篇一：行政公文写作基础知识大全
行政公文写作基础知识大全
发布时间：2015-01-30 10:54:22 来源：事业单位招聘网
行政公文写作基础知识大全
行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式，并有行文规则和办理办法。公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。现公文写作范文网汇总了行政公文写作基础知识大全分享给大家。
第一章：行政公文写作基础知识：公文概述
一、公文的概念
公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是办理公务的重要工具。
二、公文的发展、演变，反映了历代政权的性质，也反映了统治者的需要及其对公文在行使政治权力中的重要性的认识程度。公文是统治阶级实现其统治的一种重要工具，因此，文书工作具有鲜明的阶级性，它从属于一定的政治集团并为其服务。
三、 “ 文书 ” 、 “ 文件 ” 、 “ 公文 ” 这三个概念，在机关的日常活动中是基本一致的。四、公文的特点
五、公文的作用
六、公文的分类：新办法将公文的种类规定为13类13种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
【全部内容】
第二章：行政公文写作基础知识：公文写作一、公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改、形成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中，起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。
二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面。在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。
三、公文写作的主要特点
四、公文写作的基本要求
五、公文写作的一般步骤和方法
六、公文写作人员的素质修养
七、公文写作人员加强修养
【全部内容】
第三章：行政公文写作基础知识：公文的体式与稿本
一、公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。
二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。
二、公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。
三、一份完整的公文由一些规定的数据项目构成，这些数据项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。
四、公文的书面格式是指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。
五、公文的排版形式是指公文数据项目在文件版面上的标印格式 , 是指公文的外观形式。
六、公文的装订要求：公文一律左侧装订。一般采用线装、钉装或胶帖的办法。
七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。
【全部内容】
第四章：行政公文写作基础知识：公文的行文规范
一、按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。
二、公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。
三、根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为上行、下行和平行三个方向。
正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则：一是按机关隶属关系行文。二是按机关的职责范围行文。
【全部内容】
第五章：行政公文写作基础知识：机关法定公文的写作(命令、议案、决定、决议、意见)
一、命令，是指法定的领导机关或领导人对下级发布的一种具有强制执行效力的指挥性公文。
二、议案是由具有法定提案权的国家机关、会议常设或临时设立的机构和组织，以及一定数量的个人，向权力机构提出进行审议并作出决定的议事原案。
三、决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求机关各部门和下级机关或有关单位贯彻执行的指令性公文。
四、决议是指党的领导机关就重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。
五、意见，是党的领导机关和国家行政机关对重要问题提出见解和处理办法的一种公文。
【全部内容】
第六章：行政公文写作基础知识：机关法定公文的写作(公告、公报、通知、通告、通报)
一、公告是指政府、团体对重大事件当众正式公布或者公开宣告，宣布。
二、公报是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文。
三、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章：传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。
