篇一：关于档案整理工作的案例分析
关于档案整理工作的案例分析——以文书档案为例
一、背景
档案是人类认识世界、改造世界的历史记载，同时也是传承和发扬民族历史文化的重要载体。做好档案管理工作不仅可以使其成为公众教育的历史教材、发展各项事业的依据与借鉴，同时也对于我国进行社会主义现代化建设具有重大意义。而档案整理是档案管理的一项基本业务和基本前提，它直接关系档案的利用和开放，是整个档案工作的基本建设。因此首先做好档案整理工作显得尤其重要。2014年5月1日至6月27日，经学院安排，我在天津市委统战部研究室进行将近两个月的实习活动。期间，也做了许多档案整理的工作，尤其以文书档案居多。下面，本文就以文书档案为例展开案例分析。
二、文书档案简介 文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。我所在的实习单位是市委统战部研究室，主管部内刊物；收集处理统一战线的信息；承担统战工作重要文件、重要文章的起草是其基本职责之一，在实习中，在老师
的指导下，我帮助单位整理了大约16盒共计400多件档案，以单位内部杂志、各级各类文件、会议纪要、工作总结为主要内容。
三、文书档案整理流程 在实习过程中，我有幸参加了市档案局来统战部举行的一场关于档案整理的培训活动。在会议上，我仔细听讲，注意要点、易错点，同时做好听讲记录。这为我的实习提供了专业知识和指导，促进了工作的顺利开展。
（1）收集
收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件资料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。归档文件材料应当包括上下级文件材料、本机关文件材料以及同级机关文件材料。在实习过程中，单位直接给我提供需要归档的材料，所以这一环节就被省略了，也为我下一步的工作加快了速度。
（2）分类
归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。
A、区分年度
①年度以落款日期为准。如2013年形成的《2012年工作总结》应放入2013年。
②跨年度的文件放入办结的年度。如2012年形成的《2013至2014年工作规划》应放入2012年。
③几个文件合为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准，等等。
B、区分保管期限
将归档文件分为永久、定期分开，定期时间分为30年、10年。 永久保管的文书档案分为:
①本机关制定的法规政策性文件材料；
②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； ③本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结等；
④本机关机构演变、人士任免等文件材料；
⑤同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函 、请示与本机关的复函、批复等文件材料，等等。
定期保存的文件资料：如，信息简报为10年；上级机关领导视察讲话，级别为省部级以下为30年；本机关为上级机关起草的业务文件草稿为30年；联合发文，协办方为30年；全年的工作总结，各处室保存期限为30年；季度、上、下半年工作总结保存期限为10年，等等。
（3）装订
A、文件的修整
修裱破损的文件、拆除金属物，复制字迹模糊或易褪色的文件。
B、文件的装订
采用线装结合袋装的形式。袋装是将金属物排除后，放入无酸牛皮纸中。对于较厚的文件，可以先线装（三孔一线），然后放入牛皮
纸中。
（4）排列 在同一保管期限下，遵循文件的形成规律，按照“文件的生成结果在上”为原则进行文件排列。
一件文件的排列顺序为： 发文与定稿为一件，发文在前；正文和附件为一件，正文在前；请示与批复为一件，批复在前；转发件和被转发件为一件，转发件在前；原件和复制件为一件，复制件在前，等等。
（5）盖章编号
归档文件应按照排列次序逐件编号，在文件右上角空白部分加盖归档章，归档章设置全宗号、年份、保管期限、室编件号、馆编件号、机构或问题六个部分。注意的是室编件号应是连续排序，中间不能有遗漏。
（6）编写页码
可以在每页的右下方编写页码，按顺序编写，需要注意的是如果一页正反面都有内容的话，应该编写为2页。另外，在第一页可以写下每件的总页码，方便电脑著录时直接录入。
（7）电脑著录
