篇一：应用文公文写作基础知识
应用文写作基础知识
一、应用文分类
依据是否具有法定性（即法定效力），将应用文分为公文类和事务类两类。
1、事务类文书—指机关处理日常事务常用的，且不在法定公文范围内的文书。
常用事务性文书有计划、总结、调查报告、研究报告、述职报告、工作方案、提案、讲话稿、演讲词、解说词、制度、章程、规划、办法、细则、公约、守则、大事记、会议记录、编者按。
2、公文—指我国机关、团体、企事业单位在公务活动和行政管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书。按照国务院2001年1月1日开始执行的《国家机关公文处理办法》（1994年1月1日开始执行的同时废止），行政机关的公文种类有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
如果按行文的不同方向来划分，公文可分为上行文、平行文和下行文。以上13种公文中，请示和报告、议案是上行文，函是平行文，意见是通用文，其他的8种都是下行文。
3、事务类文书与公文两者相同点和不同点
⑴、相同点：功能相同、格式相近，都为公务活动服务，有相对固定的规范格式。 ⑵、不同点：事务性文书不具有法定效力。权威性、规范性弱于公文，这是两者主要区别。
二、格式要求
应用文的主要结构一般分为三部分：文头、主体、文尾。其中主体部分又大致包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关和成文时间等。
1、标题：由发文机关、事由、文种三项组成，如《国务院关于坚决稳定市场物价的通知》，其中“国务院”是发文机关，“关于坚决稳定市场物价”是事由，“通知”是文种。
2、主送机关
主送机关是行文的主要对象，主送机关位于标题下方，正文上方，要顶格写。
3、正文
正文是公文的核心部分，基本内容要在这一部分表述。总体来说，大致包括开头、主体、结语。主体是主要交待文件事项和要求的部分。
作为正文的结束部分，“特此通知”、“特此公告”、“遵照执行”、“希参照办理”、“妥否，请指示”、希望号召式、自然收束式。
开头一般是发文的目的、根据和原因，说明文件的重要性。一般有：
⑴根据式：即引述一定的法律法规，或上级文件精神、领导指示为制文根据，通常用“遵照”、“按照”、“依照”、“根据”等词汇开头，以此来说明文件的权威性，增强说服力。见例文一：
⑵目的式：即明确说明制发文件的意图、目的，一般用“为”、“为了”等词汇开头，以强调重要性。见例文二
⑶原因式：即交待事实基础，说明制发文件的原因，以强调发文的必要性。见例文三：
4、发文机关
发文机关即落款、署名，是公文的法定作者，一般以机关全称写在文尾的右下侧。现规定可写可不写，以公章代，写则要写全称。
5、成文时间
成文时间是指文件签发、通过或成文的时间，一般写在发文机关的下一行，居于所在行的右侧。
三、内容要求
要求内容全面，具体明确，层次分明，突出重点，注意内在的逻辑。
四、语言要求
风格庄重严肃，不能用方言、俗语、口语，不能用感情色彩过于浓烈的语言。例文四：
2、使用规范用语
应用文在长期实践中，逐步形成了一些定型化、规范化的词语用法，并用约定俗成，成为习惯，例如：兹定于、鉴于、现经、责成、特此通知等。
3、常用条款句式
公文在表达主张，提出要求，制定方法、措施时，常常要分条列项，使用条款句
式，从而使句式条理清晰
见例文五
五、其他要求
1、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号，见例文六：
2、结构层次序数,第一层为"一、",第二层为"(一)",第三层为"1.",第四层为"(1)"。见例文七：
3、公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
4、附件 公文如有附件，应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。见例文八：
5、 附注：公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。见例文九： 见例文十：××2012年度安全工作计划（扫描件）
6、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决； 见例文十－：
7、单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。
六、常用的9种文种的使用及基本写法
（一）通知
