方的职衔介绍出来。介绍的顺序是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的，把男子介绍给女子。
3． 握手：许多国家相互见面，特别是初次见面时要握手。依照惯例，握手时主人
先向客人伸手，地位高的人先向地位低的人伸手，女士先向男士伸手。女士握手时可以不脱礼服手套。在人多的情况下，不要交叉握手。握手时，要显得自然大方，面带微笑，两眼应注视对方。
4． 致意：如果在同一个场合多次见面，可以点头致意。男士与女士见面，如果女
士不主动握手，男士可以点头致意。
参加宴请活动时的注意事项
1．守约：接到请帖后，按规定时间赴宴，不要迟到。
2．入座：进入宴会厅应脱去大衣、帽、围巾和手套。然后按排定的座位入座。
如果旁边有女士，应先让女士入座。桌上的主人或译员，应主动介绍全桌的人员，以便相互交谈。
3. 进餐: 坐的姿势要端正。进餐时,不要大声咀嚼。口中有食物时, 不要谈话。餐
后剔牙时, 应以餐巾或手掩口。
4. 祝酒: 祝酒时, 主人和主宾先碰杯。人多的时候可以同时举杯致意, 不要交叉
碰杯。主人和主宾致完祝酒词以后, 到各桌祝酒时, 应起立碰杯。在主桌没有起立祝酒前, 其余各桌不要抢先祝酒, 更不要大声劝酒。
5. 交谈: 主人和陪客应该和同桌的人普遍交谈, 在主人﹑主宾致词时, 要暂停进
餐, 注意倾听, 不要交头接耳, 也不要借机抽烟。
6. 用语: 主人在席上不必说过于谦虚的话, 如：‘今天菜不好’、‘招待不周’
等等。
7. 结束: 在我国, 宴会结束时一般不正式宣布。主桌人员退场, 其余各桌人员便
可以相继退场。
篇二：宴会口译略论 郭 琳
宴会口译略论
郭 琳(河池学院外语系,广西宜州546300)
宴会口译略论
宴会是一种非常有效的社交活动,对于口译员来说,不仅要做好宴会前的准备工作而且要注意宴会中的礼仪问题和宴会口译中菜肴的翻译。译员巧妙地运用直译、意译、音译的技巧进行口译,这样就可以在享受美食的同时出色的完成口译的工作。
一、引言
中国的饮食文化源远流长,博大精深,令外国友人赞口不绝。在中外交流中,与日常生活紧密相关的饮食文化尤为重要。英语里有一句话叫做”There is no such thing as a free lunch”。对于口译员来说,他们不仅有free lunch, 而且还有free dinner和free banquet。在正式而隆重的宴会上,译员要熟识正确的宴会礼仪,有效进行社交活动,体现译员的素质和修养,增进与会者之间的感情交流。同时,译员将表达美好愿望的菜名准确传神翻译出来,不仅能够让外国朋友爱上中国美食和富有中国特色的饮食文化,还可以增进双方的文化交流。
二、宴会口译的特点
口译员工作需要出席的宴会场合和规模各不相同,可能是非常隆重的晚宴,大型的招待会,也可能是小型的工作便餐。虽然大部分宴会都很正式,但是相对会谈和会议来说,宴会的气氛更加轻松活跃。
(一)宴会前的准备
宴会具有很重要的礼仪作用,有严格的礼仪要求。宴请宾客是一种较高规格的礼遇,所以在宴会上的口译员一定要认真、周到地做好各种译前准备工作。首先,要了解参加宴会的有哪些人,主人和宾客的姓名、职务、称呼、身份、国籍等;其次译员也要了解举办宴会的主要目的,是为表示欢迎、答谢,还是为表示庆贺、纪念等等。最后,译员要知道宴会的形式,是正式宴会,还是冷餐会、酒会、茶会等其他形式。
(二)宴会中的礼仪
宴会口译员必须注意宴会中的礼仪。具体礼节如下:主人陪主宾进入宴会厅主桌,接待人员引导其他客人入席后,宴会即可开始。宾客在服务人员的引导下入座,译员要注意在自己的座位入座,不要坐错了位置。入座之后,坐姿要自然端正,不要往后倒靠在椅背上;肘不要放在餐桌上,不要托腮;眼光随势而动,不要紧盯菜盘。
正式宴会一般都有致词和祝酒,但时间不同。中国的宴会习惯是在开宴之前讲话、祝酒、客人致答词。在致词时,全场人员要停止一切活动,聆听讲话,并响应致词人的祝酒,在同桌中间互相碰杯。西方国家致词、祝酒习惯安排在热菜之后,甜食之前,至于冷餐会和酒会的致词则更灵活些。
在宴会正式开始前,译员要口译一些致词比如:”今天,我们举办宴会,款待各位朋友,旨在创造契机增进双方商务人士之间的了解和交流。Today, we hold this banquet to entertain our dear friends, our aim is to create an opportunity for the businessmen of the two sides to improve understanding and exchange."
