篇一：商务邮件范例以及格式注意事项
一、事务邮件：
X经理/总：
您好！
非常荣幸能够代表我公司与您联系。
我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX（姓名），今天将您所感兴趣的我司产
品报价及相关介绍发送给您，请您查阅！
如果邮件中有任何不清楚的地方或者您需要我们提供任何帮助，请您联系我，电
话：*********，或联系XXX（该客户的具体主管以上负责人）手机号：XXXX。 恭祝商祺！
XXX
二、问候邮件：
例一：
X经理/总：
您好！
在这个阳关灿烂的日子里，祝您身体健康，心情愉快！
（在这个特别的日子里，为您送上最真挚的祝福，祝您：生日快乐！工作顺利！）
XXX公司XX敬上 例二：
X经理/总：
您好！
生活是一种态度，拼搏奋斗之间自由来去，才是生活的真谛！生活是一种心境，慢慢体会了才会有温馨浪漫的甜蜜……今晨阳光灿烂，空气清爽怡人，我愿将这人间最美的时刻送给您。
祝您生活愉快，事业蒸蒸日上！
XXX公司XX敬上 例三：
X经理/总：
您好！
一份真诚，能胜万两黄金；一缕温暖，能抵万里寒霜；一句真心的问候，送来我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘记照顾自己的身体，祝您身体健康，工作顺利！
XXX公司XX敬上 例四：
X经理/总：
新年好！
值此2012新年来临之际，XXXX（公司）向贵公司表示最衷心的感谢和最诚挚的祝福，
感谢您长期以来对我们的支持和信任！
在过去的一年中，我们的团队在您的支持、鼓励、批评下得到了一定的成长。未来的中国是服务的王国，得服务真谛者得天下！你我携手共同为车主创造出体验更加温馨、融洽、激情的消费天空。您的标准就是我们努力的方向。在私下直言批评的是我们的真朋友！请提高您对我们的标准！
让我们共同携手创造明天、后天!我们的团队还很幼稚，需要指点、批评、鼓励等各种成长的“营养素”，这是您赐予我们最有价值的礼物。
愿我们成为您生命中的礼物，虽然不期而至闯入您的世界，但从此为您打开全新的一扇窗——那一片天空下，生命真挚而温暖，彼此尊重、呵护，彼此温暖。这是我们共同的愿景，这是我们共同的理想！
新春来临，万象更新，XXXX全体员工衷心祝愿贵公司大展宏图、事业兴旺！顺祝春节愉快，身体健康，阖家欢乐！
XXXX公司
三、感谢信：
X经理/总：
您好！
感谢您长期以往对我司的支持与信任，
注意：
一、关于主题
1. 一定不要空白标题。
2. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。
3. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
4. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。
5. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，
特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
6. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。
7. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前
忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。
2. Email开头结尾最好要有问候语
“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重。
2. 注意Email的论述语气
尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。
4. 一次邮件交待完整信息
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
四、附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。
6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。
六、结尾签名
1. 签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。
对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
3. 回复不得少于10个字
4. 不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
篇二：关于商务邮件礼仪的几点注意
关于商务邮件礼仪的几点注意
前言/
许多人不太在意邮件礼仪的问题，尤其是在校读书的学生。其实，无论是私人邮件，还是工作邮件（即商务邮件），如果我们能多注意一些细节上的处理，会为收件人带来很大方便，给收件人（我们的沟通对象）留下很好的印象，从而有助于提升沟通质量。Helping others to enjoy yourself.（赠人玫瑰，手有余香）与人方便，即是给自己方便。
一、关于主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1．一定不要空白主题，这是最失礼的。
2．主题要简短，不宜冗长。
3. 注意写上自己的单位姓名，以便对方一目了然又便于留存。
4. 主题要能真正反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要胡乱用无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。当然，不是特别重要的，琐碎的事情，也可以用一封邮件，具体情况具体处理。
6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“Z！”表示重要；“J！”表示紧急）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7．最后不要忘记检查主题，千万不可出现错别字和不通顺之处。
8、回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改主题，不要随意“RE：”一大串。如果主题变化较大，建议另起一封邮件。
这是三封不规范的示例邮件主题：无主题、主题含义不清
二、关于称呼与问候
通信技术的发展，让纸质的信件逐渐远离了人们的生活，随之远离的还有信件的格式。
1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家；如果是给某个组织、单位发邮件，则称呼相应单位名。
举例如下：