通知写作特点
1、下行文：可用来布置工作、传达指示、告知事项、发布规章、批转文件、任免干部。
2、通知写作结构
（1）、标题：一是发文机关＋事由＋文种三要素齐全；
二是事由＋文种；
三是仅是文种。见例文十二
（2）、正文—由缘由、内容、要求等部分组成
①、缘由要简洁明了；
②、内容要具体明确、条理清楚，体现通知的政策性、权威性、原则性；
③、要求要切实可行，便于受文单位可操作。
结尾填上发文机关名称、成文日期
3、通知注意事项：
⑴勿给不相隶属的机关发通知。如与其有关联应用“函”或在发通知中“抄送”。
⑵勿将向公众告知的事项发通知。应用“通告”。
4、通知分类;
从常用的通知看，可分为四类：批转通知、转发通知、传达通知、任免通知
①、批转通知：
用以批转下级机关公文。就是对被转发的公文作出同意或原则同意并要求有关单位遵照执行或参照执行的。批转性公文只是在上级机关转发下级机关公文时才能使用，如：例文＋三
××字{2012}33号《关于转发考核监察部落实集团会议精神会议纪要的通知》 应用“批转”
②、转发通知：
用以转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级限制，只要符合有关规定都可以使用转发通知。转发通知的特点就是“转”字，转发时可以要求下级执行或参考，还可以结合本单位的实际情况作具体要求或补充规定。注：正文须标注“被转发机关＋标题＋文号”。 见××字{2012}32号：《关于转发总裁工作报告和主席重要讲话的通知》未标注转发机关，应加“××集团”
③、传达通知：
用以传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。主要有：
Ａ、印发规章制度(本文来自：wwW.xIAocAofaNwEn.com 小 草范 文 网:公文基础写作)：××字{2012}35号《关于印发公司管理架构及各部门管理职责的通知》
Ｂ、要求下级周知或办理，如启用印章通知，成立、调整、撤销机构的通知，依据上级精神对下级提出要求的通知等。见××字{2012}60号《关于做好中秋节和国庆节期间安全生产工作的通知》；××字{2012}52号《关于成立标准化质量管理委员会的通知》
Ｃ、会议通知：经常使用的：见例文十四：
④任免通知：
见××字{2012}17号《关于××等同志职务任命的通知》
（二）、报告
1、定义
报告是用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问的文种。
2、分类
各种会议的工作报告，包括领导的述职报告，这些都不属于正式公文的报告。正式公文的报告常用的主要有三类：①工作报告、②情况报告、③答复报告。一般应用较多的是情况报告和工作报告。
3、情况报告与工作报告的区别
“情况报告”是针对“情况”的，一般在下级机关向上级机关汇报某种情况、某一问题、某项活动，或工作中某些方面状况时使用。它包容广泛，一切可称为问题或情况的对象均可纳入“情况报告”范围，如宏宇公司《关于加快盐化工基地物流体系建设情况的报告》。
“工作报告”是专就“工作”而发，必须与工作相关，是就本单位主管业务范围内的事项，提出建议、措施或新的规定，并报请上级机关知晓、批准或解决。它范围比情况报告小得多，如××字{2012}40号《关于对700t/d超白太阳能玻璃生产线进行安全验收的的报告》。
4、报告的内容和结构
⑴、情况报告的基本内容
①陈述基本情况→②指明存在的问题→③提出解决的对策：
例文与点拨:见例文十五：
⑵、工作报告的基本内容
①汇报工作进程→②反映工作问题→③提出工作意见见例文十六：
（3）答复报告
对上级机关查询、查办、催办的事项做出专门的回复时，使用这种报告。这种报告要求迅速、及时、准确、简要，有时一两句话即可，答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又要注意不要节外生枝，答非所问。见例文十七
5、撰写报告有关要求
（1）简明扼要，条理清晰。
（2）报告不能夹带请示事项。见例文＋八：
（三）请示 1.请示必须具备以下三个条件：
⑴必须是下级机关向上级机关的行文。
⑵请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。
⑶必须是为了向上级请求批准。
2. 请示的分类
根据请示的不同内容和写作意图分为三类：
⑴请求指示的请示。见例文十九
⑵请求批准的请示。见例文二十：
⑶请求批转的请示。见例文二十－：
3.请示具有以下特点：