译员要提前准备一些祝酒词,这样在口译时才能从容不迫。”各位能够赏光到此,我感到非常荣幸,让我们举杯,祝愿此次合作圆满成功!并祝愿我们友谊常存!干杯!"I consider it a great honor to have you all here. Let me propose a toast, and wish the cooperation a complete success.May our friendship last forever! Cheers!"
然后,再请大家用餐,”我们今晚准备了中国式的酒菜,希望各位都会喜欢。"We have prepared a Chinese meal forthis evening, I hope you will all like it."
主人拿起餐巾后,译员方可拿起餐巾,打开放在腿上,千万不要别在领口或挂在胸前。餐巾是用来防止菜汤滴在身上和用来擦拭嘴角的,不可用来擦餐具,更不要用来擦脖子抹脸。进餐过程中口译员要时刻注意,当有人讲话时要将食物咽下并坐好,然后话题要轻松、高雅、有趣,不要涉及对方敏感、不快的问题。口译员得负责全桌人的交谈翻译,当然主要对象是宴会的主人和主要嘉宾。在宴会上,口译员一般不能够做笔记,所以应着重传达意义。
当然,译员要向外国友人介绍一下菜肴,比如: “这是中国式的冷盘,请大家随便用。Here are Chinese cold dishes, please help yourselves."/请多吃点烤鸭。"Have some more the roast duck, please."
当宴会上出现冷场时,口译员也可以根据实际情况灵活提出一些不敏感的话题,如: 菜肴的风味/中国的烹调丰富多彩,色、香、味俱全。Chinese cooking has many varieties. That makes it perfectly wonderful in appearance, smell, and taste."/您是喝红酒还是白酒呢?这里有王朝和茅台。"Would you like wines or spirits? We have Dynasty and Maotai spirits."同时把内容告诉另一方,以便双方能够继续谈下去,自己则退到担任翻译的角色,这些做法都会使宴会的气氛更加活跃。
三、中式菜肴的口译
在宴会上,向外宾介绍菜肴也是口译员进行翻译的一个重要部分。译员平时也要积累一下最
常见的菜名译法,比如: 三鲜汤译为"soup with fish, shrimp and pork balls", 年年有鱼:"fried the whole fish"。同时,一些地方特色菜也要熟记心中,比如:北京烤鸭"Beijing roast duck", 西湖醋鱼"west lake vinegar fish",扬州炒饭"Yangzhou style fried rice", 成都子鸡"Chengdu style stir-fried spring chicken",等等。中华饮食文化博大精深,要把所有菜名的翻译熟记于心是不可能的,译员在平时学习和生活中应注意积累食物的翻译,烹法和口味的表达方式,临场时再灵活运用直译、意译、音译的技巧进行口译。
1.译员还要了解中国菜命名的方法,以便灵活运用到实际的宴会口译中。
译员要熟记中国菜的九种做法:煎fried,炒stir-fried,炸deep-fried,烧roast,焖或炖stewed,蒸steamed,红烧braised,白灼scalded,烤barbecue。通常菜名的翻译是根据烹饪用的材料、味道、形状、颜色、烹饪方法等,比如/洋葱炒牛肉丝可以译为"fried shredded beef with onion",/荷叶粉蒸肉译为"steamed floured-coated pork wrapped in lotus leaves",/松子黄鱼译为"yellow croaker with pine nuts"。