电脑著录就是把有关的信息输入专用的档案管理电脑中，录入的信息尽量详尽、准确。归档文件目录一般设置有题名、文件编号、责任者、密级、保管期限、时间、载体数量、载体单位、备注等内容。
（8）打印目录与装盒
打印目录就是分保管期限，按件号顺序打印归档文件目录，归档文件目录分为一式两份。每盒目录应放在文件最上面，以便查找盒内文件。装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年份、不同保管期限的文件不能装入同一档案盒中。备考表应放在所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
四、文书档案整理过程中出现的一些问题
（1）文件装订过程中，金属物 、塑料别针没有排查完。
（2）、文件编号过程中，出现遗漏现象。比如有两三个文件粘连在一块，就容易出现编号遗漏现象。
（3）文件排列过程中出现顺序颠倒问题。如请示与批复摆放顺序颠倒。
（4）编写页码中，总数缺少。如，有正反两面的文件，只编写了一面。
（5）电脑著录中信息输入不齐全。如，题名中双引号、冒号遗漏；文件标号缺失，等等。
五、原因分析
（1）主观方面：我觉得出现问题的原因主要从自身找起，“细节决定成败”，自己在主观方面存在不太细心的现象。档案整理工作是一项需要细心、耐心的任务，时间长了难免会觉得枯燥，对待工作会出现倦怠现象，这时，问题就会接踵而至。还好，最终我进一步耐心仔细的核对档案，发现问题、核实问题并修正问题。
篇二：档案管理各组案例
阳光商贸集团总公司是省属的大型国有企业，其经营范围涉及化工、电子、服装、副食品、房地产等行业，目前拥有12家分公司，总资产150亿人民币，在职职工近5万人。
集团公司的第五分公司主要经销副食品，近几年市场前景看好，公司规模不断扩大。公司原有一座大型冷库，现已不能满足市场发展的需要，分公司打算在东望县新修一座冷库，面积为90m×60m，容量约200吨，专门用来储存鲜肉、鲜蛋和鱼虾等食品。为此他们请求总公司拨款800万元，并希望于2008年底动工，争取在2009年投入使用。分公司将选派一名有经验有能力的副总经理分管此项工程。
总公司接到请示后，经公司总经理办公会研究，认为，根据目前城市副食品供应的情况，第五分公司冷库的扩建工作很有必要，希望他们同当地有关部门协商，在保障安全的前提下，选好建库地址，完成好冷库的设计工作，所拨的资金要专款专用，不得超支。至于新建冷库的800万元资金，有关领导认为标准太高，由于公司资金有限，所以只拨款500万元，资金不够可采用其他办法筹款，但要符合国家政策。
第五分公司接到总公司批复和建筑款后，当即派王副总经理负责此项工作，他们采取股份集资办法，自筹资金100万元。王副总经理组织人员，经过严格的招标程序，确定由本省建筑工程公司第三建筑队负责施工。工程于2008年10月破土动工，2009年1月竣工。然后又用了近20天的时间布置、安装、调试设备。2004年2月8日正式投入使用。该冷库建在东望县南郊，西邻火车站，东邻108国道，交通运输便利。该冷库占地面积80m×60m，分上下两层，4个区域，分别储存肉类、蛋品、海鲜等，储存量可达200吨。分公司又自筹资金，购置了一套国产大型冷冻设备，冷冻效果很好，扩大了市场销售量。该冷库投入使用才2个月，分公司的营业收入比去年同期增长了20%，极大地鼓舞了干部和职工的积极性，大家表示，要以更大的热情投入工作，为了公司的发展，不怕苦和累。第五分公司总经理非常高兴，于2009年4月向总公司撰文汇报此事。 实训要求：
1、以第五分公司名义向总公司写一份修建冷库的请示，时间15分钟。
2、以分公司名义完成一份冷库情况及投入使用后情况的报告。时间30分钟。
3、所有文件均在计算机上完成，并打印、装订成册，要求格式规范，内容准确，行文有条理，表达清楚，加工工整。
阳光商贸集团总公司是省属的大型国有企业，其经营范围涉及化工、电子、服装、副食品、房地产等行业，目前拥有12家分公司，总资产150亿人民币，在职职工近5万人。
集团公司的第五分公司主要经销副食品，近几年市场前景看好，公司规模不断扩大。公司原有一座大型冷库，现已不能满足市场发展的需要，分公司打算在东望县新修一座冷库，面积为90m×60m，容量约200吨，专门用来储存鲜肉、鲜蛋和鱼虾等食品。为此他们请求总公司拨款800万元，并希望于2008年底动工，争取在2009年投入使用。分公司将选派一名有经验有能力的副总经理分管此项工程。
总公司接到请示后，经公司总经理办公会研究，认为，根据目前城市副食品供应的情况，第五分公司冷库的扩建工作很有必要，希望他们同当地有关部门协商，在保障安全的前提下，选好建库地址，完成好冷库的设计工作，所拨的资金要专款专用，不得超支。至于新建冷库的800万元资金，有关领导认为标准太高，由于公司资金有限，所以只拨款500万元，资金不够可采用其他办法筹款，但要符合国家政策。