⑴请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。
⑵、应一事一请示，只宜请求一件事。
⑶、请示事项要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。
⑷、请示事项要写的具体、明确、条项清楚，不能出现不明确、不具体的情况，以便上级机关给予明确批复。
⑸、一般主送一个机关，不得多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。
（6）、应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。
⑺、除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送"请示"、"意见"和"报告"。即“请示”不能主送领导
⑻、标题: 请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《××县人民政府关于××××××的请示》；另一种是由事由和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》
⑼、结语: 应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。请求批转和转发的请示：应附完整的工作方案。
⑽、落款:一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间应用汉字小写全称如：××××年××月××日。
4.请示与报告的区别
⑴请示用于向上级机关请求指导、批准，上级接文后一定要给予批复；报告则用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议，供上级了解情况。为上级提供信息和经验，上级机关接文后，不一定给予批复。
⑵请示内容具体单一，要求一文一事，必须提出明确的请求事项。报告内容较广泛，可一文一事，也可反映多方面情况，但不能在报告中写入请示事项，也不能请求上级批复。请示起因、事项和结语缺一不可；报告行文较长，结构安排不拘一格，因文而异。
⑶请示涉及事项是没有进行的，等上级批复后才能处理，必须事前行文，不能先斩后奏；报告涉及事项大都已过去或正在进行中，可以事后行文，也可以事中行文。请求时间性要求强，报告时间性要求一般较差。
⑷批准性请示，上级未作出答复前，呈文单位无权安排和办理；批转性报告在上级未作答复前，呈文单位即可进行安排和部署。
5.对请示的评改
见例文二十二
（四）计划
1、定义
计划是对近期内要做的某一具体工作做出的安排，如《2012年招聘公益性岗位工作计划》。
2、内容和结构
（1）内容
其内容通常包括：⑴指导思想、工作目标；⑵主要任务；⑶实现目标和完成任务的措施三部分。
（2）结构
计划一般由标题和正文两部分组成。见例文二十三：
4、计划例文评点
见例文二十四
（五）方案：
1、内容一般包括“指导思想、目标要求、工作内容、工作安排、工作要求” 等。
2、见例文二十五：
3、例文评点二十六：
（六）总结
工作总结的写法及注意的问题
工作总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。
篇二：应用公文基础写作讲义
应用公文写作讲义
一、公文概述
（一）公文的概念和源流
1、狭义：国家党政机关文件。
2、广义：除狭义外，还包三括其他各行各业的公务文书、法律法规文件等。
综合言之：公文是党政机关、社会团体、企事业单位等处理公务的一种重要文字工具。
3、源流：“公文”最早见于西晋陈寿所著《三国志》。
――《尚书》是我国最早的行政公文选集。
――秦汉以来，我国古代公文日趋完善，“旨、谕、诏、制、诰、策、疏、表”等沿用至清末。 ――新中国成立后，公文面貌才有根本变化：1951年，政务院颁布了《公文处理暂行办法》，最新依据是2000年8月24日国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》。
（二）公文的性质和作用
1、公文的性质
――法定性（法定的作者，法定的权威性和法定效力，法定的制作程序）
――实用性（上级：下达命令、布置任务、指导工作；下级：反映情况、汇报工作、请示问题；平级：相互商洽、协调配合、交流经验、沟通信息等）
――时效性（作出决策；提供处理意见；预防问题出现）
2、公文的作用
――明法布政
――领导管理
――宣传引导
――联系交流
――凭证依据（由公文的法定权威性和法定的效力决定）