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“X经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“X先生”、“X小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用“亲爱的XX”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2．邮件开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
三、正文
1. 邮件正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份。
姓名或你代表的企业名是必须通报的，以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
邮件正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2. 注意邮件的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！当然，目前我们基本不会涉及办公室政治之类，但希望各位从今天起养成好的习惯。
3.段落分明，清晰明确
如果事情复杂，更要特别注意段落划分，进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没有分段的大段文字会让人很头疼。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清
楚。如果配合图表加以阐述，收件人会更容易理解，对你的印象也会大大提升。
8. 不要动不动使用表情符号，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email 不是情书，所以笑脸之类的符号最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，但是绝大多数商务邮件是不需要的。
9. 选择便于阅度的字号和字体
中文用宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用小四。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。一般163或QQ邮箱字号的选择采用“小、中、大、较大、特大”来划分，我的习惯是使用“小”或“中”，但是不同公司提供的系统是不同的，大家据情况自行调节。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。也不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。
(本文来自：wwW.xIAocAofaNwEn.com 小 草范 文 网:中文邮件开头的问候语需要空格吗)一般来说，企业多会有自己的邮件系统，没有的多使用Gmail邮箱，但问题是Google退出中国后，Gmail经常出问题。也许，Gmail已经过时了。对各位经理而言，大家根据自己的喜好、习惯来选择邮箱即可。
四、附件
商务邮件中带有附件是非常常见的事情，所以附件处理上也要注意。
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件名字要注意，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。参考“文档规范指导意见”。
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
6. 附件不宜过大，许多企业邮箱对附件大小有一定限制。以前的礼仪规范是2M以下最佳，商务邮件基本都能满足这个条件。
五、结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。现在邮箱都可以提供设置多个自动签名档的服务，大家可以自行设置。
1. 签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2. 对不同的收件人采用不同的签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在邮箱中设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字的选择要注意与正文文字协调，字号一般应选择比正文字体小一些。
目前邮箱都有许多类型的签名档服务，包括名片型的等。
这个是我163邮箱中的签名档，采用“类名片”的形式。
六、回复
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”云云，不要让对方苦苦等待。
记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。 对于问题的答复，最好进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你却只回复“好”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这样显得很不礼貌。至少也要凑够10个字，显示出你的尊重。如果确实没什么好回复的，非沟通类的邮件，则不必回复。
4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
当然，这只是针对两人沟通的邮件类型来说。目前QQ邮箱中采用的群邮件“盖楼”的方式是很适合听取集体意见的，但是也要求大家尽量每人只占一个“楼层”，观点尽量一次性说明白。
5．区分单独回复和回复全体
针对“群发邮件”的回复，如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通。
七、正确使用发送，抄送，密送
很少有人会用到“抄送、密送”的功能，目前的与各位经理的邮件沟通也基本用不到，但是考虑到正式工作后可能会用到这些，一并简化整理在这里了。
“发送”的对象是要受理这封邮件所涉及的主要问题的人，理应对邮件予以回复响应；“抄送”的对象则只是需要知道这回事的人，没有义务对邮件予以响应；“秘送”，顾名思义是秘密传送，这个可能用在非常规场合。
篇三：邮件问候语
英文邮件中的问候语
感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。
Thank you for contacting us.
如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头。向他们对公司的兴趣表示感谢。
Thank you for your prompt reply.
当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们。如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.”
