篇一：公文写作试题及答案
一、 单项选择题
1. 根据公文作用的活动领域，公文可分为（ ）。
A. 上行文、下行文、平行文
B. 通用公文、专用公文
C. 规范性公文、领导指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、商洽性公文、证明性公文
D. 收文、发文
正确答案是:B 您的答案是:
2. 根据内容涉及国家秘密的程度，含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的文件属于（ ）。
A. 内部使用文件 B. 秘密文件
C. 机密文件 D. 绝密文件
正确答案是:C 您的答案是:
3. 下面公文写作中不恰当的是（ ）。
A. 我们一定要严厉打击少数腐败分子，把反腐败进行到底
B. 以上意见如无不当，着即批转各有关单位认真遵照执行
C. 我们必须排除种种不利因素，争取在第一季度建成东方贸易商厦
D. 玻璃制品厂原党委书记张某一伙，几年来大量贪污盗窃、行贿送礼，其中仅行贿一项即达85000元
正确答案是:A 您的答案是:
4. 下面几种说法中，不正确的是（ ）。
A. 在公文中安排语序时，当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列
B. 受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由抄送机关答复
C. 有些公文的主题，可以根据领导人授意而直接表述，有些公文的主题，则需在调查研究的过程中，随着对客观实际情况全面而深入的探索而逐步提炼与明确
D. 公文中的疑问语气一般较少使用语气词“啊”、“呢”、“吧”等，“吗”也尽可能不用或少用
正确答案是:B 您的答案是:
5. 用于行政管理的“命令（令）”，其发布权限属于（ ）。
A. 地方各级人民政府 B. 党、政、军各类机关
C. 国务院及其各部门 D. 国家大型企业、事业单位
正确答案是:C 您的答案是:
6. 撰写交流信息的通知，要求做到：（ ）。
A. 说明制发的意义
B. 侧重叙事，在叙事基础上阐明道理
C. 不必予以评论，也无需阐发意义和目的
D. 必须有明确的政策依据
正确答案是:C 您的答案是:
7. 《关于查禁赌博的通告》显然应具备：（ ）。
A. 较强的时效性
B. 教育性，以引起人们警觉和注意
C. 知照性，用于公布需要人们周知的事项
D. 被动性
正确答案是:C 您的答案是:
8. 以下有关公文的说法错误的有：（ ）。
A. 公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词
B. 通用公文，又称行政公文，指各类机关普遍使用的文件，如请示、报告、函等
C. 通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制
D. 函为不相隶属机关间相互往来的正式公文，对受文者的行为没有强制性影响正确答案是:D 您的答案是:
9. 公文处理程序具有很强的确定性与不可逆性，以下各阶段的先后排序应为：（ ）。
A. 会商→核稿→注发→发出 B. 核稿→用印→缮印→发出
C. 核稿→会商→用印→缮印 D. 拟稿→注发→签发→发出
正确答案是:A 您的答案是:
10. 以下所列不属于核稿要求注意的事项的是：（ ）。
A. 要求格式规范，文体正确，结构完整
B. 行文方向是否正确，有无多头主送、滥抄滥报、违制越级行为现象
C. 实践中拟稿与核稿是不可逆的过程
D. 公文是否经一定会议讨论通过，是否需上报并已获批准
正确答案是:C 您的答案是:
二、多项选择题
1. 下面说法中，不正确的是（ ）。
A. 公文的结构就是指公文的组织构造
B. 公文形成的具体时间，通常以会议通过的时间或印发时间为准
C. 发文就是指本机关制成发往外部的文件
D. 公文是一种特殊的应用文
正确答案是:B,C 您的答案是:
2. 公文是一种特殊的文体，这种特殊性表现在（ ）。
A. 采用白话文形式
B. 具有真实性、合法性
C. 具有规范性、相对确定性
D. 用议论、说明、叙述多种方式表达
正确答案是:A,D 您的答案是:
3. 可用来签批和书写公文的字迹材料有（ ）。
A. 墨汁 B. 碳素墨水 C. 蓝黑墨水 D. 纯蓝墨水
正确答案是:A,B,C 您的答案是:
4. 公文词语特点主要是（ ）。
A. 公文词语以单音节词为主，双音节词、多音节词的使用频率高
B. 介宾词组、联合词组的使用频率较高