（三）公文的写作特点和要求
1、格式必须规范化
国家对公文有统一的分类和格式；对公文用纸格式、文面格式和每部分的构成，都有一定的规范，必须遵循。
2、主题必须忠于制文意图
公文主题除了符合“正确，集中和鲜明”的主题外，还必须忠于法定作者的制文意图。
3、材料必须真实、确凿
4、语言必须庄重和规范
除了必须具备一般应用文语言的“准确、简练和朴实”的特点之外，在文风和管用语上自成一格。常用的惯用术语举例：
开端用语：查、据查、为、为了，为使、兹、兹因、兹有、兹奉、根据、遵照、鉴于、由于、关于、欣值等。
称谓用语：贵局、你单位、我厂、本公司、该校、该员、该项等。
期请用语：请、拟请、提请、恳请、特请、切盼、切望、希，即希，望，还望，即请查明、即请下达、希各知照等。
期复用语：请批示、请审核、请核示、请批复，请函复等。
征询用语：当否、可否、妥否、是否可行、是否同意、意见如何等。
过渡用语：为此、对此、因此、据此、有鉴于此、总之、综上所述、以上各条等。
引叙用语：前接、顷接、悉、收悉、信悉、阅悉、获悉、欣悉、惊悉、痛悉等。
表态用语：同意、不同意、可行、不可、照办、责成、迅即办理、准予备案、存案备查、业已颁布、贯彻执行、参照执行、比照执行、研究办理、立即试行，以供参考等。
结尾用语：此令、特此报告、特此公告、特此函复、特此批复、此复、现予发布实施、“以上请示，如无不妥，请批复”、“以上报告如无不妥，请批转各地执行”、“现予公布，自×年×月×日起实行”，为荷，为盼，为要、为感、为宜、谨此等。
此外，公文语言以消极词汇为主，句型以陈述句和祈使句为主，要求直接明确地表明立场、解释概念，晓畅、平匀、缜密，更好地体现了公文的严肃和庄重。
二、公文的种类和格式
（一）行政公文的种类和行文规则
1、行政公文的种类：
根据2000年8月24日国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》的规定：我国通用的公文有13种：⑴命令（令），⑵决议，⑶公告，⑷通告，⑸通知，⑹通报，⑺议案，⑻报告，⑼请示，⑽批复，⑾意见，⑿函，⒀会议纪要。
公文的分类：通常按照行文关系来分类：
――上行文
――下行文
――平行文：用于平行机关和不相隶属的机关和单位之间联系工作。凡是没有隶属关系的，机关不分大小，级别不分上下，一律视为平行关系，相互之间行文，只用“函”这一文种。
我国港澳地区的主要公文文种有：令、通告、公函、通函、布告、告示、报告、会议记录等。
我国台湾地区的行政公文主要有：令、呈、咨、函、公告和其他公文（书函和表格式公文等）
2、行政公文的行文规则：
公文的行文规则主要有以下十二个方面：
第一，政府各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下一级政府的相关业务部门行文；也可以经本级政府授权后，以函的形式向下一级政府行文商洽工作，询问问题和答复问题、审批事项。
第二，部门内设机构除办公厅（室）外不得向外正式行文。
第三，同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要，且单位不宜过多。
第四，属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。 第五，部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机构应当责令纠正或撤销。
第六，属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第七，向下级机构或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第八，“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。一般也不得越级请示和报告。
第九，除上级机关负责人直接交办的事项之外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第十，受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机构向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第十一，经批准在报刊上全文发布的党和国家的公文，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。