2.用比喻来表达美好愿望的菜肴。
中国的饮食文化源远流长,博大精深,令外国友人赞口不绝。通常在正式而隆重的宴会上,表达美好愿望的菜名让外国人深深爱上中国的饮食文化,增进双方的文化交流,比如/金玉满堂,译员可以先把它要表达的美好意思表达出来,"the hall filled with treasures",然后再进一步解释它烹饪用的材料" shrimp and egg soup";再比如/全家福这道菜,当译员告诉外国友人这道菜象征着"happiness to the whole family",宴会的气氛一定非常融洽,然后再介绍它是"stewed as-sorted meats"。此外还有凤凰投林,先译"the phoenix flying into the woods",再解释它是"stir-fried chicken shreds with Chinese chives"。
3.口译根据历史传说和典故来命名的菜肴。
有时在介绍美味佳肴时,还会提到中国的历史人物和传说典故。最典型的有/霸王别姬,先把它译为"the king says goodbye to his beauty",如果外国人对这个故事感兴趣的话,译员便可以简单讲讲这个典故,让外国人记住这道美味佳肴。这样比直接说它是"broiled turtle and chicken"印象深刻。
4.口译中式菜肴名要考虑西方文化。
有一些常见的菜肴,如果直译可能会吓坏品食者,比如/狮子头,若译为lion head,外国人可能会吓一跳,若译为"meat ball",那么/红烧狮子头就是" braised minced pork balls with brown sauce"效果便会不同。口译中式菜肴名要考虑西方文化,这里要说说宴会的一道大菜龙凤会,如果译员只是讲这道菜用的材料,"stewed snake and chicken",就会让西方人望而却步,没有品尝美食
的胃口,所以应该译为"dragon and phoenix"。同样的,/龙虎凤大烩不要译作"thick soup of snake, cat and chicken"而要译为"thick soup of dragon, tiger and phoenix",龙虎斗也要译为"dragon and tiger fight"。这样既使外国友人愉快地进餐,又达到了传播中国饮食文化的目的。
篇三：宴会组织安排及社交礼仪
宴会组织安排及社交礼仪
一、 宴请的不同方式
宴请是一种常见的礼仪社交活动。就宴请活动的性质而言，约有三种：第一种是礼仪性的。例如，为欢迎外国元首、政府首脑来访；为庆祝国庆日、建交日和其他重要节日；为应祝重大工程的竣工；东道国为某一重要国际会议的召开等，都属于礼仪上的需要，是一项礼仪活动。这种活动要有一定的礼宾规格和必要的礼宾程序。第二种是交谊性的，主要是为表示友好，发展友谊。例如，接风、送行、告别等。有时候并无特定的题目，也有时是借题目做文章。这种宴会的各方，为解决特定的工作问题而举行宴请，以便在席间进行商谈。这三种情况，有时交相为用，兼而有之。
就宴请的形式而言，常风的有宴会、冷餐（或称自助餐）和酒会。宴会又有国宴、晚宴、午宴、早餐、工作餐之分。自助餐和酒会有时统称为招待会（Reception）.
国宴（State Banquet）是最隆重、最正式的宴会。逢国家庆典或欢迎外国元首、政府首脑时举行，由国家元首或政府首脑出面主持。宴会厅内悬挂国旗，乐队奏国歌及席间乐，席间致辞或祝酒。
晚宴（Banquet,Dinner）(In honour of?)，或为了某项庆祝活动（On the occasion of?）等。正式晚宴一般要排好座次，在请柬上注意对着装的要求。席间致辞或祝酒。有时亦有间乐。