C. 排斥使用一般的口语词、方言词和土俗俚语
D. 词语一般不使用谚语、歇后语，也不能使用简称语
正确答案是:B,C 您的答案是:
5. 下面哪种情况可以联合行文？（ ）。
A. 同级政府之间 B. 政府及其部门与同级党委之间
C. 上级政府部门与下一级政府之间 D. 政府部门与同级人民团体之间正确答案是:A,B,C 您的答案是:
6. 撰写通报要求做到：（ ）。
A. 内容具有典型性，事例有代表性B. 通报材料必须经深入调查和反复核实
C. 应使用说明与叙述的表达方式 D. 必须具有明确的政策依据与法规依据正确答案是:A,B,C 您的答案是:
7. 以下不属于通知的特点有：（ ）。
A. 具体法定权威性与执行性 B. 应用广泛，使用频率高
C. 具有较强的时效性 D. 内容单纯，行文简便
正确答案是:A,C 您的答案是:
8. 以下关于简报的说法正确的有：（ ）。
A. 在末页下端用两条平行线可作简报报尾的标志
B. 不应将正式公文以简报的形式发表
C. 简报印有报头，位于第一页上方，约占全页1/3或1/4左右
D. 简报是机关用以撰写重要公文的基础材料之一
正确答案是:A,B,C,D 您的答案是:
9. 以下公文属批办工作对象的有：（ ）。
A. 确无规定处置方案的业务性公文
B. 《中共中央关于印发<中国共产党党校工作暂行条例>的通知》
C. 《关于调整设市标准的报告》
D. 非常规公文
正确答案是:A,D 您的答案是:
10. 用印时应加以注意的事项有：（ ）。
A. 原则上以谁的名义制发公文，就用谁的印章
B. 印章应盖在成文日期上方，并注意上不压正文，下不压日期
C. 代章时应标明“代章”字样
D. 印前须经批准的，不经规定领导者签发的公文一律不予用印
正确答案是:A,C,D 您的答案是:
三、简答题
1. 简述公文的特点。
正确答案是:
答：公文是国家机构和其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文件。其特点如下：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用，对受文者及其他有关方面的行为将产生为法律法规所规定的不同程度的强制性影响；③具有规范的文体、结构和格式；④需要履行法定的程序，否则无效。
您的答案是:
本题总分为 3 分,请为自己评分: 请评分 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3
2. 公文由哪些基本部分组成？简述它们各自有何作用？
正确答案是:
答：公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词，公文的基本组成部分为一切公文所必不可少，各自作用如下：①标题：用来区别本公文与其他公文不同的名称，概括了公文正文部分内容，有利于检索、查找与管理；②正文：是公文的主体部分，系统表达为受文者关注及对特定事物获得明
确认识所需要的信息；③作者：制发公文的机关，表明公文的责任者和法定权威性；④日期：公文形成的具体时间，具有表明公文有效性的作用；⑤印章或签署：两者在公文中不可或缺，是证明公文真实、合法及有效性的象征和标志；⑥主题词：是对公文内容的进一步揭示和概括，便于归档整理和进行检索。
您的答案是:
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3. 简述公文写作的程序。
正确答案是:
答：公文写作的程序一般分为：准备、撰拟、审核修改三个阶段。公文写作前的准备包括：明确行文目的；确定主题；选择文种；调查研究收集材料；选择表达方式。
撰拟文稿包括安排结构，首先确定公文的组成，正文的表述次序，安排层次、段落间的衔接，与转换，写好开头结尾；拟写提纲；书写文稿。
审核修改：撰稿者自己先要反复推敲修改；重要文稿要组织讨论；最后由主管领导人和综合办公部门核稿。
您的答案是:
本题总分为 3 分,请为自己评分: 请评分 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3
4. 公文写作有哪些基本要求？
正确答案是:
答：公文在写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外，还需要遵循一些特殊的要求：①合“法”，即要符合国家和党的大致方针、法律、法规以及相关规定。②求实，即要尊重客观实际，实事求是，讲求实效。③要做到公文写作主题明确、结构完整、格式规范。④用语要注意庄重严谨、简明通顺、平实得体。您的答案是:
本题总分为 3 分,请为自己评分: 请评分 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3
5. 批转类通知和转发类通知的区别是什么？
正确答案是:
答：各机关需要将上级机关、同级机关或其他不相隶属机关的公文用通知向所属下级机关或部门转发。这类通知可用简要文字说明所转发公文的制发机关、标题与执行要求，也可对受文单位提出贯彻执行的指示性意见。
上级机关对下级机关报来的公文认为具有广泛印发的必要时，即由上级机关加上批语，以通知的形式向下转发。这种通知反映了批转机关的意志与权威，对受文单位有领导与指导作用。
您的答案是:
本题总分为 5 分,请为自己评分: 请评分 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5
6. 工作报告与总结报告的区别有哪些？
正确答案是:
答：工作报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见与建议的文种。重点
在于叙述事实，需要对工作的全局、概貌作简要的叙述，同时要点面结合，列举典型事例，典型经验，来说明工作深度。
总结报告是提炼经验的报告，在工作完成之后，以邓小平理论为指导，以党的方针政策为依据，进行深入分析，找出规律性的东西，为以后的工作提供经验或教训。它的侧重点是提炼成功的经验，探讨失败的教训，以提高认识。
您的答案是:
本题总分为 5 分,请为自己评分: 请评分 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5
7. 简述对外发出公文的方式。
正确答案是:
答：公文除直接传送外，多通过以下间接通道传送，主要包括：
(1)普通邮寄，用于无保密要求的公开性、普发性公文。(2)机要通信，适用于秘密级，机密级公文。(3)机要交通：主要为党政高级领导机关服务。(4)公文交换：适于平件、秘密件、机密件传递。(5)电信：长于快捷，短于保密。
您的答案是:
本题总分为 10 分,请为自己评分: 请评分 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5 6 6.5 7
7.5 8 8.5 9 9.5 10
8. 简述收文处理的一般程序。
正确答案是:
答：(1)公文的收受和分流，包括签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编。(2)办理收文活动，包括拟办、批办、承办、注办。(3)组织传阅与催办、查办，包括组织传阅、催办、查办。(4)处置办毕公文，包括立卷归档、消退、暂存、销毁等。
您的答案是:
本题总分为 10 分,请为自己评分: 请评分 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5 5 5.5 6 6.57 7.5 8 8.5 9 9.5 10
四、论述题
论述公文处理的重要地位。
正确答案是:
公文处理是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，具有重要地位。①公文处理是机关行政管理的重要组成部分。公文作为办理公务的基本手段，贯穿于机关各项职能活动的始终，为公务活动的各领域提供有效的信息支持，而公文的形成与发挥作用须依赖于公文处理。因此，公文处理便成为机关实现管理职能的必要条件，是沟通机关之间的纵向与横向联系，沟通机关与广大群众之间联系的有效形式。公文处理的质量与效率对于机关行政管理乃至国家管理产生直接的影响。②公文处理是国家档案事业的基础。档案的重要部分来源于各机关形成的公文。公文的内容、格式、字迹材料以及处理程序是否规范、准确，归档公文是否齐全完整，直接影响档案的质量与档案事业的发展。因此，只有加强公文处理工作，才能促进国家档案事业的发展。 来源:考试大_公开选拨领导考试
篇二：公文写作与处理
04 一 单选
31．一份行政公文在一个机关办理完毕的标志是：发文以为标志，经过承办的收文以为标志，无须承办的收文以阅后批存为标志
A．承办、注办 B．盖章、注办
C．盖章、承办 D．注办、承办
32．常见的调查报告标题有三种形式，不包括下列形式中的
A．公文式标题 B．揭示主题式标题
C．正副标题式 D．新闻式标题
33．档案的整理工作是指按照一定的原则对档案实体进行分类、组合、排列、
( )和基本编目，使之有序化的过程
A．编号 B．立卷C．整理 D．复制