第十二，拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当书面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建议和意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
(二)行政公文的格式
行政公文的格式，依据国务院办公厅秘书局编制的《国家行政机关公文格式》中的规定，包括用纸格式、印装格式和文面格式。
1、公文的用纸格式
公文的用纸格式是指公文用纸幅面及版面尺寸。根据《中华人民共和国国家家标准》的规定，公文用纸一律使用纸质较好的国家A4型纸，幅面尺寸为：210mm×297mm（公告、通告等需张贴的公文用纸，可根据实际需要确定）。
公文页面中央的图文区域称为“版心”；版心四周的空白称为“页边”。根据规定，公文页边与版心的尺寸为： 公文用纸的上白边（天头）宽：37mm±1mm
公文用纸的下白边（地脚）宽：35mm
公文用纸的左白边（订口）宽：28mm±1mm
公文用纸的右白边（切口或翻口）宽：26mm
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
2、公文的印装格式
公文的印装格式指公文排印、装订的格式和要求。
公文的文字符号，汉字从左到右横写横排，一般每面排22行，每行排28个字（用3号仿宋体）。
公文用字必须按国家语言文字工作委员会公布的《简化汉字总表》执行，不得使用繁体字、异体字和任意简化字。公文中的数字，必须使用汉字的有：成文日期、部门结构层次序数，以及词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字，其他数字都应当使用阿拉伯数码。
公文的装订方法有线装、订装（正面平订和脊背骑马订）、胶粘等；都应在左侧装订，避免装订不牢，做到不缺页、不多页、不破损。
3、公文的文面格式
公文的文面格式分三个部分：眉首、主体、版记。可以把这三个部分形象地比喻为公文的“头”、“身”、“脚”。 ――眉首。眉首，即公文的版记部分。它位于公文首页红色反线以上，由发文机关标识、发文字号、公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、上行文签发人等要素组成。这些要求的标印位置相对固定。
（1）发文机关标识。发文机关标识又称版头，位于眉首中央，一般采用红色套印（所以正式公文俗称为“红头文件”）。
发文机关标识通常有三种标写方法：
①发文机关名称（全称或规范化简称）加“文件”两字。如《国务院文件》等。
②只写发文机关名称（全称或规范化简称）。如《国务院办公厅》，《××省政府》等，主要用于通知重要事项、批复下级机关的请示、发布任免通知等。
③发文机关名称（全称或规范化简称）加文种名称。如《中华人民共和国国务院令》、《国务院任免通知》等，主要用于命（令）、任免通知、会议纪要等少数几个文件。
另外，要注意的是，如是联合行文，标识发文机关时应使主办机关名称在前，“文件”两字置于发文机关名称右侧，上下居中排列；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（2）发文字号。发文字号是一份公文特定的代号，位于发文机关标识正下方，空2行红色反线之上4mm处。它由发文机关代字、年份和序号三个要素组成。如“沪府发〔2002〕1号”等。
机关代字应选用代表本机关名称特点的字构成，应简短，一般不超过五个字。可分为三个层次：第一层次是发文机关的代字；第二层次是部门代字，如文件是由发文机关内部的某一部门主办的，则可以在机关代字后面加上部门代字，如“国办秘”就是表示该文件是“国务院办公厅秘书局”主办的；第三层次是文件类型或文种代字，如“国办发”就表示是国务院办公厅的普发性文件；“国办批”就表示是国务院办公厅的批复；“国办函”就表示是国务院办公厅的函件，等等。
年份应标全称，不应简化，用阿拉伯数字书写，并用六角括号“〔〕”括入。
序号是按年度统一编制的发文流水号，用阿拉伯数码标识，前面不加“第”字和虚位“0”字。
发文字号必须按机关代字、年份、序号的顺序排列。联合行文时，只标注主办机关的发文字号。
发文字号以下4mm处印一条红色反线，将眉首部分与主要部分隔开。党的文件，在红色反线中央有一五角星，以示与行政公文的区别。
篇三：公文写作基础知识及专门用语汇总
公文写作基础知识一
一、公文写作基本要求