四、通报主要用于上级机关对下级机关的表彰、批评、情况说明三类情况。
五、通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。
【全部内容】
第七章：行政公文写作基础知识：机关法定公文的写作(报告、请示、批复、函、会议纪要)
一、报告，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
二、请示是下级机关向其直接上级机关请求对某项工作、问题作出指示。
三、批复是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种。
四、函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
五、会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。
【全部内容】
第八章：行政公文写作基础知识：机关其他常用文书的写作(规章类、计划类、总结、调查报告)
一、规章类文书是规范工作、活动、行为等的法规、规章制度类文书，适用于党政系统、社会团体、企事业单位及各类组织机构。
二、计划类文书的作用：下情上达、上情下达、统一自身步调。计划类文书的特点:目标的前瞻性、操作的预想性。
三、总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。
四、调查报告是针对现实中发生的较重大的问题，作专门调查后，利用调查材料写成的书面报告。
【全部内容】
第九章：行政公文写作基础知识：机关其他常用文书的写作(讲话类、记录类、简报、建议类)
一、讲话类文书就是人们在各种特定场合发言时所依据的各类文稿的总称。
二、记录类文书是指如实记录有关内容而形成的公务文书。记录类文书包括会议记录、电话记录、接待记录和大事记。
三、简报就是简明扼要的书面报告。按内容分，简报包括会议简报和工作简报。
四、建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。建议类文书一般可分为议案、提案和建议等。
【全部内容】
第十章：行政公文写作基础知识：公文处理工作
在机关秘书部门的工作活动中，公文处理工作是一项最主要、最大量、也是最重要的日常工作。公文处理工作通过公文的拟制、办理、管理以及立卷归档的一系列相互衔接的程序和环节 , 构成机关信息运转与处理的科学流程。公文处理工作具有政治性、时限性、机要性和规范性的特点。
公文处理工作的领导、指导关系
公文处理工作的组织形式可分为两种类型;集中形式和分工形式。
公文处理工作的具体要求
【全部内容】
第十一章：行政公文写作基础知识：公文办理程序
一、公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。公文办理程序包括收文办理和发文办理两个部分。
二、收文 , 是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。收文办理程序主要有：签收、拆封与登记、分发与传阅;拟办、批办与承办;催办、查办与注办。
三、发文，是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料 , 包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。
【全部内容】
第十二章：行政公文写作基础知识：公文立卷工作
一、公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
二、案卷，是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体。
三、公文立卷工作的组织。
四、公文立卷的原则可表述为 ,“ 保持文件之间的历史联系，区分保存价值 , 便于保管和利用 ” 。
五、公文立卷的准备工作包括事先编制好立卷类目、坚持做好平时立卷工作两方面的内容。
【全部内容】
篇二：公文写作基础知识-最全
公文写作基础知识
一、公文的定义和分类
（一）定义
公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写成文件；我们要向基层单位安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发下去，备查、备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一个什么决定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关事业单位工作人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能力，是每一个机关事业单位工作人员的基本素质要求。当前，各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，重视公文写作、加强公文写作，对于年轻人来说，具有更加积极的作用。
（二）分类
1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。