34．会务工作是秘书工作的主要内容之一，其中会后处理工作的主要内容是回收与处理有关文件、纪要工作、 送站和内部总结工作
A. 清理会场 B．财务决算 C．文书归档 D．编发文件
二 多选
76．县政府向所属乡镇发文，可适用的文种有
A．决定、通报 B．通知、意见
C．批复、会议纪要 D．公告、通告
三、公文纠错题(在下列选项中选择最恰当的一项，并用2B铅笔在答题卡相应题号下涂黑所选答案项的信息点，在试卷上作答一律无效。每题1分，共10题。) (一)
关于拟建科学馆的请示报告
县政府：
我校是xxxx镇的中心小学。学校建筑面积1．2万平方米，在校学生、教职工 800多名。
多年来学校防火设施比较简陋，除简易防火工具外，仅有消防栓一处，且因年久失修，达不到喷射要求，一旦发生事故，后果不堪设想。市消防部门多次检查、提出建议，但因缺少资金一直没有按重点防火单位标准建设。为确保安全，做到常备无患，急需修建地下消防栓4处(三栋教学楼各一处，实验室一处)，需拨款5万元(计划附后)。此外，为加强学生动手能力的培养，拟建一座科学馆，急需资金50万元(计划附后)。
特此报告，请批准。
XX县XX镇XX小学
二OO三年3月3日
81．根据公文标题的写作要求，该公文标题存在的主要问题是
A．缺少介词 B．缺少事由
C．事由不明 D．文种不当
82．从主送机关看，该公文存在的问题是
A．党政机关交叉行文 B．越级行文
C．多头主送D．主送机关不明确
83．按照公文写作要求，该公文正文的主要问题是
A．事实陈述不生动 B．不符合“一文一事”要求
C．提出要求不具体 D．语言不够简洁
84．该公文结束语不规范，正确写法应该是
A．以上报告请审阅 B．以上请示请批准
C．妥否，请批示D．妥否，请批准
85．该公文成文时间不规范之处是
A．成文时间不准确 B．写法不完整
C．写法不规范 D。成文时间不具体
(二)
关于命名XX省省级重合同守信用企业的决定
(1997)X政发114号
为了加强企业合同管理，规范经营行为，维护市场秩序，在1995年省政府首批命名省级重合同守信用企业的基础上(X政发(1995)103号)，今年经各省辖市人民政府推荐和省有关部门考核验收，同时对首批命名的企业进行了重审，省政府决定命名XX石油化工公司等128家企业为XX省省级重合同守信用企业(见附件一)，并继续确认首批命名的117家企业中的112家为省级重合同守信用企业(见附件)。
希望被命名的企业总结经验，发扬成绩，更好地依法组织生产经营，不断规范自身的合同行为??为我省国民经济持续、快速、健康发展作出更大贡献。 附件：XX省省级重合同守信用企业名单(略)
九七年十月十四日
86．按照完整式标题要求，该文稿标题结构的不规范之处是
A．缺少文种 B．缺少事由
C. 缺少发文机关 D．缺少介词
87．文稿发文字号存在的问题是
A．顺序颠倒 B．发文字号缺项
C发文字号多项 D．缺少发文顺序号
88．对照决定文种的写作要求，文稿存在的问题是
A．附件不全 B．语言不贴切
C. 没有明确命名的企业 D．行文关系不明确
89．对
A．缺少主题 B．事由不准确
C．不是动宾结构 D．用词不当
90．文稿的成文时间，不规范之处是
A．成文时间没有删除 B．成文时间缺项
C. 成文时间混乱D．写法不规范
05 三 单选
［一］
X X X X X X X X X(标题)
各区县人民政府，市府各委办局，市各直属单位：
2003年，在市委、市政府领导下，全市上下以“三个代表”重要思想为指导，认真学习贯彻党的十六届三中全会和全国再就业工作座谈会精神，与时俱进，开拓创新，劳动和社会保障工作得到显著成效，圆满完成了年初确定的工作目标和任务。两个确保成果继续取得巩固，实现了离退休人员养老金、下岗职工基本生活费和失业保险金100％发放；市场导向和社会援助就业机制基本形成，就业、再就业空间进一步拓展；社会保险覆盖面不断扩大，保障水平进一步提高；职业技能培训逐步走向市场化、社会化；劳动保障立法步伐加快，依法调节劳资关系，化解社会矛盾的工作机制进一步完善；深化劳动工资分配制度改革取得积极进展；劳动保障信息化水平和街道、社区平台建设处在全国同类型城市前列。
希望受表彰的单位和个人珍惜荣誉，谦虚瑾慎，再接再励，为加快推进全市劳动和社会保障工作做出更大贡献!全市上下要学先进、赶先进，进一步增强做好劳动和社会保障工作的历史使命感和责任感，进一步脚塌实地、扎实工作，努力开创我市劳动和社会保障工作的新局面。