第五分公司接到总公司批复和建筑款后，当即派王副总经理负责此项工作，他们采取股份集资办法，自筹资金100万元。王副总经理组织人员，经过严格的招标程序，确定由本省建筑工程公司第三建筑队负责施工。工程于2008年10月破土动工，2009年1月竣工。然后又用了近20天的时间布置、安装、调试设备。2004年2月8日正式投入使用。该冷库建在东望县南郊，西邻火车站，东邻108国道，交通运输便利。该冷库占地面积80m×60m，分上下两层，4个区域，分别储存肉类、蛋品、海鲜等，储存量可达200吨。分公司又自筹资金，购置了一套国产大型冷冻设备，冷冻效果很好，扩大了市场销售量。该冷库投入使用才2个月，分公司的营业收入比去年同期增长了20%，极大地鼓舞了干部和职工的积极性，大家表示，要以更大的热情投入工作，为了公司的发展，不怕苦和累。第五分公司总经理非常高兴，于2009年4月向总公司撰文汇报
1、以总公司名义写一份批复，时间15分钟。
2、以总公司名义完成一份对第五分公司进行表扬的通报，时间30分钟。
3、所有文件均在计算机上完成，并打印、装订成册，要求格式规范，内容准确，行文有条理，表达清楚，加工工整。
上海宏大有限公司在自身发展的历程中，始终坚持管理创新和技术进步的发展策略，经济与技术实力日益增强。公司十分注重学习、借鉴国外同等经验，积极引进国外先进技术和管理人才，先后与国外多家知名企业建立了友好合作关系。为了适应经济全球化和知识经济的挑战，增强公司的国际竞争能力，繁荣和发展中国民族保险事业，近几年公司还聘请国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，加快与国际同业接轨，实现国际一流综合金融服务集团的发展目标。展望未来，公司勇于开拓，锐于创新，强化公司各项经营管理，提升公司的核心竞争力，力争在两年内业务规模进入500强，业务品质进入全球400优。为早日实现进入“规模500强，品质400优”的目标，上海总公司决定从2009年4月10日起开展“提升品质，促进公司产业持续快速发展”活动。主要活动是主题演讲会和合理化建议征文。各部门和分支机构必须在2009年5月1日之前上报活动开展情况。按照活动方案要求，演讲会每月一个主题，全体员工必须积极参与；合理化建议征文活动全体员工必须参加，每月评出5篇优秀征文上报；定期上报活动组织和进行情况。
实训要求：
1、总经理要求秘书拟定一份文件将此内容发给各分公司。
2、根据分公司上报的材料发一份活动简报。
3、所有文件均在计算机上完成，并打印、装订成册，要求格式规范，内容准确，行文有条理，表达清楚，加工工整。
上海宏大有限公司在自身发展的历程中，始终坚持管理创新和技术进步的发展策略，经济与技术实力日益增强。公司十分注重学习、借鉴国外同等经验，积极引进国外先进技术和管理人才，先后与国外多家知名企业建立了友好合作关系。为了适应经济全球化和知识经济的挑战，增强公司的国际竞争能力，繁荣和发展中国民族保险事业，近几年公司还聘请国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问，借以提高自身经营管理水平，加快与国际同业接轨，实现国际一流综合金融服务集团的发展目标。展望未来，公司勇于开拓，锐于创新，强化公司各项经营管理，提升公司的核心竞争力，力争在两年内业务规模进入500强，业务品质进入全球400优。为早日实现进入“规模500强，品质400优”的目标，上海总公司决定从2009年4月10日起开展“提升品质，促进公司产业持续快速发展”活动。主要活动是主题演讲会和合理化建议征文。各部门和分支机构必须在2009年5月1日之前上报活动开展情况。按照活动方案要求，演讲会每月一个主题，全体员工必须积极参与；合理化建议征文活动全体员工必须参加，每月评出5篇优秀征文上报；定期上报活动组织和进行情况。
实训要求：
1、杭州分公司接到总公司来文之后，总经理要求秘书拟定一份文件将此内容告知全公司员工，以便执行。同时抄送一份给总公司。
2、根据分公司完成活动的情况形成一份文件汇报给总公司。
3、所有文件均在计算机上完成，并打印、装订成册，要求格式规范，内容准确，行文有条理，表达清楚，加工工整。
20世纪30年代，美国作家希尔顿在《消失的地平线》一书中描绘了一块永恒宁静的土地——香格里拉。那里是雪山、冰川、峡谷、森林、湖泊、金矿及纯净空气的荟萃地，是美丽、明朗、安然、闲逸、和谐等一切人类美好理想的归宿。但香格里拉究竟在哪里？