2、按照行文方向划分：上行公文（向上级单位行文）、平行公文（向平级单位行文）、下行公文（向下级单位行文）。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。
3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时，必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。
4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。
5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。
6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。
规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、
建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。
（三）机关公文要素
机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
（四）公文处理包括哪些工作
公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。
二、公文写作的共性要求
公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。
（一）确定文种
这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工
作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。一般说来：
1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择《决定》文种。比如：党中央决定在全党（特别是党员领导干部）开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说，是件大事，所以用决定文种；每年初的“三干”会上，县政府都要出台一个《关于兑现**年人口与计划生育工作责任制的决定》，这就是个奖惩决定。
2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定，适用公告。比如，每年要在天仙河流域实行禁渔，这涉及到菖蒲、五河等乡镇的从业人员的利益，我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。供电公司、水厂要公布社会周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。
3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》。
4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，选用报告类文种，如工作报告、情况汇报等等。（其中，政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况）。
5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用《请示》。
6、答复下级机关的请求事项，用《批复》。
7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法，一般选用《意见》。
8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理关系的机关之间，比如县财政、审计、国土等政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用《函》。
9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用《会议纪要》。
10、还有一种《命令》文种，主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令），这些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通过，因此，在市、县两级，一般不涉及到《命令》文种。
以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况来确定。
（二）规范写作
公文写作要努力做到“六个规范”：
篇三：公文写作基础知识
第一编 公文写作基本知识
公文
一、公文的定义
什么是公文?这是一切公文工作者(理论研究人员和实际工作者)都必须首先弄清的问题，也是公文学研究的最基本问题。
关于公文的定义，现行党和国家的公文法规中都有明确具体的表述。1993年11月21日，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》中第一次从公文的形成范围、性质、功能和体式等方面，对公文的定义做出了明确界定。2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中再次沿用了原有的表述。