为树立典型，表彰先进，激励全市上下进—步做好劳动和社会保障工作，市政府决定：对XX区等42家劳动和社会保障工作先进单位和李XX同志等77名劳动和社会保障工作先进个人进行表彰(具体名单附后)。
附：XX市2003年度劳动和社会保障工作先进单位和先进个人名单
XX市人民政府
二ОО四年二月十八日
51. 本文的公文文种应该是
A．通知 B．通报 C．命令 D．决定
52.下列关于本文的标题写法(XX代表文种名称)最合适的是
A. 关于表彰2003年度劳动和社会保障工作先进单位和个人的XX
B．关于2003年度劳动和社会保障工作先进单位和个人的表彰XX
C. 关于表彰2003年度劳动和社会保障工作先进单位和先进个人的XX
D.关于2003年度劳动和社会保障工作先进单位和先进个人的表彰XX
53.本文正文中6个加点词使用不当的有:
A. 1个 B. 2个 C.3个D. 4个
54.下列对本文的说法正确的是
A、主送机关不符合“一头主送”原则 B、附件的位置不对
C、落款处的发文机关少了“中共XX市委”
D、正文层次逻辑有误，二三自然段颠倒
55.本文中的错别字有
A. 1个 B．2个 C. 3个 D．4个以上
多选
［二］
王X是某机关党委办公室主任。一天，办公室收到来自下级机关XX局党委的一份文件，内容是XX局党委关于成立一个专家咨询委员会的打算。王X在该文件眉首写了“请领导办公会议讨论决定”字样。一周后，该机关领导经过研究，同意XX局党委的意见，让办公室给XX局党委一个答复。XX局党委收到答复后不久，又发来一份文件，将专家咨询委员会的组成人员名单报告上来。王X根据领导的决定，再次给XX局党委答复表示同意。根据党的机关公文工作规程，回答下列问题：
56．XX局党委第一次发文经领导审批、签发后转入发文办理，其程序是
A．核发 B．登记 C．印制 D．分发
57.王X在文件眉首写“请领导办公会议讨论决定”的行为是
A．拟办 B．催办 C．承办 D．请办
58.王X给XX局党委的第一次答复方式应该
A．制发一份批复B．制发一份复函
C．用电话通知 D. 让XX局党委来人当面通知
59.XX局党委第二次发文报告专家咨询委员会组成人员名单，文种应该是
A．报告 B．请示 C．意见 D．函
60.王X处理XX局党委第二次来文的最恰当的做法应是
A．制发—份复函给XX局党委，并将此复函抄送给有关单位
B．制发—份批复给XX局党委，并将此批复连同来文一起登记存档
C．制发一份批复给XX局党委，再制发一份报告给上级主管机关
D．制发—份批复给XX局党委，再制发—份请示给上级主管机关：
06 三不定项
以下是党的十六届四中全会公开发布的一份文件，请阅读后回答问题：
中国共产党第十六届中央委员会第四次全体会议
关于调整充实中共中央军事委员会组成人员的决定
(2004年9门19日中国共产党第十六届中央委员会
第四次全体会议通过)
中国共产党第十六届中央委员会第四次全体会议决定：
胡锦涛同志任中共中央军事委员会主席；
徐才厚同志任中共中央军事委员会副主席，增补陈炳德、乔清晨、张定发、靖志远同志为中共中央军事委员会委员。
调整充实后的中共中央军事委员会组成人员：
主 席：胡锦涛
副主席：郭伯雄 曹刚川 徐才厚
委 员：梁光烈 李继耐 廖锡龙 陈炳德 乔清晨 张定发 靖志远
41．“决定”的适用范围很广泛，上述材料内容属于
A．对重大行动作出安排 B． 对重要事项作出决策和安排
C．设置有关机构 D． 发布重要政策、法规
42．上述材料属于
A．知照性的决定 B．指示性的决定 C． 奖惩性的决定 D．部署性的决定”。
43．上述材料的正文结构属于
A．纵式结构 B．横式结构C．纵横结合式结构D．递进式结构
44．上述材料中标题下括号里的内容表示的是
A．党的十六届四中全会召开日期 B．党的十六届四中全会闭幕日期
C．该“决定”的会议通过日期D．该“决定”的公文成文日期
45．下列关于上述材料的说法正确的是
A．这是一份重要而规范的行政公文 B．这份公文没有明确的主送机关名称
C．这份公文没有固定的结束用语 D．这份公文通过媒体公开发布，不属于正式公文
04 一 单选
31． B发文有盖章，经过承办的收文有注办标志，无须承办的收文以阅后批存为标志，只有这样才能证明一份行政公文在一个机关办理完毕。所以正确答案为B项。
32． D常见恶调查报告标题有三种形式：公文式标题、揭示主题式标题和正副标式。所以正确答案为D项。
33． A按照一定的原则对档案实体进行分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程称为档案的整理工作。所以正确答案为A项。