Thank you for providing the requested information.
如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激。
Thank you for all your assistance.
如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们!如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“I truly appreciate … your help in resolving the problem.”
Thank you raising your concerns.
就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thank you for your feedback.”
在邮件的结尾
在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。
Thank you for your kind cooperation.
如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。
Thank you for your attention to this matter.
与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。
Thank you for your understanding.
如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。
Thank you for your consideration.
如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾。
Thank you again for everything you’ve done.
这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。 英语是国际商业交流的通用语言，但你是否知道如何让你的书面英语给别人留下深刻的印象呢?
良好的第一影响
试着用/salutation/制造一个好印象或是作为一封信的开始。并确定收信人的名字和称呼是正确的。例如Dear Ms. Jones。使用 Dear Sir or Madam如果你不知道他们的姓名的话。
表明你的目的
你应该在信的第一段阐明写信的原由，例如As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.
写信的原因
写商务信件的原因有很多种，例如/inquiry/(询问信息)，/request/ (请求某人做某事)，/apology/(道歉)/complaint/ (投诉一个问题)。这就决定了信件的形式和语气。
申请信
如果您在写一封请求信，你就可以写 Could you possibly...或是 I would be grateful if you could...
转达坏信息
如果你是写一些坏消息或是道歉，那你就应该写的礼貌而得体，并说明问题的原因。例如Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. 或是 I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier。
信件收尾
在最后一段中，你可以把一些closing remarks 写进去，就象Please contact us if you have any further questions。如果你的信中还包括了文件等，你可以在信尾处写上Please find enclosed...或是 I am enclosing...
提到今后的联系时间
信尾处你还应该提到今后联系的时间，例如 /I look forward to seeing you next Thursday/。
结束信件
如何写close或你信件的结尾要看你和收信人的关系如何。/Yours faithfully比 yours sincerely更正式， 而best regards用于好朋友或是熟悉的人之间。
检查错误
你该总在你发信前仔细的proofread你写的信，看看有没有语法，拼写，或发音的错误。最后检查一下你的信是否清晰，简短，正确，谦恭，有说服力及完整。
英文问候短信
May you come into a good fortune!
恭喜发财!
A happy New Year to you.
恭贺新年
Everything goes well
吉祥如意
May all your wishes come true
心想事成
A good start in the New Year
新春大吉
With best wishes for a happy New Year!
祝新年快乐，并致以良好的祝福。
Wishing you peace, joy and happinethrough the coming year.
在新年来临之际，祝福你平安、快乐、幸福!
Good luck and great success the coming New Year.
祝来年好运，并取得更大的成就。
Best wishes for the holidays and happinethroughout the New Year.
恭贺新禧，万事如意。
Good health, good luck a nd much happinethroughout the year.
恭祝健康、幸运，新年快乐。
I hope you have a most happy a nd prosperous New Year.
谨祝新年快乐幸福，大吉大利。
Good luck in the year ahead!
祝吉星高照!
May you have the best New Year ever.
愿你度过最美好的新年!
A New Year greeting to cheer you from your daughters.
愿女儿的新年祝福带给你快乐。
Peace and love for you at New Year from all your students.
祝老师新年充满平安和爱。
Wishing you a sparkling New Year and bright happy New Year! May the season bring much pleasure to you.
愿你的新年光彩夺目，愿你的新年灿烂辉煌!佳节快乐!
Wishing you all the blessings of a beautiful New Year season.
愿你拥有新年所有美好的祝福。
Wishing you all the happineof the holiday season.
祝节日幸福如意。
Hope all your New Year dreams come true!
愿你所有的新年想都成真!
Hope you enjoy the happineof New Year a nd all the trimmings.
祝你享尽新年佳节的快乐和新年的礼品。
Warm hearted wishes for a happy New Year filled with all your favorite things. 传统佳节之际，献上殷殷祝福，祝新年万事如意!
Best wishes for the year to come!