有的晚宴其隆重、正式的程度稍减，而采取比较简便的形式，或称“便宴”。这种宴会适用于亲朋友好之间，气氛亲切友好，有的在家里举行，时间可略为提前，服装可以是非正式的（informal），席位可排也可不排，可即席致简短祝酒词，也可不讲话；餐具、布置等亦可不必过分讲究。总之，可视具体条件简化有关程序并使客人不感到拘束。但这仍有别于一般家庭晚餐（Supper）,仍应注意遵守宴会上的礼节程序。
西方习惯，晚宴一般以邀请夫妇同时出席为好。
午宴(Luncheon)的正式程度不如晚宴。但有时因日程安排较紧，也有在午间举行正式宴请的。一般的工作餐。多在午间举行。还有聚餐会，参加者自己付费，亦多在午间举行。西方习惯，夫人较少白天出来参加宴会，因而一般不请夫人。由于中午时间有限，参加者有的下午还要工作，因此宴会比较简便，服装亦不讲究。
早餐（Breakfast）也是一种简便的宴请方式，有时为某种特定的目的，如募捐、赞助慈善事业等；也有领导人亲切会见个别知名人士，共进早餐。
工作餐 早、午、晚余款均可（Working Breakfast,Working Lunch, Working Dinner）。其形式与安排，均以便于交谈为适当。一般不请配偶。
冷餐招待会（或称自助餐）（Buffet, 或Buffet-Dinner）是一种比较方便灵活的宴请形式，现在比较流行。招待会设餐台，大型招待会还可设多处餐台。餐台上陈列各种食品菜肴，有的布置成各种图案，色彩缤纷，甚为好看。餐盘、刀、叉及餐巾、口纸等放置在桌上，客人可自取选用，也可由招待员端送。这种招待会虽说名为冷餐，实际上临时上些可口的热菜，如软炸虾仁、软炸里脊及春卷等，亦往往很受欢迎。冷餐招待会可设一些散座，供老弱妇女使用；小型的，也可多设一些座位，使每个客人均可入座就餐。
这种宴请形式的好处是：
（1）不设固定席位，客人可在场内自由活动，便于接触攀谈，进行社交；
（2）既可布置得隆重热烈，适用于官方正式活动，如国庆招待会、欢迎代表团等；也可用于各种不同规模的友好活动，能灵活地适应不同的需要。其布置亦比正式宴会简便。夏天或热带地区还可在花园或院子里举行，别具一种风格；
（3）可视财力情况适当掌握丰俭。有的阿拉伯或非洲国家，在招待会上烤全羊；还有些
国家上烤乳猪等，显得比较丰盛考究；有时候，由主人备一些客人喜欢的可口菜肴和点心小吃，有的女主人还亲自做一二样拿手的食品，虽花费不多，也显得殷勤好客。
不过，这种招待会一般不可能人人有座位，许多客人要端着盘子站着进餐，这对中国人来说不容易习惯。
酒会或称鸡尾酒会（Cocktail或Dinks），也是一种通行的招待方式。酒会以酒水招待为主，略备小吃，如各色面包托、小泥肠、三明治等，以牙签取食。酒水和小吃由报务员用托盘端送，也有的将食品置于小桌上由客人自取。
所谓鸡尾酒，实际上是一种混合酒，其配方据说至今已有2000多种。有的师傅的配方还是秘方，有独特的味道混合酒为什么要叫“鸡尾酒”呢？其说法不一。
一说从前外国有一位驸马，善于配制混合酒，很受宾客欢迎，应接不暇，心乱中丢失了调酒的勺子，便信手拔下头饰上的鸡毛来调制，因而得名。
另一说，西欧某国，猎人上山狩猎时各自带酒，一次进餐时，大家把酒混在一起共饮，酒味极佳。由于各种颜色酒混在一起，五光十色，在阳光下闪烁，像雄鸡尾那样好看，因而得名。
现在有的酒会并没有准备鸡尾酒，亦统称鸡尾酒会。在酒会上，气氛随便，边饮边谈。在请柬规定的时间内，可以晚来早退。
酒会举行的时间，一般在下午2点以后到7点以前。如系国庆招待会，也可在中午举行。 除以上各种宴请方式外，还可以举行茶会招待客人。妇女之间的活动，如“三八”国际妇女节及其他妇女之间的联谊活动，就常采取茶会方式。英国习惯，中上层家庭喜欢在下午四五点钟邀请朋友来家品茗聊天，喝一二杯茶，外加蛋糕、饼干之类的小点心。对茶叶和茶具的选择比较讲究，一般用红茶（或咖啡），茶具则用精致的瓷器，不用玻璃杯。茶会一般在客厅而不在餐厅举行。以上各种宴请活动的方式，可根据举行活动的目的、性质、规模、参加人数以及其他有关条件，并参照当地习惯、选择运用，妥善安排，以期达到较好的效果。