34． A会务工作中的会后处理工作主要内容是回收与处理有关文件、纪要工
篇三：公文写作的步骤
公文写作的步骤
商务文书写作需要经过六个步骤：制定行动目标、确定文章的正式程度、确定文章的整体风格、确定层次结构、列出文章大纲、撰写文章初稿。以下对这六个步骤的要点做详细说明。
一、制定行动目标
在撰写某一个商务文书之前，应该首先回答一个问题，即希望该文书的对象收到文书后采取什么行动，这个问题的答案就是撰写商务文书的行动目标。
1.制定目标的误区
在撰写商务文书时，考虑的行动主体是收取商务文书的一方。因此，撰写商务文书表达的意愿是“被动目标”，对方的实际行动才是“主动目标”。很多人撰写商务文书时往往陷入一个误区，把自己的被动目标当做主动目标，也就是只关注自己的主观想法或需要完成的工作任务，而忽略接收文书的对方的感受。
认识到这个误区的存在，就要想办法将被动目标转变为主动目标。这就需要再问自己一个问题：作为商务文书的撰写者，我们在乎什么？换言之，我们从撰写商务文书、正确传递信息、获得对方行动响应的过程中，能够收获什么？只有将撰写者在乎的内容与希望对方采取的行动保持一致，才能有效地把被动目标转化为主动目标。
2.避免误区的案例
下面以一个总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件为例。在某公司中，总经理让他的秘书准备组织全公司秘书开会，要求她在确定时间和地点之后，发一封邮件告知所有秘书。这封邮件就是一个商务文书。
在撰写邮件的过程中，总经理秘书的行动目标是“让所有秘书都参加会议”，而不是简单地通知会议的时间和地点。因此，在邮件中仅仅明确会议的时间和地点还不够，这样并不能确保所有秘书都按照要求参加会议，而应该进一步要求所有秘书在会议前一个星期确认是否参加会议。
要想写好这个商务文书，总经理秘书需要把被动目标转化为主动目标。总经理秘书在乎“所有秘书都按时参加会议”这件事情，原因是总经理的交代，如果秘书没有到齐，就意味着自己组织工作失败。换言之，总经理秘书希望在总经理面前表现良好，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员到齐，所以总经理秘书需要其他秘书给一个能
否与会的确认回复，这就成功地把被动目标转化为主动目标。
二、确定文章正式程度
确定文章的正式程度时，需要把握以下内容：
1.判断依据：正式指数
判断商务文书中应该采用的正式程度时，可以应用“正式指数”操作。正式指数主要根据以下三个问题确定：
● 撰写者本身是否了解目标读者？
● 目标读者的地位比撰写者低吗？
● 商务文书的内容是好消息吗？
商务文书的撰写者需要就这三个问题的实际情况，在1－10之间予以打分。例如，特别了解目标读者的为10分，比较了解的为7、8分，不了解的甚至很不了解的为1－3分；给下属写文书则为10分，给平级写则为5分，给上级写则为1分；内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。三个问题的得分之和越低，相应的商务文书应该越正式。
2.正式程度的表现
了解了正式指数的内容之后，就需要了解商务文书正式程度的表现方面：
形式
形式是指商务文书采用的媒介形式，例如电子邮件、书信或便签等。媒介形式不同决定商务文书的体裁、格式以及称谓的具体内容。按照正式程度划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，会给目标读者受到重视的感觉。一般的电子邮件和便签则属于非正式的商务文书。
称谓
称谓就是指对目标读者的称呼。
语气
语气是指在撰写商务文书的过程中采取的口气，有轻松愉快和凝重严肃之分。
三、确定文章总体风格
撰写商务文书的第三个步骤是确定文章的总体风格。
1.把握依据：游说矩阵
把握商务文书的总体风格时，可以依据游说矩阵。如图1所示，在游说矩阵中，纵坐标
表示资源的充足程度，即沟通内容是否在目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所难，横坐标代表商务文书的撰写者与目标读者立场的一致程度，即双方是否相互认可。这两方面的因素共同决定了商务文书的总体风格。
图1 游说矩阵
由此可以看到，商务文书的总体风格可以分为四种类型：第一象限的简单型，特点是撰写者与目标读者立场一致，并且资源充足、不存在障碍；第二象限的说服型，特点是资源充足，但撰写者与目标读者立场不一致；第三象限的艰难型，特点是撰写者与目标读者立场不一致，资源也不充足；第四象限的解决问题型，特点是撰写者与目标读者立场一致，但资源并不充足。