《国家行政机关公文处理办法》第二条明确规定：“行政机关的公文(包括电报，下同)是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”。
1996年5月3日，中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》的第二条，也对党的机关的公文定义做出界定：“党的机关公文，是党的机关领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书”。
上述党政机关的公文定义，都将公文的属概念界定为“文书”，将其种差界定表述为三点：一是指明了公文的形成本质，即公文产生于党政机关进行公务管理的过程之中；二是公文具有法定的权威性和特定效力；三是公文具有规范的体式(格式)。可以看出，这两个定义的表述从实质上讲完全相同，很好地揭示和反映出了公文的内在本质属性，既严谨周机关公文写作密，又规范科学。
公文的定义有广义、狭义之分。上述党政公文的定义只适用于我国现行党政机关，故当属狭义的公文定义，其中前者系行政公文定义，后者是党的机关公文定义。据此推论，可以将广义的公文定义扩展表述为：“公文是各种法定的社会组织在处理公务过程中形成并使用的具有法定效力和规范体式的文书。”这一定义将公文的制作主体、形成范围以及属概念等方面的内容加以扩展，具体揭示出以下几个方面的问题。
第一，公文的制作和发布者具有法定性。即公文只能由各种法定的社会组织制发，包括政治组织、经济组织、军事组织、司法组织、科教文卫组织等等，它们是制发公文的法定作者(主体)。除此之外的其他任何组织和个人都无权制发公文，否则根据我国《刑法》的规定，必将受到法律的制裁。
第二，公文产生于各种法定社会组织的公务活动之中。它在法定社会组织处理和推动国家、集体的公务活动过程中形成，并紧紧地为公务活动服务。它要体现各种法定社会组织的意志，是其处理公务不可离开的书面文字工具。一言以蔽之，没有公务活动，就不会产生公文；公文产生以后，又反过来为公务活动提供服务；二者之间是相辅相成、互为依存的辩证统一关系。离开公文，各种法定社会组织机构的协调运转势必受阻，陷入混乱状态。
第三，公文一经制发，即具有法定效力。它是各种法定的社会组织依法行使国家赋予职权的重要体现，一经发布，在其所溯及的范围内，有关单位和人员都要积极作出反应，将公文内容事项付诸执行、遵循和参照处理，任何单位和个人都不得漠视或违反，否则就要受到有关部门的追究，依法承担相应的行政或法律责任。具体而言，公文的法定效力表现为三个方面，即确定力、执行力和约束力。而且这种效力与公文的发布和传达相伴而生，同时俱来，具有明显的直接性和共生性的特点。这也是公文区别于其他文体的重要特征之一。
第四，公文具有规范的体式。各种法定的社会组织所制发的公文，从文种的确立和使用，公文的格式与标准，行文的方式和方向，公文的处理程序以及公文的语言文字等都要按照国家的统一规定进行，具有完整的规范标准。具体到一篇公文而言，它应当载有哪些内容，都有特定的范围限制，任何人不能随心所欲。同时，对于这些特定内容，又应如何恰当、合理
地加以表述，通过怎样的结构形式反映出来，也都具有特定的制作规范和严格要求，任何单位和个人都不得自行其是。在这方面，公文与一般文章殊不为同，表现出很强的程式化特性。
第五，公文从属于文书。列宁说过：“下定义是什么意思呢?这首先就是把一个概念第一编公文写作基本知识放在另一个更大的概念里。”（《列宁选集》第2卷第146页。）从逻辑学的角度而言，这个“更大的概念”应当是与源概念(被定义概念)最为邻近的属概念，即所谓上位概念。否则，便不能保证定义的确切。以此来衡量公文这一概念，即可看出，它的属概念应当是“文书”。而文书又是什么呢?它是各种社会组织和个人在社会活动中为了处理各种公私事务而采用文字方式在一定载体上形成并使用的具有规范体式的信息记录。具体包括两大类：一是各种社会组织在推动和处理国家、集体公共事务过程中所形成并使用的公务文书(此即广义公文)；二是个人、家庭和宗族处理自身内部事务过程中形成并使用的各种私务文书。与公文相比，文书的外延大、内涵少；公文的外延小，内涵多。依据逻辑理论，二者之间构成属种关系。
二、公文的类别
公文是一个集合名词。为了更加准确地理解和把握公文，进而正确地撰写公文，需要对公文进行分类。关于公文的分类，一般有以下诸种方法。
（一）根据所起的作用不同，可分为：
(1)法规性公文。如条例、规定、办法、章程、守则、规范、制度等。
(2)计划性公文。如计划、规划、要点、方案、预案、设想、纲要、安排、打算等。
(3)指导性公文。如命令、指示、决定、决议、通知、会议纪要、意见等。
(4)陈述性公文。如工作总结、工作情况报告、调查报告等。
(5)请示答复性公文。如请示、批复、复函等。
(6)沟通情况性公文。如通报、简报等。
(7)宣传教育性公文。如讲话稿、通告等。
(8)商洽性公文。如函等。
（二）根据不同的行文关系，可分为：
(1)上行公文。即指下级机关向上级主管机关的行文，如请示、报告、意见等等。从实质上讲，议案也是一种上行公文。
(2)下行公文。即指上级机关对本机关下属单位的行文，属于自上而下的行文。如中共中央给所属各部委和各省、自治区、直辖市党委的发文；省政府给各委、办、厅、局和各行政公署、市政府的发文等。这方面使用的具体文种主要有指示、意见、决定、决议、通知、通机关公文写作报、会议纪要、批复等；