二、如何安排邀请
举行对外宴请活动，应邀请哪些人？范围多大为合适？均应根据宴请的目的、当地习惯和双方关系等研究确定。
国宾来访时的欢迎宴会，除邀请代表团人员外，不可适当邀请有关使馆人员，并请我方有关负责人出席作陪；驻外使节举行国庆招待会，应按当地习惯邀请驻在国领导人、有关部门负责人、社会知名人士、友好人士以及外交使团人员等。这种招待会应以邀请官方中上层人士为主。“文革”期间我个别驻外使馆曾不适当地过多邀请了下层人员。对于驻在国政府所不满意的人，一般不宜邀请。为了显示热烈友好的气氛，大型招待会有时可以适当多邀请一点客人，但过分扩大邀请范围，客人太多，招待不过来，效果反而不好。每年逢节日举行的活动，要瞻前顾后。今年邀请的客人，明年不请了，大家就会有想法。逢五、逢十、同平年节日活动的安排在规模上可以有所不同。如系多边活动，对于政治上互相敌对的国家人员，是否同时邀请，要慎重考虑。
小型宴会的邀请名单，更应逐个研究。邀请夫妇一同参加的活动，要注意有些人是独身的男子或女子，写请柬时要有所区别。为人送行的宴会，一般以请熟人作陪为好。家宴一般也只请已经认识的人。
出席宴会的主人，同客人人类的比例要适当，如只有少数几个客人，不要有一大堆主人出席作陪。不要为照顾内部关系而安排无关人员出席宴会；更不可将司机、子女、朋友、同事等未被邀请的人员带入宴请活动场所。曾有一位外宾在报纸上发表文章说，在中国赴宴入席时，“会发现许多在谈业务时根本没有露面或介绍起来毫不相干的人在座，你会突然明白自己其实是为他们带来一顿吃喝而未必带来一笔生意”。“即使是你请客，也要有心理准备，
有那么一些不请自来的吃客”。这位外宾为此感到很不自在。显然，我们应当制止这种情况的发生。
宴会时间的选定，应以主客双方的方便为合适。驻外机构举行邀请驻在国领导的人的活动，应同对方礼宾部门商定时间，注意不要选择对方重大的节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。例如，对信奉基督教的人士不要选十三号；伊斯兰教在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。小型宴请的时间，应首先征询主要客人的意见，主宾同意后再约请其他宾客。
宴会地点的选择，官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆饭店的大厅举行。其余按活动性质、规模大小、宴请方式及实际可能选定。小型正式宴会，宴会厅外另设休息厅（又称等候厅），供宴会前交谈用，待主宾到达后一起进入宴会厅。
宴请活动一般均先发请柬。这既是礼貌，亦对客人起提醒、备忘的作用。有的国家，如邀请国家最高领导人作主宾，还单独发一邀请信，以示特别尊重。
请柬内容一般应包括活动的主题、形式、时间、地点、主人的姓名等。外文请柬通常还打上被邀请人的姓名称呼。中文请柬则把被邀请人的姓名写在信封上。请柬行文不用标点符号，其中的人名、单位名、节日名应尽量采用全称。请柬印刷或书写均可。书写时，要求字迹清晰美观。
除了宴请临时来访人员，时间紧促的情况以外，宴会请柬一般应在二三周前发出，至少亦应提前一周，太晚了不礼貌。有的人甚至因此拒不应邀。已经口头邀约好的也不以补送请柬备忘为好。可在请柬一角“备忘（To remind）”字样。需要排座位的宴会，为了便于事先确切掌握和安排座位，可要求被邀请收到请柬后给予答复。为此可在请柬下角注明“请答复（R.S.V.P.）”。如仅要求不能出席者给予答复，则可注上“不能出席者请答复（Regrets only）”并注明已方电话号码。另外，也可在请柬发出后打电话询问对方是否出席。比较隆重、正式的大型会，最好先排好席位，并在请柬左下角注明席次号（Table No.XX），然后根据落实扣的出席情况，再略加调整。
国际上通常做法，如邀请夫妇二人，可只合发一张请柬。我国国内有些场所需凭请柬入门的，也可夫妇各发一张。请柬的格式与行文，中文本与外文本不完全一致，可以各按其习惯办事，不必强求一致。