因为享誉全球，香格里拉成了一座金矿；因为神秘香格里拉的归属变得复杂。特别是对中国大西南可能是“香格里拉”的地方来说，这四个字无疑是一笔巨大的财富。因此，四川的稻城、云南的中甸、贡山县、丽江地区、西藏的昌都等地都宣称“香格里拉”就在当地。云南省组织专家对香格里拉的“归属”问题进行了一系列的考评，最后认为迪庆藏族自治区的自然地理环境与香格里拉完全吻合；《消失的地平线》中香格里拉喇嘛寺的原型在迪庆；东方学者对迪庆的描写也与希尔顿的描写如出一辙，而且云南省十分自信地宣称“惟有迪庆具备香格里拉那样的社会环境”。
于是1997年在迪庆藏族自治州建州40周年暨第二届滇藏川青文化艺术节庆典上，云南省政府向世界郑重宣布，人们寻觅已久的香格里拉就在云南省迪庆藏族自治州。他们已准备向国务院申请把迪庆藏族自治州中甸县更名为香格里拉县。这一申请在2002年5月5日被国务院批准。
香格里拉的“争名战”虽然结束，但川滇藏3省区又开始了新的竞争。这一次西藏走在了前面。2001年国际旅游交易会期间，西藏与云南在茶马古道的开发上进行了首度尝试，计划出台一个投资额达15亿的“大香格里拉”计划。2001年10月，在西南6省区市经济协调会17次会议上，西藏自治区又提出了《川西、滇西北、藏东南三江流域生态建设与旅游资源综合开发的建议》，希望三省区共同开发建设“中国香格里拉生态旅游区”的国际精品旅游产品的区域性合作项目，在川西南、滇西北、藏东南独特的自然资源、民族文化资源和区位优势的基础上，实施大规模的区域性生态建设与旅游资源综合开发，建成国际一流的旅游天堂。
实训要求：
1、以云南省政府名义，向国务院写一份关于云南省迪庆藏族自治州中甸县更名为香格里拉的请示。规定写成时间：15分钟。
2、收到回复后，写一篇新闻稿报道迪庆县更名的新闻，并介绍有关情况。规定完成时间20分钟。
3、所有文件均在计算机上完成，并打印、装订成册。文档要求格式规范，内容正确，富有条理，表达准确，编辑打印工整。
篇三：档案案例分析
辽 宁 科 技 学 院
（管理系）
课 程档案管理学
任课教师 冷静
作业题目 对《档案法案里关于人
事档案丢失》的分析
年级专业档BG081班
姓 名
学 号
2010年5 月1日
案例：档案法案里关于人事档案丢失
刘先生（以下称为：原告）已经53岁了，早年作为知识青年曾到山西插队，后被当地一家大型国有企业招聘为正式工，九十年代，调回北京在某国有企业上班，1996年为了到北京一家国有律师所，将人事档案存放在该律师所的主办单位——北京某机关。
1999年刘先生因病在家休养，与律师所几乎失去联系。2003年刘先生为了办社会基本养老保险，找律师所，但是原律师所因体制改革，被主办单位撤消，而且，律师所的上级单位也已经改制成北京某公司（国有企业）当刘先生要求将档案调到人才交流中心时，北京某公司（以下简称：被告）却找不到刘先生的人事档案了，后告知刘先生人事档案丢失了，双方因此发生诉讼。
分析与评价：工作不负责是造成档案丢失的重要原因
从这个案例，我们可以看出，工作不负责任，管理松懈，是造成档案丢失的重要原因。档案工作是一种机要、保密工作。根据不同档案的内容性质，有的档案只能限制在一定范围内进行查阅、借阅，只能允许规定的人员接触，一旦丢失，会造成不利的影响。由于档案工作具有上述特殊的性质，所以要求档案员一定要在政治上可靠，有较强的责任心，对待工作严肃认真。如果不负责任，管理松驰，则是容易出事的。
虽然律师所经过了体制改革，被主办单位撤消，它的上级单位也经过了改制，但它对原告人事档案的保管责任是不变的。“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”忠于职守，就是对待工作认真负责，一丝不苟，安心档案工作，热爱档案工作，精心管理档案，保护档案。遵守纪律，就是要遵守政治纪律，遵守保密纪律，严格执行档案查阅借阅制度，严格执行档案安全保管制度。忠于职守、遵守纪律，是档案人员应当具备的基本素质。忠于职守、遵守纪律的档案工作人员是档案的保护者，是预防、杜绝档案丢失现象的根本保证。律师所的档案人员正是缺少了这一职业道德，只因为改制等原因就放松了对档案的管理与保护，致使原告的人事档案丢失，不仅是失职，还要承担法律责任。
人事档案对个人的生活、工作具有重要意义。人事档案资料的全面性与客观性，使得其成为外界对个人进行认可的主要参考指标。人事档案作为记载个人信息的凭证，不仅代表着身份权，而且代表了一定的财产权，当事人完全可以就人事档案管理单位管理不善而造成的档案损毁、丢失损失提起相应的诉讼。