公文是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的规律，公文写作基本要求就是对这些规律的反映。其内容是：合"法"、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久 。
二、行文规则
行文规则是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟公文的指导依据。遵守行文规则具有重要意义。
行文规则的主要内容包括：根据机关间的工作关系准确行文；选择适宜的行文方式，一般不越级行文；正确选择主送、抄送机关；明确发文权限，不越权行文；坚持"党政文件分开"；联合行文时，作者应为"同级"；行文前需就有关问题协商一致；严格控制文件数量，简化行文手续。
三、文稿书写规范
文稿书写规范主要涉及：文稿用纸要求；图文区的规定；稿纸的使用；书写格式要求；字体与各种计量单位的使用；标点符号使用；外文字母书写；公文中的数字表示；序号表示；标注格式设计、排版、印刷注意事项的要求；文稿的修改；页码的标注；注释的处理；公式的处理；文中的表格的编排。
四、公文写作的一般步骤
（一）公文写作前的准备
1.明确行文目的和要求。
2.确立公文主题。
3.选定公文文种。
4.占有材料。
5.确定具体表达方式。
（二）撰拟文稿
1.安排好结构，一是确定总体的构成；二是确定正文的具体构成，解决好各组成部分的编排次序，安排各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结尾。 2.拟出写作提纲。
3.正式撰拟文稿。
（三）审核修改
文稿的审核修正要认真严肃反复进行，要按规定的程序进行。
五、公文的语言特点
公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。这些特点具体体现在公文词语、公文语句、公文表达、公文修辞中。
六、公文词语的选择
在选择词语的过程中应注意： 认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际；注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点；注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果；注意词语间的正确搭配，遵循语言法则；注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性；注意针对公文具体收受对象的特点选词，以"有的放矢"便于理解和执行；注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效
果；注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性；注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力；注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。
七、公文中特殊事物和概念的表达要求
在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中，除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外，还必须遵循一些特殊要求。其中特别需要注意：时间的表达；空间的表达；职务、姓名的表达；数量的表达；范围的表达；程度的表达；语气、神态的表达。
八、公文修辞
公文修辞在其所追求的效果方面，重准确鲜明、质朴平匀、精练顺达，反对含糊暖昧、繁冗堆砌、轻浮造作，重内在美而不只求形式美；在修辞手法方面，以消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅，重在选词炼句及章法方面下功夫，审慎使用修辞格。
九、公文专用词语
由于表意和表现特殊色彩的需要，公文中有一些出现频率较高的词语。这些词语词形确定，词义精确特定，用途稳定专门，并为从事公文工作的人们所熟悉，它们就是公文专用词语。正确地使用公文专用词语可使写者顺手，读者便当，保证表意精当得体，理解精确周严，可提高制发和处理公文的质量与效率。
依照具体用途的不同，公文专用词语可被划分成多种，其中比较常见的有：称谓词语、领叙词语、追叙词语、补叙词、承转词语、祈请词语、商洽词语、受事词语、感盼词语、令知词语、告诫词语、见解词语、判定词语、时态词语、目的词语、报送词语、颁行词语、核查词语、结尾词语等。