(3)平行公文。即指不具有隶属关系的机关(即无领导或者业务指导关系的机关和单位)之间的往来行文，如函等。
（三）根据公文制发机关的不同性质，可分为：
(1)行政公文。即指国家行政机关在处理日常公务活动过程中所使用的公文，例如为行政指挥、领导和指导工作、公务联系和交往等而发出的命令、通知、通报、请示、报告、会议纪要、函等。
(2)党务公文。即指由党的各级机关制发的公文，它反映的是党的领导活动和党的组织建设、思想作风建设等方面的情况，如章程、条例、规定、细则、决定、决议、请示、报告、通知等。
(3)法规公文。即指由国家权力机关和行政机关制订颁布的法律、法令和行政法规，如规定、条例、规则、办法、细则、守则、制度、规范等。
(4)外交公文。即指在外事活动中专门使用的公文，主要有国书、议定书、照会、备忘录、护照、条约等。
(5)司法公文。即指公安机关、人民检察院、人民法院等机关或部门在依法办理各类案件过程中所制作和使用的各种文字材料，如立案决定书、呈请拘留报告书、提请批准逮捕书、起诉意见书、批准逮捕决定书、抗诉书、开庭通知书、判决书、裁定书、调解书等等。
(6)计划公文。即指由各级政府提请同级国家权力机关审查批准的国民经济与社会发展计划以及财政预决算等。
(7)军用公文。即指由国家军事机关所使用的各种公文，主要有命令、通令、指示、通知、通报、请示、报告等。
（四）根据公文的来源及发出、使用的范围，可分为：
(1)通用公文。即指各级党政机关、人民团体、企事业单位所普遍使用的公文，它既包括《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中所规定的正式和主要的公文文种，也包括其他常用各种应用文，或称事务文书。
(2)专用公文。即在一定的业务范围内，按照特殊需要而专门使用的公文，它包括外交公文、司法公文、计划公文、科技公文、军用公文等。
(3)普发公文。是指上级机关对下级机关发布的指示、通知、通报等下行文。
(4)专发公文。亦称单发公文，系指只针对某一特定机关所发的公文，只需主送一个机关，如批复、复函等。第一编
公文写作基本知识
(5)收入公文。即指主管上级、所属下级单位及其他外部单位发来的文件。
(6)发出公文。即指本机关向外机关发出的公文。
(7)公布公文。即指向社会各界和人民群众公开传达或通过报纸、电台、电视台等新闻媒体向国内外公开发布的公文，如命令(令)、公告、通告等等。
(8)内部公文。即指党政军机关及企业事业单位内部使用的公文。
（五）根据公文内容的重要程度可分为：
(1)绝密公文。指涉及党和国家最核心机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受最为严重的损害。
(2)机密公文。是指涉及党和国家比较重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受比较严重的损害。
(3)秘密公文。是指涉及党和国家重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受损害。
（六）根据公文送达和办理的时间要求，可分为：
(1)特急公文。是指内容特别紧急的公文，其办理时限一般不得超过24小时。
(2)紧急公文。是指内容比较紧急的公文，其办理时限一般不能超过3日。
(3)一般公文。其办理时限一般不宜超过15日。
三、公文的特性
公文作为表述社会组织集团意志的文书，其特性主要有以下几个方面：
（一）作用的策令性
公文是传递治理国家的策令的，担负着其他任何文体都不能担负而且不允许担负的特殊使命。策令性是公文所独自具有的特性。在阶级社会中，策令是反映阶级意志的，这就不能不使公文具有鲜明的阶级性和服务于政治的作用。
（二）特有的严密程式性
严密程式是其他文字形式都不具有的特性，它体现政治集团的权限和从属关系。程式性指公文的惯用格式、写作层次与转述来文的方式。惯用格式即指具有一定的写作格式，这种格(本文来自：wwW.xIaocAofanwEn.coM 小草 范文 网:年公文写作基础知识)式有的是国家明文规定的，有的是约定俗成的，如文件、条据、诉状、合同、契约、机关公文写作讣告、启事、海报、专用书信等无不具有不可随意改变的一定格式；写作层次，主
要是指公文在篇章结构上的一系列技术性要求，如标题揭示、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等；转述来文的方式，是指在转述公文时，要加“文件头”，形成复体行文的形式，被转述的文件列为“附件”。明确规定下级转述上级的来文称做“转发”，上级转述下级的来文称作“批转”，平级机关之间相互转述也叫“转发”。拟写“文件头”一般要写明三点内容：一是表明对被批转、转发文件的态度；二是强调被批转、转发文件内容的意义；三是提出贯彻或办理的要求，做到开宗明义，讲求实际。值得提及的是，作为公文程式的延伸，还有一个信符问题，即作为公文有效性的标志加盖印鉴。公文的构成有三个要素，即作为指导国家治理的政策思想，体现政治集团权限的行文程式，以及作为权力标记的信符。而作为三要素的组合体，则是公文的重要特性，是其他文体都不具备的。
（三）撰拟的专任性
公文的策令作用，使公文撰拟必须由指定的专人进行。公文撰拟的专任性是政治的需要。只要有公文存在，这种撰拟上的专任性就是不可改变的。正是这种撰拟的专任性和传递的严密性，保证了公文准确地履行表述政治集团意志的职能。公文撰拟的专任性，包括两种形式：一是职述，即由担负某种职务的人去拟写与其职务相称的公文；二是代拟，即指一级领导机关或领导者个人授权由他人代拟公文。