2.总体风格设定
根据游说矩阵的分析结果，可以按照以下方式来把握商务文书的总体风格：
简单型
简单型商务文书的总体风格是以罗列事实为主。简单型商务文书的行动目标对目标读者的难度不大，并且立场也保持一致，所以在内容上只要告诉目标读者要发生的事情即可，篇幅可以尽量简短。
说服型
由于说服型商务文书的行动目标与目标读者不一致，撰写者需要改变读者原来的想法和认识，尽管资源状况充足，仍然需要与目标读者进行反复沟通。因此，这类商务文书通常篇
幅较长，简短的形式无法表达清楚，并且需要突出强调撰写者的利益所在，充分分析自己观点或想法的优势和好处，以达到转变目标读者立场的目的。
解决问题型
解决问题型商务文书通常用于员工与领导进行沟通并且意见不一致的时候，总体风格是有问有答且篇幅较长。换言之，在这类商务文书中，撰写者运用将问题和答案打包的形式向目标读者提供一种甚至多种方法的解决方案。
艰难型
艰难型商务文书在资源和立场上都遇到了障碍，达到有效沟通的几率很小，是否有值得花费精力撰写就要三思而后行。
【案例】
安排新年晚会
某公司总经理要求秘书安排公司的新年晚会，预算是5000元。在这个事件中，
秘书可能需要撰写以下几种汇报邮件：
1.秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近，且饭菜可口，
预算也没有超出5000元。这种情形属于简单型，秘书撰写商务文书向总经理汇报的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。
2.秘书找到了一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相比超出500
元。这种情形属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报的时候，可以选择这个场所的好处及优点自问自答，把事情分析清楚，力图使总经理形成“虽然超支500元，但是物有所值”的认识。
3.秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求内，组织员工听新年音乐
会。这种情形属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出建议时，需要强调利益所在——不仅可以给员工留下一个美好的回忆，还能够提升整体素质。
撰写商务文书之前，先分析商务文书的总体风格，可以使撰写者清楚地认识到文书的重点所在，从而使商务文书逻辑清晰、重点突出，更容易达到行动目标。
四、确定文章层次结构
撰写商务文书的第四个步骤是确定文章的层次结构。
商务文书的层次结构主要包括五种类型：连贯式、并列式、分析问题式、问答式、行动结果式。
1.连贯式
所谓“连贯式”，是指商务文书的层次结构是按照事情发展的时间顺序展开的。
突出的重点
连贯式层次结构突出的重点是事情的前因后果以及发展脉络。采用这种层次结构的商务文书在整体上是浑然贯通、连成一体，因此读者不能颠倒顺序或者从中间节选开始阅读，否则表达的意思就不再完整。
适应的情形
在日常工作中，这种层次结构适用于工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装说明等，这些文体的共同要求都是内容清楚明白。
2.并列式
所谓“并列式”，是指商务文书的各层次之间是并列的关系，又被称为“天鹅下蛋式”。
突出的重点
并列式层次结构突出的重点是每段前面的前提择要，作为后续并列内容的引子。并列式层次结构的各层次间是并列关系，所以便于读者按照兴趣或关注的重点分段阅读。
适应的情形
在日常工作中，这种层次结构适用于报告、总结和建议书等类型的商务文书。
要点提示
商务文书的层次结构包括：
① 连贯式；
② 并列式；
③ 分析问题式；
④ 问答式；
⑤ 行动结果式。
3.分析问题式
所谓“分析问题式”，是指从问题出现到最终解决的逻辑关系展开的层次结构。 在实际工作中，出于不同需要，分析问题式层次结构还可以分为以下四个类型：
第一，“只有结果”，这种商务文书没有必要提及问题的原因和相关分析，包括批复、指示、命令等。
第二，“提出问题并分析问题”，例如情况简报。
第三，“提出问题并解决问题”，例如公告和通知。
第四，“提出问题、分析问题、解决问题”，这种类型包括了处理问题的整个逻辑，例如指导性的通报和决议。
4.问答式
所谓“问答式”，是指运用问答的形式组织商务文书的全篇内容。
突出的重点