十、公文语言表达的简化
简化公文语言表达的方法主要是： 取消、压缩、替代、合并。
十一、公文中避免歧义的一般方法
歧义是指语句有两歧或多歧意义，可同时形成两种或多种解释的一种语言现象。在文件中，歧义是一种非常有害的语病，它将使作者与受文者对文件内容无法建立一致的理解，无法实现沟通目的。因此，必须避免歧义的出现。
消除歧义的主要途径是语言变换；禁止滥用省略；在语句中增加必要的限定修饰成分；禁用夸张、拟人、反语、双关等修辞格；语调一般不附加语义，必须附加时用标点符号作为辅助表达方式，保证语句含义单一明确；以上下文提供尽可能充分的语言环境。
公文写作基础知识二
1、公文即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。
2、狭义的公文指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13类14种公文；广义的公文既包括狭义的公文，也包括司法、军事、外交、科技等部门专用公文以及机关常用应用文，如倡议书、请柬等等。还包括改革开放以来出现的市场调查报告、商务说明书等。
3、按使用范围划分,公文分为政务公文、专用公文、经济公文和日常事务类。
4、政务公文包含法定文种和非法定文种。法定文种即13类14种，命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
非法定文种即9类14种，即计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、章程、条例、规定、办法、电报。
5、专用公文：在科研、财经、司法、军事、外交等部门使用。包括科研文书、财经文书、司法文书、军事文书、外交文书等。如科研报告、实验报告、可行性报告、学术论文、设计说明书、起诉书、公诉书、法律意见书、答辩状、判决书、审计报告、训令、照会、条约、声明等。
6、经济公文：包括经济合同、市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、产销分析报告、质量分析报告、广告、意向书、商务说明书等。
7、日常事务公文：包括规章制度、简报、计划、总结、演讲稿、述职报告、倡议书、建议书、挑战书、表扬信、感谢信、慰问信、聘书、请柬、证明、介绍信、启事等。
8、按行文方向划分，公文分为：上行文、下行文、平行文。
9、按来源和运转方向分为：收文、发文、内发文。
10、按处理时限分为：紧急公文，通常当日办复；急办公文，通常3日内办复；常规公文，通常7-10日内办复。
11、按机密程度划分：绝密文件、机密文件、秘密文件、普通公文。
12、公文的特点是什么？
一、法定性 二、权威性 三、实用性 四、规范性 五、时效性
13、提高公文写作能力的方法主要有哪些？
一、参与实践，增强整体素质。
（1）政治素质 （2）经济意识 （3）业务素质
二、学习协作知识，熟悉常用文体
三、多读古今中外范文。
14、报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议的上行文。报告分呈报性报告和呈转性报告。
15、报告主要包含标题、发文字号、主报机关、正文、发文机关、发文日期等。如有附件，则应在正文下面一行空两格后写明附件的件数和名称。有抄报机关的，应在末页的下半部分写明。
16、请示：是下级机关请求上级机关对某一工作、事项给予请示、批准的上行文。
17、请示的特点：
一、一文一事 二、不能多头请示 三、一般不能越级
18、请示包括标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关、发文日期等内容。
19、请示和报告有何区别？
一、内容不同。请示是一文一事，报告内容可广泛。
二、对象不同：请示只送一个领导机关，报告可多头主送。
三、处理方式不同：请示需要批复，报告一般不需要批复。
四、行文时间不同。请示是事先行文，报告可在事前、事中、事后行文。
20、函的特点：行文自由、用途广泛、灵活多样。
21、函的种类：商洽函、询问函、答复函、请示函、周知函。
22、值班记录是指把工作期间发生的事情、客户的意见或建议（客户投诉）如实记录下来的书面材料。
23、值班记录的特点是：一、记实性 二、直接性 三、原始性
公文写作常用词语
按照：依照，据此办理。或用于上行文，表明开展某一工作的依据，例如“按照省委的要求……”或用于下行文，要求下级完成某一事项，例如“望各级党委，按照下列要求……” 遵照：遵命办理。
比照：参照.