（四）严格的时间性与特有的时效性
由于公文是解决公务活动中实际问题的手段之一，这种实用性决定了公文要快写、快发、快处理，以提高机关工作的办事效率。时效性是指任何一份文件都具有一定的时效，没有时效的文件是不存在的。时效的产生，除文件中明确规定生效的时间外，所有文件都以“成文日期”作为生效时间。文件时效的丧失，有两种情况：一是明确宣布被某一新的文件所代替，从新的文件产生之日起，原某一旧文件的时效性即行停止；二是随着客观形势的变化，有些文件的时效自然地被终止。
（五）实实在在的真实性
文学作品的真实性，要求的是艺术的真实，允许艺术虚构。而公文的真实性，要求的是事实上的真实与方针政策上的真实，这是公文写作的一大特点。事实上的真实，系指公文中所反映的事物是实实在在存在的，而且任何一个细节都必须是存在的，不得有丝毫的出入，是绝对的真实；方针政策上的真实，即党和国家方针政策的制定是以客观存在的实际为科学依据的，正确的方针政策体现着事物发展的客观规律性，公文的内容只有符合党第一编公文写作基本知识和国家的方针政策，才能符合客观规律。公文的真实性，是事实真实与方针政策真实的有机统一。
（六）作者与阅者的特定性
公文必须是法定作者，即依法成立并能以自己的名义行使权力和担负义务的组织及其代表人。因此，公文的作者不是什么人都可以充当的。同时，公文行文的对象也是特定的，从起草开始就明确了阅者是谁。这种作者与阅者的特定性是其他文体所不具备的。
四、公文的作用
公文作为党和国家机关传递策令、沟通情况、推动公务活动开展的书面文字工具，具有如下几个方面的作用。
（一）规范作用
在党和国家所使用的公文中，有相当一部分是用来制定和发布全国或地方性的各种法律、法令和行政法规，它规范着亿万人民的行动，要求人们必须坚决执行，国家以强制力保证它的权威性，如《刑法》、《婚姻法》、《政府组织法》及各种规定、条例、决定、通告等。它还用以制发一些章程、准则、守则等，这些虽不是法规，但对所属成员同样起着规范和准绳的作用。
（二）计划作用
计划是党和国家实施管理的中心环节，要管理，就要对工作的目标和任务做出设想和安排，对重大的问题做出决策。通过计划和决策，确定任务的内容、工作步骤、工作方法和各种要求，而党和国家各项计划活动所形成的文字材料就是公文的一个重要方面，比如计划、规划、工作要点、会议纪要、意见、决议、设想、安排、办法等，统属起计划作用的公文。
（三）组织作用
党和国家的计划和决策作出之后，就要付诸实施，化为具体的执行活动。在具体的组织活动中，除了使用语言等手段外，就是使用公文这一文字手段，比如使用简报、通报等来交流信息、提供情况，通过请示、报告等来解决下级工作中遇到的问题和掌握下级的情况，使用命令、决议、通告、意见等对下级的工作提出明确具体的要求，加以推进和指导，因此说公文是实现党和国家进行组织活动的一个重要工具。机关公文写作
（四）协调作用
协调就是改善和调整各机关、各部门、各项活动之间的关系，使各项管理活动分工合作，密切配合、步调一致，实现共同的目标。而公文是实现这种协调作用的很重要的一个手段。例如通过制定决议、发布决定、总结工作来统一人们的思想认识，做到步调一致，以免贻误工作；通过发布通知、通告来纠正不良倾向，保证党和国家整个工作机器正常有效地运转。如中共中央关于经济、科技、教育体制改革的决定，党的十一届六中全会通过的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》等重要文件，都起着协调行动、统一人们思想认识的重要作用。
（五）控制作用
要使党和国家的管理活动顺利进行并达到预期目的，对管理活动的进程和结果必须加以控制。控制就是监督、检查和规范，而公文中大部分是起这种作用的。要实现控制就要上情下达、下情上达，彼情此知、此情彼知，公文中的情况报告、简报、通报、信息快报等就是起这种沟通交流情况作用的。对某一方面工作起指导作用和对某一不良倾向予以制止的指示性通知、批评性通报、指示、指导性通报等都是起控制作用的。
（六）宣传作用
为了保证党和国家的路线及各项方针、政策的顺利贯彻实施，各级党政机关要经常制发一些着眼于对干部群众进行思想教育的公文，以提高人们的思想认识，调动大家建设中国特色社会主义的积极性。
（七）联系作用
在平级和不相隶属的机关之间，通过公文往来，可以相互联系工作，交流信息，沟通情况、商洽问题，取得配合，它是平级和不相隶属机关之间相互联系的桥梁和纽带。
（八）凭证作用
某些公文在完成了它的现行作用之后，将要进行整理，归人档案，对今后的工作，起着记载、凭证和考查的作用。
公文的上述作用不是彼此孤立的，而是相互联系的，有时一个文件往往同时具有几个方面的作用。第一编公文写作基本知识
五、公文语体与稿本
语体在修辞学上的使用有两个意思：一是指语体文，即白话文，与文言文相对；二是语言的功能风格，是人们在不同的社会生活领域内进行交际时，由于不同的语言环境所形成的一系列使用语言材料特点的综合。通常所说的语体主要指后者。语体可分为说话语体和书面语体两大类，后者又具体分为科学语体、艺术语体、政论语体和事务语体。公文语体是事务语体的分体之一，它是人们在公务活动中形成并使用的。公文语体以实用为目的，这就决定了它的语体风格是：平实、简明、庄重。由于公文是讲实用的，在运用语言时就必须把着眼点放在明确表意和加快交流速度上，这就要求写得平实、简明；由于公文又具有一定的权威