三、宴会座次的安排
正式宴会，一般都事先排好座次，以便宴会参加者各得其所，入席时井然有序；同时也是对客人的尊重礼貌。非正式的小型便宴，有时也可不必排座次。安排座位时，应考虑以下几点：1.以主人的座位为中心。如有女主人参加时，则以主人和女人为基准，以靠近者为上，依次排列；2.要把主宾和夫人安排在最尊贵显得的位置上。通常做法，以右为上，即主人的右手是最主要的位置；其余主客人员，按礼宾次序就座；3.在遵照礼宾次序的前提下，尽可能使想邻就座者便于交谈。例如，在身份大体相同时，把使用同一语种的人排在邻近。4.主人方面的陪客，应尽可能插在客人之间坐，以便同客人接触交谈，避免自己人坐在一起；
5.夫妇一般不相邻而坐。西方习惯，女主人可坐在男主人对面，男女依次相间而坐。女主人面向上菜的门。我国和其他一些国家，不受此限。6.译员可安排在主宾的右侧,以便于翻译。有些国家习惯，不给译员安排席次，译员坐在主人和主宾背后工作，另行安排用餐。7.在多边活动场合，对关系紧张、相互敌视国家的人员，应尽量避免把座次排在一起。
在具体实行时，还应根据当地的习惯和主客双方的实际情况，妥为安排。例如，主宾偕夫人出席宴会，而主人的夫人因故不能出席，通常可安排其他身份相当的女主人在主宾夫人的邻近就座，以便招呼攀谈。有时还要根据客人临时因故不能来等情况，在入席前将座次在现场进行调整。
座位排妥后，应设法在入席前通知出席者，并现场对主要客人进行引导。通知席位的办法有以下几种：1.较大型宴会，以在请柬上注明席次为最好；2.中小型宴会，可在宴会厅门口放置一席位图，画明每个人的坐处，请参加者自看；3.有的小型宴请，也可以口头通知，或在入席时，由主人及招待人员引坐。
在每个座位上均应放置书写清楚的座位卡如系多桌次的宴会，还应在每个桌上放置桌次牌。桌次牌可在宴会开始，入座完毕后撤去。
四、菜单的拟订和用酒
宴会上的食品菜肴，要精致可口，适合于来宾的口味，而且还要美观大方，让人看了，悦目赏心，做到色香味俱全。客人往往从主人准备的美味佳肴中，体会到热诚待客的心意，留下久而难忘的记忆。所以，对于宴会菜单的拟订，主人大多比较重视。技艺精湛的厨师，也常常得到嘉宾的赞赏。
中国菜和法式西餐，在世界上享有盛誉。这是东西方文化的一个重要方面。我们应当精心发掘和利用祖国饮食文化的丰富宝藏，为我们的社交、礼仪、国际交往和旅游事业服务。各个国家、民族大多都有自己各具特色的饮食文化。据《纽约时报》993年2月2日文章所载，美国新总统克林顿的夫人希拉里宣称，今后白宫肴将以美国风味为主，而不象以往那样注重法式菜。总统夫妇的首次正式宴会，最后确定的菜单上全是美国菜。这位总统夫人的做法，可以作为重视菜单拟定的一例。
对于客人的宗教习惯一定要注意尊重。巴基斯坦首驻华大使罗查将军离任前，周总理曾请他一家吃饭。鉴于巴基斯坦是一个伊斯兰教国家，周总理特地指定在西单的民族饭店，设清真席，以羊肉等清真菜肴招待。
西餐习惯，上菜的顺序是冷盘、汤、热菜，然后是甜食或水果。中国人则是先吃热菜后喝汤。不管怎么样，冷盘要十分精致，开人胃口，量不必太大，以免一开始吃多了，后面的主菜吃不下。汤宜于清爽可口。热菜要调配适当。西餐吃法，上主菜时还辅以配菜，例如，鱼串配米饭；牛排配土豆、豆角、胡萝卜或瓜条等，味道很好。外国人中有一种流传，说中国宴席，上菜一百道。其实，言过其实。不过，国内某些单位举行宴会过于丰盛，剩菜太多，以为这样才是热情待客，其实是一种误解，反而被人视为是大吃大喝的恶习。而且，宴会上的菜肴，应当着重讲究质量，精心调研。例如，对于某些常来中国的外宾，可以飨之以各色不同的地方风味，使其每次都感到有些新意。鲍鱼、海参是待人珍品，但有的欧洲人不习惯吃；松花蛋是好东西，但有的外国人因其为黑色不敢吃；海蜇皮是佐酒好菜，但有的女宾怕咀嚼时发出声音而不吃。凡此种种，在拟定菜单时，都要根据不同对象，精心调配制作，加以解决。