参照：参考、依照。例如“现将《关于开展优质服务活动的情况报告》印发给你们，请参照办理”。
照此：按这样去办。例如“同意所拟，望照此办理。”
颁布：颁发、宣布。多用于法律法令和行政法规的正式公布。
发布：公开宣布。侧重于法规、指示、通知等的正式公布。
公布：公开发布、宣布。
此布：在这里宣布。多用于布告的结尾，按照习惯应另起一行，左空两格，使用发布机关名称字号相同的大号字，以使醒目。
布置：对工作、活动作出具体的安排。
颁发：发布、授予。
颁行：颁布、施行。多用于政策法规的颁发与贯彻执行。例如“居民身份证，有公安机关负责颁行和管理。”
为：表示目的、原因的介词，多用于公文的开头，放在句子前面以构成目的句。例如“为保障民用航空器的安全，防止劫持、破坏民航飞机和破坏民用航空设备事件的发生，特通知如下”。
为了：与“为”的使用相同。例如“为了发扬党内民主，健全党内生活，保障党民权利的正常行使和不受侵犯，根据《中国共产党章程》，特制定本条例”。
为此：为了这个。多用于承接上文。例如“……为此，提出以下三点要求”。
为要：至为重要。例如“中央经济工作会议提出了发展经济的一系列重要措施，望各级党组织认真贯彻为要”。
为盼：十分盼望。例如“望速研究并即函复我局为盼”。
为荷：表示承情感谢的惯用语，常用于信函的文末。例如“兹介绍我局李小兵等三同志前去厂局参观学习，请予接洽为荷”。
期：从时间、期限长短上看。例如“全面开工已为期不远，请抓紧完成准备事宜”。 特：特地。常用于公文开头与主体之间的过渡。例如“特通知如下”、“特决定如下”、“特作如下决议”。
特此：特地在这里。多用于公文开头到主体之间的过渡，例如“特此通知如下”；另外也经常用于报告、决定、通知、指示等稳重的结尾，例如“特此报告。”
必须：表示在事实上、道理上必要，带有指令口气，一般用于下行文中讲主张、提要求的内容部分。
必需：一定要有、不可缺少的。例如“组织文书工作人员系统学习文书、档案知识，是加强文书队伍建设所必需的”。
必要：不可缺少，非这样不可。例如“在党员和党员领导干部中大力提倡批评与自我批评是十分必要的”。
严禁：严格禁止。例如“严禁铺张浪费、请客送礼”。
严谨：严密谨慎。例如“对重大问题的处理，一定要严谨慎重，不可草率行事”。 严重：程度深、影响大、情势危急。
严守：严格遵守。例如“严守国家机密”。
严加：严格加以。例如“对屡教不改者要严加处理”。
按期：依照规定的日期。
按时：依照规定的时限。
届时：到时候。
此复：就以这样的内容向你作出答复。一般用于复函、批复的末尾。
此令：就以这样的内容，并于此时此地向受令对象发布命令。一般用于命令的末尾。 专此：专门在这里。
报请：向上级机关行文，请求解决、答复、批准某一问题。
报经：报告并已经得到。例如“我市行政机构改革的方案已报经省政府批准”。 报送：向上级呈报。
报批：呈报上级机关批准。
不日：不久。例如“你局所需的资料，不日即可送达”。
不宜：不适宜。
参阅：参考阅看。
参考：参照思考。例如“这个做法有一定的借鉴意义，可供各单位参考”。
部署：安排、布置。多用于对比较重要的工作及全局性工作的安排与布置。
悉：知道。多用于批复、复函的开头。
收悉：收到并已知悉。
已悉：已经知道。
阅悉：看过并已知道。
详悉：详细知道。
鉴于：考虑到。主要用于表明事情的原因。
批示：对下级报送的报告、计划等非呈请性公文所做的文字批注。例如：“中央有关领导同志已在情况反映上作了重要批示”。
批阅：对下级报送的文件进行阅看、审批。
拟：打算。
拟于：打算在。例如：拟于六月下旬召开纪念中国共产党诞辰80周年理论研讨会。
施行：付诸实施、执行。多用于法规性公文的“附则”的末尾，与时间结合用以表明公文的时效。例如“本条例自公布之日起施行”。
可行：表示认可和同意。多用于对上行文的批示，例如“该文所提意见可行，准予办理”。还多用于请示的末尾，其请上级准行，例如“是否可行，请批示”。
试行：试验推行。例如“此项办法可先在小范围内试行，待总结经验进一步完善后再予以推广”
常用短语
全面分析 全面贯彻 持续推进 全面落实/实施逐步扭转 基本形成 普遍增加 基本建立 更加完备(完善) 明显提高(好转) 进一步形成 不断加强(增效,深化)
大幅提高 显著改善(增强) 日趋完善比较充分
立足当前 着眼长远 自觉按规律办事 抓住机遇 应对挑战
量力而行 尽力而为
有重点 分步骤 全面推进 统筹兼顾 综合治理 融入全过程、贯穿各方面
切实抓好/减轻 扎实推进 加快发展 持续增收 积极稳妥落实 从严控制
严格执行 坚决制止明确职责
高举旗帜 坚定不移 牢牢把握 积极争取 深入开展 注重强化